ワークフローシステムとの連携で相乗効果を生むシステム・ツール9選

申請や稟議を電子化するワークフローシステムは、業務効率化やペーパーレス化、働き方改革やDXの促進など、導入することで多くのメリットが期待できます。

そして、ワークフローシステムを外部システム・ツールと連携することで、メリットをさらに引き出すことが可能です。

この記事では、ワークフローシステムと組み合わせることで相乗効果を生むシステム・ツールを9つピックアップしてご紹介します。

「すでにワークフローシステムを導入していて、さらなる効率化を図りたい」
「ワークフローシステムの導入を予定していて、他システム・ツールとの連携も検討している」
という方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.グループウェア

グループウェアとは、企業内の情報共有を電子化し、社内コミュニケーションを活発化・円滑化するソフトウェアのこと。

代表的なグループウェア製品には「Google Workspace」や「Microsoft Office 365」、「サイボウズ Office」などがあります。

ワークフローとグループウェアを連携するメリット

社内の情報共有を電子化するグループウェアと、社内の申請や稟議を電子化するワークフローシステムを連携することによって、社内業務の効率化・迅速化を加速することができるでしょう。

以下の記事では、グループウェアの基礎知識やメリット、ワークフローシステムとの連携事例について詳しく紹介しています。

ワークフローシステム×グループウェアの連携事例

学校法人京都女子学園は、クラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入し、紙ベースで行っていた各種申請業務を電子化しました。

同社は「X-point Cloud」の導入にあたり、すでに利用していたグループウェア「サイボウズ Garoon」と連携。

「サイボウズGaroon」にログインすると、トップ画面に「X-point Cloud」の一部機能が表示され、申請書の作成や承認を行うことができる仕組みを構築しました。

サイボウズGaroonのトップ画面にX-point Cloudの一部機能を表示。スケジュール表や学内掲示板と同じ画面で申請業務を行うことが可能に。

従来20日ほどかかっていた稟議期間が最短3日に短縮されたほか、連携した「サイボウズ Garoon」の利用回数も急増し、学内の情報共有を活性化することに成功しました。

2.RPA

RPAとは、人間がPC上で行っている定型作業をソフトウェアロボットによって自動化するテクノロジーのことで、「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った用語です。

ワークフローシステムとRPAを連携するメリット

業務の効率化やヒューマンエラー防止に役立つRPAですが、当然ながら紙を使ったアナログ業務を自動化することはできません。

社内で行われているアナログ業務を電子化するワークフローシステムと組み合わせることで、自動化できる業務範囲が広がり、さらなる業務効率化を目指すことができるでしょう。

以下の記事では、RPAの基礎知識や活用メリット、RPAとワークフローシステムと連携事例について詳しく紹介しています。

また、以下の記事では、RPA市場をリードするUiPath株式会社 代表取締役CEOの長谷川氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

ワークフローシステム×RPAの連携事例

RPA業界を牽引するUiPath株式会社は、「X-point」の導入により申請・承認業務の効率化や内部統制強化を実現し、RPA連携による導入効果の引き上げにも成功しています。

同社ではソフトウェアインストールの申請をはじめ、複数の申請フォームへの入力作業をRPAで自動化し、申請者は最後の提出画面で入力情報をチェックするだけという業務フローを確立。

ワークフローの周辺にあるデータ編集作業や入出力作業、報告作業などにRPAを活用することで、作業を自動化し業務全体の効率を向上しました。

3.電子帳票システム

電子帳票システムとは、主に請求書や領収書といった社外向けの帳票を電子化するシステムのこと。

ワークフローシステムと電子帳票システムを連携するメリット

社内業務のデジタル化を推進するワークフローシステムと、企業間の帳票のやり取りを電子化する電子帳票システムを連携することで、社内外問わずさまざまな文書のペーパーレス化を推進することが可能です。

とくに近年は、電子帳簿保存法の要件緩和により対応ハードルが低くなり、JIIMA認証（電子帳簿保存法の要件に対応するソフトウェアに与えられる認証）を取得している電子帳票システムへの注目が高まっています。

さらに、2023年10月に開始予定のインボイス制度に対応する電子帳票システムも登場しています。

インボイス制度の開始後、経理業務の煩雑化が想定されるため、帳票電子化による負担軽減に着手することをおすすめします。

また、以下の記事では「BtoBプラットフォーム」でバックオフィスのテレワークを支援する株式会社インフォマート 執行役員の木村氏およびシニアマネージャーの園田氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

ワークフローシステム×電子帳票システムの連携事例

製造業・建設業のDX支援及びIT人材調達支援を展開する株式会社コアコンセプト・テクノロジーは、業務効率低下の原因となっていた旧システムから「X-point Cloud」にリプレイスし、申請業務の効率化を図っています。

ウイングアーク１ｓｔ社が提供するクラウド帳票サービス「SVF Cloud」や文書管理ソリューション「invoiceAgent」などと連携することで、申請書の作成から保存までのプロセスを一気通貫につなげる狙いがありました。

現在（2023年11月時点）も導入が進められており、導入後は大幅な業務効率化やメンテナンス工数削減を見込んでいます。

4.電子契約システム

電子契約システムとは、その名の通り従来は書面で交わされていた契約手続きを電子化するシステムのことです。

電子署名やタイムスタンプといった技術を用いることで、書面の請求書と同程度の法的証拠力を担保することができます。

ワークフローシステムと電子契約システムを連携するメリット

ワークフローシステムと連携することで、契約締結までの意思決定や社内承認を迅速化することができ、電子契約システム導入による効果をさらに高めることが可能です。

以下の記事では、電子契約の基礎知識やメリットについて紹介しています。

また、以下の記事では弁護士ドットコム株式会社の取締役であり、同社が提供するクラウド契約サービス「クラウドサイン」の事業部長でもある橘氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

ワークフローシステム×電子契約の連携事例

株式会社プレミアムウォーターホールディングスは、「X-point Cloud」とクラウド電子契約サービスの連携で業務の自動化を推進しています。

2016年7月、ウォーターダイレクト社とエフエルシーグループが経営統合して誕生した同社ですが、統合以前から両社では「X-point」「X-point Cloud」が利用されていました。

あらゆる業務で「X-point Cloud」を活用し、業務効率化に加えて管理性と正確性の向上を実現。

また、X-pointとクラウド電子契約サービスをRPA連携し、以下のような業務フローを構築することに成功しています。

1. 新規取引先との契約締結が必要になる際にX-pointでクラウド電子契約サービスへの取引先申請を行う
2. X-pointから取引先の会社情報がcsv形式でエクスポートされ、RPAによって自動で社内の取引先一覧に登録
3. X-pointにて契約締結の申請が承認されると、RPAがクラウド電子契約サービスに契約事項を自動入力

5.ERP（SAP）

ERPとは、「Enterprise Resource Planning（企業資源計画）」の頭文字を取った用語で、基幹システムの機能を集約・統合し、1つのパッケージにしたものです。

代表的なERP製品として、SAP社が提供する「SAP ERP」を挙げることができます。

ワークフローシステムとERPを連携するメリット

ワークフローシステムとSAPなどのERPを連携することで、ERPにデータを入力する前段階の申請・承認業務を効率化することができ、ERPや他システムに分散している業務手続きをワークフローシステム上に集約することが可能です。

ワークフローシステム×ERP（SAP）の連携事例

東京エレクトロン デバイス株式会社は、複雑な承認フローに対応するのが難しく、運用面でも負担が増加していた旧ワークフローシステムから「AgileWorks」へとリプレイスを実施。

承認・決裁業務の効率化に成功したほか、さらなる業務最適化を図りSAPとの連携に着手。

SAP上で承認が必要な条件が発生すると、共通データベースを介して「AgileWorks」にデータが送られ、「AgileWorks」上で承認作業を実行して承認結果をSAPに戻す、という仕組みを構築しました。

6.会計システム

会計システムとは、財務諸表の作成をはじめとした会計業務を電子化するシステムのことです。

会計システムを導入することで、会計業務の効率化や財務状況の可視化といった効果が期待できます。

ワークフローシステムと会計システムを連携するメリット

ワークフローシステムと会計システムを連携することで、会計業務に付帯する仕訳作業や経費精算作業、承認作業などを効率化・自動化することができ、経理部門や会計部門の生産性を高めることが可能です。

以下の記事では、経費精算の基礎知識やよくある課題、ワークフローシステムを活用した会計業の業務の効率化事例をご紹介しています。

ワークフローシステム×会計システムの連携事例（1）

キングレコード株式会社は、ワークフローシステム「AgileWorks」の導入により経費申請などの業務効率化を実現しました。

経費申請業務をグループウェア付属のワークフロー機能で行っていたものの、経費申請に伴う承認は紙ベースで行われており、業務の煩雑化と工数増加を招いていました。

「AgileWorks」を導入して会計システムや乗換案内サイトとの連携を実施したことで、経費申請やそれに付随する承認業務をまとめて電子化することに成功。

AgileWorksを会計システムや乗換案内サイトと連携することで、経費申請や付随する承認業務をまとめて電子化。

従来1週間かかっていた承認期間が最短1日に短縮するなど、大きな成果を実感されています。

ワークフローシステム×会計システムの連携事例（2）

株式会社ギオンは、本社経理課に一極集中していた経理業務の効率化を図りワークフローシステム「X-point Cloud」を導入し、紙ベースで行っていた各種申請業務を電子化しました。

「X-point Cloud」に投入した売上データや経費精算データなどを基幹会計システムに連携できるようになり、経理部門の労力と時間を大幅に削減し、月次決算の早期化を実現しました。

7.勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、出退勤の時間管理や、残業時間や休暇の取得状況といった勤怠情報を管理するシステムのことです。

ワークフローシステムと勤怠管理システムを連携するメリット

ワークフローシステムと勤怠管理システムを連携することで、勤怠申請や休暇取得申請、休日出勤申請といった、勤怠管理に付随する手続きをまとめて電子化することが可能です。

以下の記事では、勤怠管理の基礎知識や効率化のポイント、ワークフローシステムの活用事例をご紹介しています。

ワークフローシステム×勤怠管理システムの連携事例

シューズを中心としたアパレルショップ「ABC-MART」を全国に展開する株式会社エービーシー・マートは、「X-point」を導入して勤怠申請・承認関連の業務に活用しています。

従来、各店舗から送られてくる紙の勤怠申請書を確認し、勤怠管理システムに入力していた同社。

「X-point」を導入して勤怠管理システムと連携したことで、勤怠管理業務のスピードアップと効率化を実現しました。

8.人事システム

人事システムとは、従業員の基本情報やスキル、評価、異動、採用・退職といった人事情報を一元管理するシステムを指します。

ワークフローシステムと人事システムを連携するメリット

ワークフローシステムと人事システムを連携することで、人事異動や組織変更に伴う承認ルートの変更や、採用・退職にともなう業務依頼申請の自動起票などが可能になります。

ワークフローシステム×人事システムの連携事例

ANAグループの多角化事業を担う総合商社である全日空商事株式会社は、グループ全体の共通基盤としてワークフローシステム「AgileWorks」を導入し、グループ経営の効率化とガバナンス強化を推進しました。

稟議・申請・報告業務は基本的に「AgileWorks」上で行い、処理したデータを人事システムなどの各業務システムに引き渡すことで、リスク管理や業務負担の軽減、ノウハウの集約を実現。

人事異動や組織変更などに対しても柔軟に対応できる基盤を構築しました。

9.チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムのことで、ECサイトやカスタマーサポート用の社外向けチャットボットのほか、社内向けのチャットボットも存在します。

なかでも社内向けチャットボットを用いることで、社内に蓄積されたノウハウやナレッジへとスピーディーにアクセスすることが可能になります。

ワークフローシステムとチャットボットを組み合わせることで、過去の申請や稟議で蓄積されたノウハウ・ナレッジを有効活用することができ、ナレッジマネジメントの強化・効率化を実現できるでしょう。

以下の記事では、ナレッジマネジメントの意味や取り組み方について解説しています。

また、以下の記事では、社内向けAIチャットボット「hitTO（ヒット）」を提供する株式会社ジェナの代表取締役 Co-CEOである五十嵐氏と、ワークフロー総研 所長の岡本による対談の様子を公開しています。

まとめ

今回は、ワークフローシステムと相性が良いシステム・ツールをご紹介しました。

ワークフローシステムと外部システム・ツールを連携することで、相乗効果によってさらなる業務効率化が見込めます。

すでにワークフローシステムを導入している、あるいは今回ご紹介したようなシステム・ツールを導入している企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムと他システム・ツールの連携を検討してみてはいかがでしょうか。