働き方改革にはワークフローシステムが必要不可欠?

「働き方改革」という言葉が浸透する以前から、多くの企業がワークライフバランスやテレワークといった取り組みを行っていました。しかし、あくまでも福利厚生を充実させるという意味合いが強く、本質的な改革を目指すものではありませんでした。

2016年頃から強く意識されるようになった「働き方改革」は、少子高齢化による労働者人口の減少といった、現在の日本が抱える問題に対する取り組みでもあります。けれども、労働生産性の向上や長時間労働の是正、柔軟な働き方を急に実現することは難しく、組織が働き方改革を実現するためには、まず土台作りが必要になります。

・柔軟な働き方を実現するためにテレワークを実施したい
・長時間労働の是正のために日々の業務手続きを効率化させたい
・生産性向上のために業務改善を図りたい

上記のような課題を解決できる効果的な方法として考えられるのが、統一的なシステムの導入です。デジタル化・可視化・自動化により従来の業務の見直しや改善を促進し、包括的かつ抜本的な改革を行えます。そして、それらを可能にするのが「ワークフローシステム」の導入なのです。

働き方改革を促進する3つの効果

それでは、ワークフローシステムがどのような形で働き方改革を促進するのかを、代表的な3つの効果を例にご紹介していきます。

1.オフィスに縛られない業務手続きの実現 → 労働生産性の向上、長時間労働の是正
2.業務手続きの電子化による業務効率化 → 長時間労働の是正、柔軟な働き方の実現
3.業務フローを可視化しボトルネック解消 → 長時間労働の是正、労働生産性の向上

1. オフィスに縛られない業務手続きの実現
ワークフローシステムの導入は、サテライトオフィスや自宅で働く従業員がインターネット上で業務手続きできるための土台作りになります。日々発生する業務手続きがテレワークでも行える環境に整っていれば、柔軟な働き方が実現しやすくなります。

また、外出などでオフィスを不在する際の業務停滞の改善にもなります。申請業務の他にも、承認や決裁業務がオフィス外でも可能になるため、会議や打ち合せで席を外しがちな管理職の業務効率化にも繋がります。

 

2. 業務手続きの電子化による業務効率化
ワークフローシステムを導入するメリットとして「ペーパーレス化」「決裁完了のスピードアップ」「保管スペースの削減」などが挙げられることが多いですが、実はこれらの効果は、単に紙帳票を電子化するだけでも得られてしまうものなのです。

ワークフローシステムの大きな強みは、ただペーパーレス化を行うためだけのツールではなく、業務手続き自体を電子化するシステムという点にあります。これまでの紙帳票を電子化することで、印刷や送付に掛かっていた作業及び完了までの期間を大幅に短縮し、業務を最大限に効率化します。

他にも、メールやチャットを使った業務手続きでは、承認者が返信しない限り進捗状況を把握できません。そのため、「進捗確認は別途メールや直接確認する」といった新たな作業が発生してしまいます。承認フローの人数に比例して負担は増え、承認側も申請ごとの進捗確認に応えなければなりません。このような課題も、ワークフローシステムの強みである「業務手続きの電子化」によって解決されます。

ワークフローシステムは、申請がどこまで進んでいるかをシステム上で確認でき、承認時や決裁完了時には自動で通知がされます。そのため、申請者に連絡する必要がなくなります。完了をきっかけに新たな業務が発生する場合でも、完了後に実務者へ通知が行われ、業務フローが自動で次のステップへと進みます。

また、起案時に回付先の対象者に対して回付予定を通知する機能もあります。申請者から直接依頼が来るまでは把握しようがなかった業務が可視化され、承認業務に充てる時間をあらかじめ確保できるため、突発的に対応する必要もなくなります。

 

3.業務フローを可視化しボトルネック解消
上記で説明したように、ワークフローシステム導入は業務効率化を可能にします。しかしながら、効率化だけがメリットではありません。ワークフローシステムによって業務が可視化されることで、ボトルネックの把握が容易となり、問題解決までのスピードが飛躍的に早くなります。実際に数多くの企業で、ログが残るワークフローシステムがBPMとしても活用される事例も増えています。

・会社全体で申請業務にどれくらい時間がかかっているか?
・改善前と比較してどれくらい別業務に充てられる時間を創出できたか?
・対象者に承認業務の負荷がどれくらいかかっているか?
・ワークフローシステムが働き方改革に貢献できること

ワークフローシステムでは、申請ごとに、起案日時・承認日時・滞留時間といった情報が記録されます。各申請のデータを集計することで上記のような分析も可能になるため、日々の業務手続きを改善できます。

生産性を向上するためには、「日々発生する業務をいかに効率化し、利益に直結する業務に充てられる時間を作り出すか?」が重要になります。そして、業務の効率化と生産性の向上が両輪となることで、真に「働き方改革」が実現できるようになるのです。

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