ワークフローシステムとの連携で相乗効果を生むシステム・ツール8選

申請や稟議を電子化するワークフローシステムは、業務効率化やペーパーレス化、働き方改革やDXの促進など、導入することで多くのメリットが期待できます。

そして、ワークフローシステムを外部システム・ツールと連携することで、メリットをさらに引き出すことが可能です。

この記事では、ワークフローシステムと組み合わせることで相乗効果を生むシステム・ツールを8つピックアップしてご紹介します。

「すでにワークフローシステムを導入していて、さらなる効率化を図りたい」
「ワークフローシステムの導入を予定していて、他システム・ツールとの連携も検討している」
という方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.グループウェア

グループウェアとは、企業内の情報共有を電子化し、社内コミュニケーションを活発化・円滑化するソフトウェアのこと。

代表的なグループウェア製品には「Google Workspace」や「Microsoft Office 365」、「サイボウズ Office」などがあります。

社内の情報共有を電子化するグループウェアと、社内の申請や稟議を電子化するワークフローシステムを連携することによって、社内業務の効率化・迅速化を加速することができるでしょう。

以下の記事では、グループウェアの基礎知識やメリット、ワークフローシステムとの連携事例について詳しく紹介しています。

2.RPA

RPAとは、人間がPC上で行っている定型作業をソフトウェアロボットによって自動化するテクノロジーのことで、「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った用語です。

業務の効率化やヒューマンエラー防止に役立つRPAですが、当然ながら紙を使ったアナログ業務を自動化することはできません。

社内で行われているアナログ業務を電子化するワークフローシステムと組み合わせることで、自動化できる業務範囲が広がり、さらなる業務効率化を目指すことができるでしょう。

以下の記事では、RPAの基礎知識や活用メリット、RPAとワークフローシステムと連携事例について詳しく紹介しています。

また、以下の記事では、RPA市場をリードするUiPath株式会社 代表取締役CEOの長谷川氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

3.電子帳票システム

電子帳票システムとは、主に請求書や領収書といった社外向けの帳票を電子化するシステムのこと。

社内業務のデジタル化を推進するワークフローシステムと、企業間の帳票のやり取りを電子化する電子帳票システムを連携することで、社内外問わずさまざまな文書のペーパーレス化を推進することが可能です。

とくに近年は、電子帳簿保存法の要件緩和により対応ハードルが低くなり、JIIMA認証（電子帳簿保存法の要件に対応するソフトウェアに与えられる認証）を取得している電子帳票システムへの注目が高まっています。

さらに、2023年10月に開始予定のインボイス制度に対応する電子帳票システムも登場しています。

インボイス制度の開始後、経理業務の煩雑化が想定されるため、帳票電子化による負担軽減に着手することをおすすめします。

また、以下の記事では「BtoBプラットフォーム」でバックオフィスのテレワークを支援する株式会社インフォマート 執行役員の木村氏およびシニアマネージャーの園田氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

4.電子契約システム

電子契約システムとは、その名の通り従来は書面で交わされていた契約手続きを電子化するシステムのことです。

電子署名やタイムスタンプといった技術を用いることで、書面の請求書と同程度の法的証拠力を担保することができます。

ワークフローシステムと連携することで、契約締結までの意思決定や社内承認を迅速化することができ、電子契約システム導入による効果をさらに高めることができるでしょう。

以下の記事では、電子契約の基礎知識やメリットについて紹介しています。

また、以下の記事では弁護士ドットコム株式会社の取締役であり、同社が提供するクラウド契約サービス「クラウドサイン」の事業部長でもある橘氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

5.チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムのことで、ECサイトやカスタマーサポート用の社外向けチャットボットのほか、社内向けのチャットボットも存在します。

なかでも社内向けチャットボットを用いることで、社内に蓄積されたノウハウやナレッジへとスピーディーにアクセスすることが可能になります。

ワークフローシステムとチャットボットを組み合わせることで、過去の申請や稟議で蓄積されたノウハウ・ナレッジを有効活用することができ、ナレッジマネジメントの強化・効率化を実現できるでしょう。

以下の記事では、ナレッジマネジメントの意味や取り組み方について解説しています。

また、以下の記事では、社内向けAIチャットボット「hitTO（ヒット）」を提供する株式会社ジェナの代表取締役 Co-CEOである五十嵐氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

6.会計システム

会計システムとは、財務諸表の作成をはじめとした会計業務を電子化するシステムのことです。

会計システムを導入することで、会計業務の効率化や財務状況の可視化といった効果が期待できます。

ワークフローシステムと会計システムを連携することで、会計業務に付帯する仕訳作業や経費精算作業、承認作業などを効率化・自動化することができ、経理部門や会計部門の生産性を高めることが可能です。

以下の記事では、経費精算の基礎知識やよくある課題、ワークフローシステムを活用した会計業の業務の効率化事例をご紹介しています。

7.勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、出退勤の時間管理や、残業時間や休暇の取得状況といった勤怠情報を管理するシステムのことです。

ワークフローシステムと連携することで、勤怠申請や休暇取得申請、休日出勤申請といった、勤怠管理に付随する手続きをまとめて電子化することが可能です。

以下の記事では、勤怠管理の基礎知識や効率化のポイント、ワークフローシステムの活用事例をご紹介しています。

8.人事システム

人事システムとは、従業員の基本情報やスキル、評価、異動、採用・退職といった人事情報を一元管理するシステムを指します。

ワークフローシステムと連携することで、人事異動や組織変更に伴う承認ルートの変更や、採用・退職にともなう業務依頼申請の自動起票などが可能になります。

まとめ

今回は、ワークフローシステムと相性が良いシステム・ツールをご紹介しました。

ワークフローシステムと外部システム・ツールを連携することで、相乗効果によってさらなる業務効率化が見込めます。

すでにワークフローシステムを導入している、あるいは今回ご紹介したようなシステム・ツールを導入している企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムと他システム・ツールの連携を検討してみてはいかがでしょうか。