ワークフローからはじめる、ファーストDX

これまでの所長コラムでワークフローの基礎知識として、様々な切り口でワークフローのメリット、導入効果をお伝えしてきました。

本稿ではDXの観点から、改めてワークフローシステム導入の重要性についてお伝えさせてください。

コロナ禍から1年、経営のデジタル化は進んだか？

コロナ禍を受け、早くも1年が過ぎました。テレワーク実施、さらには企業全体のDXを強く推し進める必要性にどの企業も迫られていたかと思いますが、皆さんの働き方はどう変わりましたか？

先日、転職応援メディア「ミライのお仕事」が実施し、2021年6月に結果を発表した調査では、半数以上の企業がテレワークを導入しておらず、調査対象の7割近くの人が2020年4月の働き方と変わっていないと回答しています。

私自身も様々な事例を見聞きしていますが、本当の意味でDXが成功している企業はほんのわずかで、進捗具合にはばらつきがあると言えます。

例えば、未だテレワークがうまく取り入れられていない企業から、DXといっても機器やシステムを導入しただけで終わってしまった企業、DXが一部のプロジェクトや組織のみにとどまっている企業など、これを読んでいる皆さんの企業でも当てはまる状況はありませんか？

ここで今一度、DXの定義に立ち戻ってみたいと思います。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジ タル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

経済産業省、『「DX推進指標」とそのガイダンス』より

注目していただきたいポイントは、DXの定義によれば、DXは全社的に進めるべきもので、かつ機器やシステム導入を行って終わりでなく、業務そのものや仕事のプロセスを含む根本的な変革だということです。

この定義を振り返って改めて、皆さんの企業ではどれくらいDXが進んでいるでしょうか?

DXは遅かれ早かれ取り組まなければならない

コロナ禍という大きな変化はありましたが、もともと日本では人材不足や国際的なデジタル化の遅れといった課題に直面していました。

課題解消に向けて、DXは遅かれ早かれ取り組まなければなりません。この1年調査はしてみたものの挑戦までは至っていない、取り組んではみたものの何か上手くいっていない声がよく聞かれます。

そこで今、改めて自社のDXを見直す企業の皆さんに向けて、ファーストDXとしてのワークフローの役割について、お伝えしたいと思います。

そのシステムは部分最適か、全体最適か

DXが進んでいない原因はいくつか挙げられるでしょう。前段で触れた内容もありますが、原因は1）業務整理ができていない、2）電子化されていない、3）ただ電子化しただけで、効率化が進んでいない、4）DXは進んでいるが、一部分にとどまる、のどれかにおおよそ当てはまるのではないでしょうか？

1）に当てはまる方は、ぜひワークフローの基礎を解説した記事をぜひご覧いただきたいのですが、2）以降の方は導入しているシステムやそのシステムの利用目的が限定的なのかもしれません。

システムは様々あると思います。例えばグループウェアや、コミュニケーション目的としたテレビ会議やチャットツールを導入した企業は多いのではないでしょうか。他にも、営業管理であればSFA（営業支援システム）、経理のための財務会計システムもありますね。

このようにそれ自体が一定の目的に特化している優秀なシステムやツールはたくさんあります。それ自体は悪いことではないのですが、あくまでそれらの導入はある特定の業務の部分最適を進めるものだということを忘れてはいけません。

それらを組み合わせて全体最適のデザインができれば良いのですが、簡単ではありません。だからこそコミュニケーションから経営の意思決定まで、電子化＋効率化を進めるワークフローの出番なんだと考えています。

ファーストDXとしてのワークフロー

ワークフローシステムの強みをDXの文脈からお伝えすると、ワークフローシステムは導入によって業務そのものを変え、継続利用でプロセスや組織を変え、意思決定に関わるコミュニケーションの資産化によって企業文化や経営を変えることができます。

したがって、これからDXに着手したい方にはワークフローシステムをお勧めしたいのです。

以降でこの強みを少しずつ解説していきます。

ワークフローシステム導入で業務そのものの電子化、効率化を図る

ワークフローシステムを導入すると、一部署の業務から全社を対象とした業務まで、あらゆる業務が電子化＋効率化されます。効率化のポイントはこちらの記事を参照ください。

特に昨年メディアも賑わせていたのは「脱ハンコ」ですね。ワークフローシステムであれば稟議書の作成から回覧、承認、決裁までの一つ一つの業務と全体のプロセスを電子化できます。同時に、電子化によってペーパーレス、承認待ちの時間の節約も実現できます。

稟議書の他にも、社内には情報共有や意思決定を目的とした様々な文書・資料が存在します。それらのデジタル化については電子化の具体的な方法について触れた記事で詳細を解説しています。

継続利用でプロセスや組織を変える

次に、ワークフローシステムを継続利用すると、業務プロセスが最適化されていき、プロセスが変わります。こちらの記事で詳しく解説していますが、従来の意思決定や情報共有の流れを可視化すると、抜け漏れ・無駄が見えてきます。

会社組織は様々なタイミングで変わります。人事異動があったり、目的別にタスクフォースを組んだりと、その度にプロセスは見直し、最適化していくべきでしょう。

見直しの結果、意思決定やコミュニケーションのルートによっては組織も最適化されるかもしれません。

ワークフローシステムは常にプロセスが可視化されています。継続利用で常にアップデートし続けられる状況が整うのです

意思決定に関するコミュニケーションを資産化

この強みに関しても、以前所長コラムでお伝えしました。この点については最も中長期的に効果が出てくる漢方薬のようなものだと思います。

ワークフローシステムを利用すると、全社のあらゆる意思決定までの過程と意思決定の結果が集まります。

様々な人の知見が集まり、無駄がなく、目的にかなった意思決定が行われることで、次にする意思決定はよりスピーディに、より最適な結果が生まれるはずです。

以上お伝えした3つの強みが、全社的に活かされるのがワークフローシステムなのです。この3つを別の視点から捉えると、ワークフローシステムはコミュニケーションと業務システムのハイブリッド型のシステムであるため、効果が出やすいとも言えるでしょう。

他のシステムはどちらか一方の電子化ならびに効率化を進めますが、ワークフローシステムはハイブリッド型のため、全体最適の改善・変革が期待できるのです。

もちろんワークフローは、ワークフロー以外のシステムやツールと一緒に使えます。例えば購買や経理であれば、財務会計システム＋ワークフローシステムの組み合わせが可能ですし、営業であればSFA＋ワークフローといった組み合わせが考えられます。

ワークフローシステムはあらゆる意思決定や情報共有を支えるシステムですから、より業務をサポートしてくれるでしょう。

これからDXを進めなければ、あるいはもう一度自社の取り組みを見直してみたいという方に、ワークフローを企業が取り組むべきDXの最初の一歩「ファーストDX」のシステムとしてぜひ活用していただきたいと思います。

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