暖房機器、空調・家電機器のメーカーとして知られる株式会社コロナは、2017年に総務や経理などの間接部門にX-point Cloudを導入し、申請業務のペーパーレス化を推進。40以上の申請業務を電子化し、約50,000枚／年の紙の帳票を削減しました。

この効果に着目した同社は、ワークフローシステムの全社展開を決め、X-point Cloudを大規模組織向けのAgileWorksにリプレイス。現在は、AgileWorksをRPAなどと連携させ、DX推進の一環として活用しています。

【導入の背景・課題】

• 紙の帳票が業務効率化を大幅に妨げている
• 生産性向上に向けて、ペーパーレス化に着手
• 大規模組織向けの新たなワークフローシステムが必要

【導入後の効果】

• ワークフローシステムの利用者が8倍近くに増加
• 紙の帳票の削減効果が年間約80,000枚に増大
• 申請業務以外の業務プロセスのデジタル化も推進

同社では外部企業とのやり取りに紙の帳票を用いることが多く、紙文化が根強く存在していました。しかし、間接部門の生産性向上に向けて課題の洗い出しを実施したところ、紙の帳票が業務効率化を大幅に妨げていることが判明。そこで、業務変革のためにペーパーレス化に取り組むことになりました。

システムの導入にあたり、同社ではスモールスタートの方針が採られ、システムの効果を検証しながら適用範囲を見極めることを決定。ライセンス体系がユーザー課金型であり、柔軟にユーザー数を調整できるX-point Cloudが最も導入に相応しいと判断されました。

X-point Cloudの導入から約2年後には、申請書数は41種類、ユーザー数は約200名に到達。年間50,000枚の紙の帳票を削減することに成功し、間接部門でのペーパーレス化が推進されました。

その後、社会全体のデジタル化の加速を受け、同社ではDXの機運が向上。ペーパーレス化を広範囲に波及させるべく、グループ全体へのワークフローシステムの導入が決定されました。

X-point Cloudはライセンス体系がユーザー課金型であるため、同社のような1,600名を超える大規模企業には不向きだと判断し、大規模組織向けの新たなワークフローシステムを選定することになりました。

操作性やUIなどの複数の要件で6製品を比較検討した結果、AgileWorksが選定されました。AgileWorksは優れた操作性や直感的に理解しやすいUIを備えているのに加え、CSVによるデータ出力が可能。そのため、DXを企図していた同社にとって、システム連携を容易にするデータ出力機能は大きな魅力となりました。

現在、同社では全従業員約1,600名にAgileWorksが利用されています。X-point Cloudの利用時に比べ、ワークフローシステムの利用者は8倍近くに増え、紙の帳票の削減効果も年間約80,000枚に増大しました。

AgileWorksにシステム連携やRPAを組み合わせることで、申請業務以外の業務プロセスのデジタル化も推進。より幅広い範囲の業務プロセスがデジタル化され、「AgileWorksが『DXの起点』になった」と評価しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 紙文化が根強く残り、業務効率化が妨げられている
• ペーパーレス化を広範囲に波及させるため大規模企業向けのシステムにリプレイスを検討している
• システム連携によって申請業務以外の業務プロセスのデジタル化も推進したい