ワークフローシステムが解決する5つの業務課題とは?
ワークフローシステムの導入は、申請書類の電子化や、申請・決裁業務の自動化・効率化を実現します。
国内企業で導入が進みつつある一方、「具体的にどのような課題を解決できるのか?」という疑問の声を耳にすることもあります。
ワークフローシステムで解決できる代表的な業務課題としては、以下の5つを挙げることができます。
では、ワークフローシステムがどのように課題解消に寄与するのか詳しく確認していきましょう。

- こんな方におすすめ
- 1.導入事例を知りたい
2.ワークフローの導入効果を具体的に知りたい
3.現在ワークフロー導入を検討している
課題(1)申請書類の作成に手間がかかっている
ワークフローシステムで解決できるひとつめの課題は、申請書類の作成に関する課題です。
具体的には、以下のようなケースが挙げられます。
- 課題の具体例
-
- 毎回、申請書類を印刷して手書きで記入するのが面倒
- 差し戻しを防ぐために、提出前に何度もチェックしている
- 申請書類の作成・提出のためだけにオフィスに行く必要がある
パソコンやタブレットで手間なく作成できる
ワークフローシステム導入によって、これまで手書きで作成していた申請書類が電子化されます。パソコンやタブレットを使って作成できるようになるのはもちろんのこと、申請書類を印刷する手間もなくなります。
さらに、複製機能のあるワークフローシステムなら、過去に作成した申請書類を複製し再利用することが可能です。
すべての申請書類を毎回ゼロから作成する必要がなくなるので、書類作成の手間を大きく軽減できます。
入力補助機能で内容不備による差し戻しを解消
ワークフローシステムには、書類に記入ミスがあった場合のアラート表示機能があります。
また、自動入力や選択入力の設定、数値の自動計算などにより記入時の手間やミスのリスクを軽減することが可能です。
これらの機能を活用することで、記入ミスや抜け漏れといった内容不備による差し戻しを防ぐことができ、提出前の複数回の確認や複数人によるダブルチェック、記入ミスが発生した際の再作成といった手間を軽減できます。
外出先や自宅などオフィス以外の場所から申請できる
ワークフローシステムを導入すれば、オフィス以外の場所からも、パソコンやタブレットで申請書類の作成や提出を行うことができます。
申請書類の作成や提出のためだけにわざわざオフィスに行く必要がなくなるため、テレワークの導入・定着に有効です。
また、営業職などの外出する機会が多い職種においては、外出先から申請作業を行えるため直行直帰型の勤務を実現できます。
課題(2)申請書類の確認で抜け漏れや遅れが発生している
- 課題の具体例
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- 誤って承認前の申請書類をシュレッダーにかけてしまった
- 件数が多く、承認の抜け漏れが発生している
- 外出や出張が多く、申請書類を確認する時間がない
書類の破損や紛失といったリスクが解消される
ワークフローシステムで書類を運用している場合、物理的に書類が破損したり紛失したりといった心配がありません。
そのため、紙の申請書類でありがちな回覧途中での紛失や、誤ってシュレッダーにかけてしまうといったリスクを排除することができます。
多数の申請が重なっても抜け漏れなく承認できる
ワークフローシステムを導入して申請書類を電子化することにより、管理者側もパソコンやタブレットで申請書類を確認・承認できるようになります。
未承認の申請書類をダッシュボードなどで一覧表示できるので、承認の抜け漏れを防ぐことができます。
どこからでも申請書類を確認・承認できる
ワークフローシステムを導入していれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのモバイル端末から申請書類を確認・承認することができます。
オフィス以外の場所からも確認や承認を行えるので、外出や出張が重なる時期に承認の遅れが発生することも避けられます。
課題(3)申請書類の送付・管理に関わるコスト・スペースの確保に困っている
- 課題の具体例
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- 承認権者が他拠点におり、申請書類の郵送費がかさんでいる
- 人員が増えてきたので、書類保管スペースを縮小して、執務スペースを広げたい
印刷・郵送不要で書類に関わるコストを削減可能
ワークフローシステムを導入していれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイス上で申請・承認が完結するため、書面に印刷した書類を郵送したり社内便を手配したりといった工程が不要になります。
そのため、複数拠点にまたがる申請・承認であっても郵送等のコストが発生しないだけでなく、印刷用紙代や書類に関わる人的コストの削減にもつながります。
ペーパーレス化で書類の保管スペース縮小を実現
ワークフローシステムを導入し申請書類を電子化することでペーパーレス化が進みます。
過去の申請書類はシステム上で管理できるようになるので、既存書類の整理や不要書類の処分といった申請書類管理の効率化が実現できます。
また、物理的な保管スペースが不要になるので、書類保管のスペースを縮小して執務スペースを確保することも可能です。
- ペーパーレス化・コスト削減を実現した事例
課題(4)承認フローの透明性を高めたい
- 課題の具体例
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- 承認ルートを徹底し、改ざんなどの不正を防ぎたい
- 上場に向けて外部監査への対応を強化したい
承認ルートの徹底と改ざん防止を実現
ワークフローシステムを活用することで、承認ルートの徹底と改ざん防止を実現できます。
ワークフローシステムでは申請書の種類や内容に応じて承認ルートを自動判別することができ、然るべき承認を得ずに決裁されてしまうリスクを解消可能です。
また、いつ・誰が・何を申請・承認したのかという証跡が記録されるため、改ざんなどの不正防止にも有効です。
監査対応の効率化にも有効
ワークフローシステムは、監査対応の効率化という観点でも有効です。
ワークフローシステム上で処理された申請データは後から検索・参照することができ、必要に応じてデータを集計したり書面に出力したりすることも可能です。
そのため、外部監査などで証跡の提示を求められる場面でも、必要な情報を速やかに提示することができます。
- 内部統制・ガバナンス強化を実現した事例
課題(5)情報共有を徹底したい
- 課題の具体例
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- 文書の回覧が途中で止まってしまうことがある
- 情報共有後の確認状況が把握しにくい
一斉送信と通知で情報共有を徹底できる
ワークフローシステムは、情報共有のプラットフォームとしても役立ちます。たとえば、これまで紙形式で回覧していた文書をワークフローシステム上で一斉送信することによって、対象となる全ての社員に情報を同時共有できます。
確認状況の可視化により情報共有を徹底
ワークフローシステムでは、書類の確認状況が可視化されます。
確認・処理待ちの書類件数などを一覧で確認することができるので、紙ベースの情報共有でありがちな書類の見落としを防ぐことができます。
さらに、ユーザーごとに未読/既読を把握できる機能により、未読のままとなっている社員に対して確認を促す通知を行い、情報共有を徹底することが可能になります。
- 情報共有の効率化を実現した事例
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