「VUCA」とは？VUCA時代に求められる企業の取り組みや組織作りのポイント

IT技術の急速な発展や市場のグローバル化、新型コロナウイルス感染症の世界的流行など、我々を取り巻く社会情勢は目まぐるしく変化しています。

そうしたなか、ビジネスシーンでは「VUCA」というキーワードへの注目度が高まっています。

一方で、
「そもそもVUCAとは何？」
「VUCA時代と呼ばれる現代、企業には何が求められているの？」
「VUCA時代の組織作りに役立つツール・システムはある？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、注目が集まるVUCAに焦点を当てて、その概要や企業に求められていること、そしてVUCA時代の組織作りに役立つシステムをご紹介します。

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VUCAとは？

VUCA（ブーカ）とは、「Volatility（変動性）」「Uncertainty（不確実性）」「Complexity（複雑性）」「Ambiguity（曖昧性）」という4つのキーワードの頭文字を取った造語です。

VUCAは1990年代のアメリカで軍事用語として誕生し、冷戦が終結して以降、今まで以上に戦略が複雑化し、戦局の見通しが難しい状況に対して使われていました。

2010年代になると、ビジネスシーンでも「変化が激しく将来の予測が困難な状況」を指してVUCAという概念が用いられるようになりました。

また、AIをはじめとしたデジタル技術の急速な発展や、自然環境の変化や頻発する災害、感染症の世界的流行によるパンデミックなど、私たちを取り巻く状況が目まぐるしく変化する現代を指して、「VUCA時代」と呼ぶこともあります。

では、VUCAを構成する4つのキーワードについて、具体例も交えつつ深掘りしていきましょう。

Volatility（変動性）

「Volatility（変動性）」とは、IT技術などの急速な発展に伴い、消費者の価値観やニーズ、社会や市場の状況が変化していくことを指します。

たとえば、スマートフォンやSNSが普及したことにより、情報の伝達・拡散スピードが格段に早まり、消費者行動に大きな変化をもたらしたことは、Volatility（変動性）を象徴する出来事だと言えるでしょう。

Uncertainty（不確実性）

「Uncertainty（不確実性）」とは、不確実な要素が多く、予測できないことが発生しやすい状況を指します。

たとえば、地球温暖化による気候変動、いつ起こるかわからない自然災害や感染症などのパンデミック、あるいは戦争・紛争などの国際情勢などは、「Uncertainty（不確実性）」の例だと言えます。

また、終身雇用や年功序列に代表される日本型雇用が崩壊しつつある点も、「Uncertainty（不確実性）」と言えるでしょう。

Complexity（複雑性）

「Complexity（複雑性）」とは、さまざまな要素が複雑に絡み合い、単一的な解決策を導き出すことが困難な状況を指します。

近年急速に進むビジネスのグローバル化は「Complexity（複雑性）」が高まっている要因と言えます。

日本と海外では商習慣やマナー、法律などが異なるため、海外で成功したビジネスモデルが日本で通用するとは限らず、その逆もまた然りです。

このように、グローバル化したビジネスシーンでは、商習慣やマナー、法律、消費者の価値観の違いなど、さまざまな要因が絡み合うことで、今まで以上にビジネスが複雑化していると言えます。

Ambiguity（曖昧性）

「Ambiguity（曖昧性）」とは、先述した「Volatility（変動性）」「Uncertainty（不確実性）」「Complexity（複雑性）」が絡み合うことで、物事の因果関係や相関関係を導き出すのが困難な状況を指します。

そのような曖昧性が高い状況では、過去の成功事例やノウハウに基づく戦略が、絶対的な解決策として機能しないケースが多々あります。

VUCA時代に求められる企業の取り組みとは？

VUCA時代と呼ばれる現代、企業が激しい変化に対応していくためには、以下のような取り組みが重要になります。

それぞれの取り組みについて詳しく見ていきましょう。

意思決定プロセスの最適化

あらゆる物事が目まぐるしく変化するVUCA時代においては、今まで以上に意思決定のスピード感が重要になります。

たとえば、新たなプロジェクトを発足する場合、起案から決裁までに多くの時間がかかってしまうと、いざ発足したときには自社を取り巻く状況が大きく変化している可能性が考えられます。

また、スマートフォンやSNSの普及により情報拡散のスピードは以前より格段に早まっています。

そうしたなか、万が一不祥事やトラブルが発生した際、迅速な意思決定ができなければ初期対応が遅れてしまい、事態の悪化を招く恐れがあります。

このような状況を回避するためにも、意思決定プロセスの最適化を図り、スピード感のある経営判断を行える体制を整えることが重要です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進

VUCA時代の企業において、DX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みは必要不可欠だと言えます。

先述の通り、消費者のニーズ・関心や購買行動は、常に変化を続けています。

そうしたなか、企業が消費者に対して効果的にアプローチするためには、ビッグデータを収集・分析できる基盤を整えることが大切です。

また、DXを推進し定型業務の効率化や自動化を進めることで、従業員は戦略立案や意思決定といった付加価値の高い業務に注力することが可能になります。

何が起こるかわからないVUCA時代において、DXの推進は非常に重要な取り組みだと言えるでしょう。

ダイバーシティの推進

従来、日本の企業では新卒一括採用や終身雇用を前提とした雇用が主流となっていました。

しかし、画一的な価値観で構成された組織では、VUCA時代に起こり得る大きな変化に対応するのが難しくなる可能性が考えられます。

そこで重要になるのが、ダイバーシティを推進し、さまざまな価値観やバックグラウンドを持つ人材が適材適所で活躍できる環境を整えることです。

ダイバーシティを推進することで、自社を取り巻く状況を多面的に捉えることができ、新たなイノベーションが生まれやすくなり、消費者の価値観や市場の変化にも柔軟に対応しやすくなるでしょう。

VUCA時代に役立つフレームワーク「OODAループ」とは？

VUCA時代の思考法として、「OODA（ウーダ）ループ」というフレームワークが注目を集めています。

OODAループは、「Observe（観察）」「Orient（状況判断）」「Decide（意思決定）」「Act（実行）」から構成されています。

変化が激しく何が起こるか予測困難なVUCA時代においては、常に状況を観察・把握し、スピーディに意思決定を行い実行につなげることが重要であり、それを実践するには「OODAループ」のフレームワークが有用だと言えるでしょう。

VUCA時代の組織作りにワークフローシステムが有効

ここまで、VUCA時代と呼ばれる現代、企業に求められる取り組みや有効な思考法をご紹介しました。

次は、VUCA時代に対応する組織作りに役立つ具体的なソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議などのプロセスを電子化するシステムのことで、意思決定の迅速化をはじめとしたさまざまなメリットをもたらします。

では、ワークフローシステムがVUCA時代の組織作りに役立つ理由について詳しく見ていきましょう。

意思決定の迅速化

先述の通り、VUCA時代においては意思決定スピードが今まで以上に重要になります。

そして、ワークフローシステムの導入は、意思決定の迅速化に効果的です。

通常、企業の意思決定では、起案内容をまとめた稟議書を作成し、関係者による回覧・承認を経て、最終的に決裁が下されます。

こうした意思決定プロセスを紙媒体で運用している場合、回覧中の差し戻しや、オフィス不在による承認待ちが発生しやすく、意思決定スピードが低下してしまいます。

ワークフローシステムで意思決定プロセスを電子化することで、パソコンやスマートフォンなどのデバイス上で起案から承認、決裁までを完結することができ、意思決定を迅速化することが可能です。

DX推進基盤の構築

ワークフローシステムの導入は、DX推進の基盤構築という面でも有効です。

DXを推進していくには、ITシステムの利活用が欠かせません。

しかし、業務が紙媒体で行われている場合、ITシステムの導入が制限されたり、適用範囲が狭まってしまう恐れがあります。

一方、ワークフローシステムで社内業務が電子化されていれば、基幹システムとの連携や、RPAやグループウェアといったツールとの連携もスムーズに行うことができ、DXを効率的に推進していくことができるでしょう。

働き方改革への対応

ワークフローシステムで申請や稟議を電子化することで、働き方改革を推進することが可能です。

先述の通り、ワークフローシステムではデバイス上で起案から社内承認、決裁までの一連の流れを完結できるため、オフィスに縛られることなく意思決定を行うことが可能です。

そのため、在宅勤務をはじめとしたテレワークや、仕事と休暇を組み合わせたワーケーションなど、新しい働き方にも柔軟に対応することが可能になります。

その結果、多様な人材を受け入れることが可能になり、ダイバーシティの促進にもつなげることができるでしょう。

リスクマネジメントの強化

ワークフローシステムの導入は、リスクマネジメントの強化にも効果を発揮します。

ワークフローシステム上に業務の流れを可視化することで、作業の停滞やミスにつながり得るリスクを発見しやすくなり、対策・改善につなげることが可能です。

また、「誰が」「いつ」「何を」したのかというログを記録することで、不正な決裁や情報の改ざんといったリスクを防止することも可能です。

ワークフローシステムで意思決定の迅速化を実現した事例

次は、ワークフローシステムで意思決定の迅速化を実現した企業事例をご紹介します。

SCSK株式会社のワークフローシステム導入事例

SCSK株式会社（※）は、「基幹情報システム（ERP）刷新」の一環として、2009年6月に枠フローシステムを導入しました。

同社では、意思決定の迅速化や見える化、在宅勤務者や客先常駐社員の意思決定プロセスへの参加などの効果を期待していました。

また、「市場・顧客・社会」といった変わり続ける外部環境にあわせて、社内の組織構造や意思決定プロセスを適応させ、全社マネジメント機能の強化につなげることも、ワークフローシステムに求める役割に掲げられていました。

実際にワークフローシステムを導入したことで、半年で16,500件の起案を処理するなど意思決定の迅速化を実現。また、一元的かつ電子的な意思決定プロセスを全社規模で確立し、重要な意思決定が適切に行われているかをチェックできる体制が整ったことを実感しています。
（※2009年の導入当時は住商情報システム株式会社）

全日空商事株式会社のワークフローシステム導入事例

全日空商事株式会社は、グループ経営の効率化やガバナンス強化を目的にワークフローシステムを導入しました。

導入から半年間で約12,500件の決裁業務を処理するなど、意思決定プロセスの効率化に効果を実感。

現在はグループ全体への展開に先駆けて同社のみで稼働していますが、最終的にはグループ全社、約2,500名規模での利用を目指しています。

そして、グループ全体で利用できる環境が整うことで、意思決定の迅速化や業務品質の向上といった具体的な効果が表れると見込んでいます。

株式会社石垣のワークフローシステム導入事例

株式会社石垣は、リモートワーク体制の構築を図り、2020年にワークフローシステムを導入しました。

導入以前、社内で行われていた申請業務が紙の帳票を含む4つの手段に分散しており、業務効率の面で課題となっていました。

そうしたなか、新型コロナウイルス感染症によるパンデミックが発生。

同社はコロナ対策として出社率削減を進めたものの、申請業務が停滞してしまう事態に直面してしまいます。

このような状況を打開するため、リモートワーク体制の構築を目的にワークフローシステムを導入しました。

ワークフローシステムの導入後、稟議書の決裁期間が3分の1まで短縮し、年間800万円相当の業務時間削減を実現。

さらに、リモートワークでもスムーズな組織運営が可能になるなど、外部環境の変化に強い体制の構築に成功しています。

まとめ

今回は、近年注目度が増しているVUCAの基礎知識や、企業に求められる取り組み、ワークフローシステムの有効性について紹介してきました。

企業を取り巻く状況が目まぐるしく変わっていく現代、変化に対して柔軟かつ迅速に対応できる組織作りが求められています。

VUCA時代を生き抜くための取り組みとして、今回ご紹介したワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。