ワークフローシステムはオフィス移転も最適化する?

ワークフローシステムは、業務効率化できるシステムというイメージが浸透しつつありますが、実際はどのようなきっかけで導入されているシステムなのか紹介します。また、ペーパーレス化についても触れます。

オフィスを移転することで気付く2つの問題

紙文書の問題

オフィス移転は、事業拡大や縮小、営業活動や採用に有利な立地への移転など、企業によって様々な理由で行われます。優先すべき事項は各々のケースによって異なりますが、オフィス移転にあたって新オフィスの選定や配置を考える際、多くの企業が「書類の多さ」に気付かされます。

想定される増員分のワークスペースは確保して選定することはあっても、会社全体で増えていく書類の量まで考慮してオフィス選定を行うことは難しいでしょう。そのため、増え続ける書類は限られたスペースで対応するしかなく、保管場所が複数に分かれたり、場合によっては、コストをかけて外部の書類保管サービスを使ったりする必要も出てきます。

働き方の問題

オフィス移転に伴い、働き方に関する社内ルールの変更を同時に行うケースがあります。レイアウトの変更によってフリーアドレスを導入する企業もあるでしょう。フリーアドレスのように固定席ではない働き方の場合、離席している際に書類をデスクに置いておくというフローを廃止しなければなりません。そのため、書類のやりとり自体を見直す必要もあります。また、最近では働き方改革の推進により、在宅でのリモートやサテライトオフィスで業務をするケースも増えてきています。オフィスに出勤しない従業員でもスムーズに業務が進められるような仕組みをあらかじめ用意しておくことで、柔軟な働き方が実現できます。

2つの問題を解決するのがワークフローシステム

上記のふたつは、業種を問わず多くの企業が抱えている普遍的な問題です。それらがオフィス移転をきっかけにして顕在化し、解決せざるを得ない状況に直面するというケースがあります。

もちろん業務改善によってある程度の解決を図れる場合もありますが、根本的な解決を行なっていくためには、統一的なシステムの導入が必要不可欠です。そして、これらの問題を最適な形で解決できるのが、ワークフローシステムなのです。ここからは、「ワークフローシステムはどのように問題を解決するのか?」を順番にご説明します。

ペーパーレス化

ワークフローシステムの導入により、業務手続きで発生する書類をペーパーレス化することが可能です。紙文書をスキャンして電子化する従来の「電子化文書」とは異なり、発生から保管まで全てが電子データで行われるため「電子文書」と呼ばれます。

電子文書であれば、紙文書原本の保管について検討する必要もありません。また、処理数が多くても保管スペースへの影響が出ません。必要なデータは全て一括して管理され、検索・活用が容易になるというメリットもあります。ワークフローシステムの導入によるペーパーレス化が実現すれば、オフィス移転の際、書類の保管場所について悩む必要もなくなります。

業務手続きの電子化

ワークフローシステムは、単に文書を電子化するだけではなく、発生する業務手続きも電子化します。もしオフィスがフリーアドレスになったとしても、Web上で業務手続きが可能になるため、固定席でなくても問題ありません。

また、外出先やテレワークでも、スムーズに業務手続きが進められます。在宅勤務の従業員と紙文書でやりとりする場合、個人宅の住所へ送付することになるため、個人情報の取り扱いに関する問題が発生しますが、ワークフローシステムであれば、郵送の必要もなく適切な回付先へ自動的に手続きが流れていきます。

大切なのは「今後の紙」を増やさないこと

ここで注意したいのが、「既存の紙文書」の管理についてです。法改正もあり、紙文書の原本を必要とせず電子データのみで保管が可能になった書類も増えました。
しかし、ワークフローシステムを導入する以前の書類を全て電子化し、適切な形で保管するとなると、作業やコストがどれくらい掛かるのかを考えなければなりません。

処理後、保管期間満了まで一度も閲覧されないような文書がどれくらいあるか、本当に保管が必要な書類はどれくらいあるかなどを検討したうえで、既存書類の電子化を行うのが望ましいと言えます。

段階的な運用がいいケースも

業務効率化のみに目を向ければ、ワークフローシステムの導入とそれに伴うペーパーレス化は、あらゆる企業にとって最適なソリューションと言えます。しかし、オフィスから全ての紙文書をなくすことは、業種によってはとても大変な改革です。日頃から紙で行っていた業務を突然全て電子化してしまうと、業務自体に影響が出ることもあります。

企業にとっての本質的なゴールとは、「ペーパーレス化を促進すること」ではなく、「業務効率を上げることで生産性を向上すること」に他なりません。

全ての紙文書を無理やりなくそうとするのではなく、たとえば、稟議・経費精算など発生頻度や件数が多い業務手続きはワークフローシステム上で運用し、紙運用の方が効率的な場合はそのまま行うなど、段階的な運用が効果的なケースもあります。

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