昨今、企業を取り巻く環境変化は日増しに激しくなっています。多くの企業が、経営戦略を実行するための内発的な組織改編だけではなく、環境変化への対応を目的とした組織改編を行い、組織力の強化を図っています。

そして、組織改編や人事異動の際には、業務フローの変更が必ず発生します。ワークフローシステムは組織と業務フローを繋ぐため、企業内システムの中でも、組織改編の影響を強く受けるシステムであると言えます。

ワークフローシステムは様々な業務手続きを電子化しており、社内規程に沿った運用のために職務権限規程や組織図に基づいて初期設定を行います。社内規程をワークフローシステムとして設定することで、従業員のポジションに合った閲覧権限や、申請内容に合わせた承認ルートが自動化されます。

組織が何も変わらなければ、設定変更なしで運用を続けられますが、組織改編時にはワークフローシステムの設定変更が必要になります。企業規模が大きいほど変更作業の負担は大きく、検証にも時間が掛かります。その一方で、ワークフローシステムによって業務が進められているので、システムを完全に停止させることはできず、業務に支障がないよう正常に動く環境を用意しなければなりません。

ワークフローシステムは組織改編にどう対応する？

「組織改編のたびに設定変更すれば問題ない」という考え方もあるでしょう。しかし、ワークフローシステムは業務手続きそのものを電子化しているため、組織改編後に不具合なく稼働しているかだけでなく、組織改編前、また移行期間中もどう運用するのかまでを考える必要があります。

改編に向けた準備や引き継ぎはもちろん、改編後に改編前の情報が使用されるケースは往々にしてあります。具体的な例として、以下のようなケースが考えられます。

・組織改編前に発生した申請を、改編前の規程で完了まで進める
・引き継ぎ期間中は前任、後任の2名で対応する
・後任者が審議にあたり、前任者がどのような条件で承認していたか閲覧する

ただ設定を変更するだけであればどのワークフローシステムでもできますが、単なる設定変更ではなく、「組織改編での設定変更」ということが考慮されているかどうかによって、業務への影響は大きく変わります。上記のようなケースでも、組織改編に強いワークフローシステムであれば、システム上での対応が可能となります。

「できる」ではなく「強い」かどうか

ワークフローシステムを選定する際は、必要な機能が揃っているかだけでなく、「将来発生しうる企業の変化にも柔軟に対応できるか」という視点も持ちながら進めると良いでしょう。

組織改編が「できる」ワークフローシステムではなく、組織改編に「強い」ワークフローシステムを選ぶことが、未来を見越した基盤構築に必要だと言えます。

導入事例：全日空商事株式会社 | エンタープライズワークフローシステムAgileWorks