グループウェア利用企業がワークフローシステムを導入する理由

ワークフローシステムは、他システムとの連携を前提に設計されています。そのため、グループウェアと連携してワークフローシステムを導入する企業が増えつつあります。しかし、グループウェアの中には「ワークフロー機能」が搭載されている製品も存在するため、「わざわざ新しくワークフローシステムを導入しなくてもいいのではないか?」という疑問を持たれる方も少なくありません。

そこで、このページでは「グループウェア内のワークフロー機能」と「ワークフローシステム」の違いや、ワークフローシステムとグループウェアを連携して活用する背景、そのメリットをご紹介していきます。

「グループウェアのワークフロー機能」と「ワークフローシステム」の違い

グループウェアとワークフローシステムは製品特性が大きく異なります。導入の背景を知るために、まずグループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いを理解しなくてはなりません。

グループウェア:組織内での情報共有やコミュニケーションが目的(社員同士を繋げるツール)
ワークフローシステム:業務手続きを電子化し、負担軽減や業務効率化が目的(業務を繋げるツール)

グループウェア ワークフローシステム

グループウェアの主な機能には、スケジュール管理、ドキュメント共有、社内SNSなどがあります。これらの機能によって、情報共有の活性化や円滑なコミュニケーションを可能にします。

一方、ワークフローシステムは、文書を起点とした許可・依頼・共有など様々な業務手続きを電子化するシステムです。申請・承認の電子化だけでなく、保管・保存・破棄といった完了後の管理業務も電子化され自動で流れていくのが特長です。 業務と人を繋ぎ、業務フローを流すことに特化しているため、複雑なフローへの対応、特定の申請から作業依頼を自動で発生させるなど、どのような業務でも発生から完了までスムーズに進められます。

ビジネスにおいて業務フローは必ず発生するため、ワークフローは必要不可欠です。もちろん、グループウェアのワークフロー機能でも十分対応できる業務もあります。しかし、様々な社内業務を管理・運用しようとすると、本来の機能を超えた活用となってしまうため、新たなシステム設計、管理運用する業務の制限、業務フローの見直しが発生します。そこで、グループウェアとワークフローシステム、両輪での運用を行う企業が増えているのです。

連携によってできること

社員同士を繋げるツールであるグループウェアと、業務を繋げるツールであるワークフローシステムを連携することで、社員同士で円滑に業務を回すというシナジーを生み出し、スムーズかつスピーディーな運用が可能になります。代表的な活用事例としては、以下のようなものが挙げられます。

ホーム画面でワークフロー可視化

グループウェアのホーム画面もしくはトップページにワークフローシステム上の業務状況を表示することが可能になります。たとえば、X-point CloudとSharePointを連携することで、承認待ちの書類や集計グラフ、書類検索機能などを表示できるようになります。

業務中常にログインしているホーム画面に表示されることで、確認漏れがなくなり、円滑に業務が進められます。

SSOでログイン

グループウェアからのSSO(シングルサインオン)が可能なので、ワークフローシステム利用時にパスワードを入力する必要がありません。また、グループウェア上にアイコンを設置することで、ワークフローシステムにも1クリックで移動できます。

データ同期による業務削減

グループウェアで保有しているユーザー情報やグループ情報は、ワークフローシステムへインポートできます。ワークフローシステムの初期設定の省略、設定変更時の抜け漏れ防止など、アカウントの同期を適切に行えます。

ケース別に見る導入目的

1. 様々な業務手続きを電子化してワークフロー上で運用したい
コミュニケーションを軸とした業務の場合、グループウェアのみでも十分対応できます。しかし、許可・依頼・共有といった業務は文書を回付する必要があるため、ワークフローシステムのような「業務手続きを電子化するシステム」が必要になります。

様々な業務手続きは、業務フローや対象者、作業内容もそれぞれ異なるため、グループウェア内のワークフロー機能だけで完全対応するのは困難です。たとえば、「ひとつの申請で複数名に対して異なる作業依頼が発生し、作業完了後、各部門責任者全員の承認が必要」といった業務や、「異なる作業依頼に対して1枚ずつ作成していた申請をまとめて業務フローを進める」といった業務が当てはまります。

申請・承認・決裁といった直線で進むようなフローではなく、より高度なワークフローを実現するためには、ワークフローシステムが必要になります。

2. 対象の申請業務を増やしたい
ワークフロー機能を利用して一部の申請業務を電子化したところ、著しい効率化が見られたため、申請業務全体の電子化を押し進めるようになったという事例は多々あります。

しかし、グループウェアで運用していた数種の申請業務を何百種へ増やそうとすると、一気に煩雑になり、管理と運用が困難になります。

・検索が適切に行えず必要書類が見つからない
・複雑な承認ルートに対応できない
・組織改編の際の権限変更などに手間がかかる

など、多くの問題が発生します。前述した通り、グループウェアは社員同士を繋げるツールであり、業務フローの効率を良くするシステムではありません。グループウェア内のワークフロー機能による対応では追いつかなくなったため、ワークフローシステムを導入して様々な申請業務を電子化するというケースは非常に多く見受けられます。

3. 業務改善をしたい
ワークフローシステムでは手作業での集計が不要で、集計・グラフ化・一覧表が自動で行われます。そのため、ワークフロー上で業務を進めていると、入力情報以外にも業務改善に役立つデータがログとして蓄積していきます。

たとえば、「対象業務にかかった全体の所要時間」や「1人あたりの対応件数・滞留時間」といったデータが取得できます。これらのデータを活用することによって業務のボトルネックが発見しやすく、適切かつスピーディな改善が可能になります。

また、昨今はワークフローシステムでBPMを行っている企業もあり、単に業務フローを回すために使用するのではなく、業務の可視化・改善のためのワークフローシステム導入が行われています。

グループウェア導入後の次ステップ

グループウェアのワークフロー機能では実現が難しい業務も、ワークフローシステムを利用することによって、様々な業務に対応できます。また、グループウェアとの連携によって生まれるメリットが業務効率化を促進します。

新たにワークフローシステムを導入したとしても、グループウェア内のワークフロー機能の運用に慣れているのであれば、問題なくスムーズに移行することが可能です。

業務を円滑に行っていくために、「グループウェア導入後の次ステップ」としてのワークフローシステム導入をおすすめします。

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