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オフィス移転時にワークフローシステムが活躍!その理由や事例を紹介

組織の縮小や拡大、働き方の変革など、さまざまな理由からオフィス移転を行うケースがありますが、オフィス移転によって今まで見えてこなかった課題が顕在化することは少なくありません。

そして、オフィス移転時に顕在化する課題の解消に有効なのがワークフローシステムです。

このページでは、ワークフローシステムがオフィス移転時の課題解消に役立つ理由や事例を紹介します。

ワークフローシステムを
導入すべき理由と成功事例をご紹介!
「働き方改革」実現の近道はワークフローシステム
こんな方におすすめ
1.紙業務が足かせとなりテレワークが進まない
2.長時間労働が常態化している
3.働き方改革に対応したい

オフィスを移転することで気付く2つの問題

まずは、オフィス移転時に顕在化しやすい2つの問題として「紙文書の問題」と「働き方の問題」について見ていきましょう。

紙文書の問題

オフィス移転は、事業拡大や縮小、営業活動や採用に有利な立地への移転など、企業によって様々な理由で行われます。優先すべき事項は各々のケースによって異なりますが、オフィス移転にあたって新オフィスの選定や配置を考える際、多くの企業が「書類の多さ」に気付かされます。

想定される増員分のワークスペースは確保して選定することはあっても、会社全体で増えていく書類の量まで考慮してオフィス選定を行うことは難しいでしょう。そのため、増え続ける書類は限られたスペースで対応するしかなく、保管場所が複数に分かれたり、場合によっては、コストをかけて外部の書類保管サービスを使ったりする必要も出てきます。

働き方の問題

オフィス移転に伴い、働き方に関する社内ルールの変更を同時に行うケースがあります。レイアウトの変更によってフリーアドレスを導入する企業もあるでしょう。フリーアドレスのように固定席ではない働き方の場合、離席している際に書類をデスクに置いておくというフローを廃止しなければなりません。

そのため、書類のやりとり自体を見直す必要もあります。また、最近では働き方改革の推進により、在宅でのリモートやサテライトオフィスで業務をするケースも増えてきています。オフィスに出勤しない従業員でもスムーズに業務が進められるような仕組みをあらかじめ用意しておくことで、柔軟な働き方が実現できます。

2つの問題を解決するのがワークフローシステム

上記のふたつは、業種を問わず多くの企業が抱えている普遍的な問題です。それらがオフィス移転をきっかけにして顕在化し、解決せざるを得ない状況に直面するというケースがあります。

もちろん業務改善によってある程度の解決を図れる場合もありますが、根本的な解決を行なっていくためには、統一的なシステムの導入が必要不可欠です。そして、これらの問題を最適な形で解決できるのが、ワークフローシステムなのです。ここからは、「ワークフローシステムはどのように問題を解決するのか?」を順番にご説明します。

ペーパーレス化により文書保管の課題を解消

ワークフローシステムの導入により、業務手続きで発生する書類をペーパーレス化することが可能です。紙文書をスキャンして電子化する従来の「電子化文書」とは異なり、発生から保管まで全てが電子データで行われるため「電子文書」と呼ばれます。

電子文書であれば、紙文書原本の保管について検討する必要もありません。また、処理数が多くても保管スペースへの影響が出ません。必要なデータは全て一括して管理され、検索・活用が容易になるというメリットもあります。ワークフローシステムの導入によるペーパーレス化が実現すれば、オフィス移転の際、書類の保管場所について悩む必要もなくなります。

手続きの電子化により柔軟な働き方に対応

ワークフローシステムは、単に文書を電子化するだけではなく、発生する業務手続きも電子化します。もしオフィスがフリーアドレスになったとしても、Web上で業務手続きが可能になるため、固定席でなくても問題ありません。

また、外出先やテレワークでも、スムーズに業務手続きが進められます。在宅勤務の従業員と紙文書でやりとりする場合、個人宅の住所へ送付することになるため、個人情報の取り扱いに関する問題が発生しますが、ワークフローシステムであれば、郵送の必要もなく適切な回付先へ自動的に手続きが流れていきます。

大切なのは「今後の紙」を増やさないこと

ここで注意したいのが、「既存の紙文書」の管理についてです。法改正もあり、紙文書の原本を必要とせず電子データのみで保管が可能になった書類も増えました。

しかし、ワークフローシステムを導入する以前の書類を全て電子化し、適切な形で保管するとなると、作業やコストがどれくらい掛かるのかを考えなければなりません。

処理後、保管期間満了まで一度も閲覧されないような文書がどれくらいあるか、本当に保管が必要な書類はどれくらいあるかなどを検討したうえで、既存書類の電子化を行うのが望ましいと言えます。

段階的な運用がいいケースも

業務効率化のみに目を向ければ、ワークフローシステムの導入とそれに伴うペーパーレス化は、あらゆる企業にとって最適なソリューションと言えます。しかし、オフィスから全ての紙文書をなくすことは、業種によってはとても大変な改革です。日頃から紙で行っていた業務を突然全て電子化してしまうと、業務自体に影響が出ることもあります。

企業にとっての本質的なゴールとは、「ペーパーレス化を促進すること」ではなく、「業務効率を上げることで生産性を向上すること」に他なりません。

全ての紙文書を無理やりなくそうとするのではなく、たとえば、稟議・経費精算など発生頻度や件数が多い業務手続きはワークフローシステム上で運用し、紙運用の方が効率的な場合はそのまま行うなど、段階的な運用が効果的なケースもあります。

オフィス移転でワークフローシステムが活躍した事例

最後に、オフィス移転に伴う課題解決にワークフローシステムを活用した事例をご紹介します。

オフィス移転を機にペーパーレス化を推進(清水建設株式会社)

清水建設株式会社は2012年の本社移転の際、会社の方針として新本社に持ち込める紙書類を制限することとなり、紙資料の削減が課題に。

また、新本社での働き方を革新すべく発足した「ホワイトカラーイノベーション活動」の一環として、紙ベースで行っていた決裁・申請業務を電子化することを決定しました。

ワークフロー設定の柔軟性やユーザビリティ、外部連携機能などを評価し、「AgileWorks」の導入を決定。

導入後、約200種類の帳票を電子化し、3年間で約74,000件の申請を「AgileWorks」上で処理。段ボール箱約30箱分の保管スペースと月間1,200時間の工数を削減することに成功しています。

ワークフローシステム導入事例

新拠点の設立に伴う「紙の申請書」の課題を解消(日鉄ソリューションズ株式会社)

日鉄ソリューションズ株式会社は、2020年5月にオフィスを新設し、既存オフィスから本社機能を移転。

オフィス移転に伴いフリーアドレス化なども実施したものの、紙の申請書に起因する課題が顕在化しました。

新オフィスと既存オフィスに拠点が分散したことで紙の帳票を回付する手間が増え、申請業務のために出社する状況が発生することでリモートワークの定着にも歯止めがかかる恐れがありました。

そこで同社は、稟議申請の電子化を決め、新たなワークフローシステムの導入を検討開始。紙の帳票デザインをそのまま電子化することができ、ユーザーの負担を軽減できる点を評価して「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、年間1,400件の稟議申請が「AgileWorks」上で処理され、年間2,000時間の業務時間削減を達成。営業本部で導入されていた在宅勤務制度の対象を全社員に拡大するなど、オフィス新設で顕在化した課題の解消にも成果を得ています。

ワークフローシステム導入事例

ワークフローシステムを導入し「保管文書ゼロ化」を実行(コニカミノルタジャパン株式会社)

コニカミノルタジャパン株式会社は、2014年の本社移転を機にフリーアドレスを開始し、ICTインフラの整備を実施するなど、働き方の変革に取り組んできました。

しかし、紙ベースの業務があることで場所に縛られてしまい、フリーアドレスなどの制度は形骸化してしまいました。

そうしたなか、「保管文書ゼロ化プロジェクト」が発足し、新たなワークフローシステムの導入を決定。複数製品の比較検討を経て、「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、500種存在した申請書を約300種に統廃合し、押印を伴う業務文書および利用頻度の高い文書を電子化。

年間12,000時間の処理工数削減に成功し、場所に縛られない働き方の定着にも効果を得ています。

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