ワークフローシステムを活用することで、社内で行われるさまざまな業務を改善することが可能です。

そして、ワークフローシステム導入の効果を最大限に高めるには、文書業務のよくある課題と効率化のポイントを理解しておくことが大切です。

このページでは、業務改善を実現するために覚えておきたい知識をご紹介します。

ワークフローシステムは業務と文書をつなぐ？

ワークフローシステムを活用して業務改善を行っていくためには、まず「業務と文書がどのように紐付いているのか」を考えてみることが重要になります。

というのも、会社組織で行われるあらゆる業務の始まりには、「文書」が必要不可欠だからです。ビジネスにおける「文書」は、ただ書くだけで役目が終わるのではなく、その後に何らかの業務が発生します。

文書を起点とした業務が抱える2つの課題

文書を起点とした業務を効率化するためには、「文書移動によるタイムロス」と「文書管理の煩雑さ」という2つの課題を知っておく必要があります。

文書移動によるタイムロス

従来の紙文書を用いた業務の場合、承認や決裁に際して文書の移動が発生します。物理的な移動距離の短縮には限界がありますし、

承認者が外出中で対応が困難であったり、拠点をまたぐ承認となれば、郵送期間などでさらにタイムロスが生じます。

文書管理の煩雑さ

文書は一連の業務が完了するまでに様々な人の手に渡ります。「今は誰が持っているのか？」といった進捗確認から、承認や作業など未対応文書の一時保管など、適切に行うべき文書管理は至るところで発生しています。加えて、完了後の文書保管や廃棄作業なども含めれば、関連業務は煩雑で、手作業で行うにはあまりにも多いと言えます。

文書を起点とした業務を効率化するには？

前述のように、文書を起点とした業務が抱える課題は「文書移動によるタイムロス」と「文書管理の煩雑さ」の2つに集約されます。

そして、これらの課題は、直接的に業務効率に関わってくるものでもあります。

解決によって業務効率が高まり、生産性が向上することは明白ですが、単なる業務改善だけではある程度までしか改善は見込めないでしょう。

より根本的な解決を望むのであれば、統一的なシステムの導入が必要不可欠と言えます。そこで活躍するのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムは、発生した文書を適切な形で業務につなぎ、完了までの業務管理を円滑にします。

完了後の文書保管はもちろん、文書そのものには記載されることがない情報も合わせてデータ化し保管・活用を可能にします。

文書移動の時間短縮

ワークフローシステムの導入により文書が電子化され、物理的な移動を廃止することが可能になります。

加えて、業務手続きも電子化されるため、文書移動の際に発生するタイムロスがゼロになります。文書移動が自動化されることで、申請者が回付先を迷わない仕組みも構築されます。申請や承認、決裁などのフローも対象複数名に同時共有され、リアルタイムで通知が行われます。

文書管理の簡素化

文書の電子化に伴い、文書保管も自動で行われるようになります。文書の自動分類や自動保存はもちろん、関連書類を紐付ける仕組みも備わっているため、保管文書の検索性が飛躍的に向上します。また、業務手続きも電子化しているため、未完了の進捗状況が可視化し、常に把握できるようになります。

ワークフローシステムはどのような業務に使えるのか？

「ワークフローシステムはどのような業務に使えるのか？」を考えた時、多くの方が最初に思い浮かべるのは、稟議のような「申請・承認・決裁など一連の流れの電子化」だと思います。

確かに、「ワークフローシステムで運用される業務」と言うと、上司や上長の許可を求めるような業務がイメージされがちですが、実際のところ、文書を起点にした業務であれば、どのような業務でもワークフローシステムで運用することが可能なのです。

「日報」のような毎日発生する文書から、「入社手続き」といった一人あたりの発生頻度は低くても保存期間が定められている文書など、発生頻度や重要度が異なる場合でも、それぞれが適切な形で自動的に保存・保管され、文書管理のストレスから解放された状態で業務を進められるようになります。

イレギュラー対応もワークフローシステムなら簡単にできる？

たとえば、クレーム対応など発生頻度の低い業務の場合、対応に不慣れな従業員は多く、社内ルールがあったとしてもスムーズな対応は難しいかも知れません。しかし、このような突然発生する緊急性の高い業務であっても、ワークフローシステムで運用することにより、スムーズな対処が可能になります。

上図のようにクレーム対応をワークフローシステムで運用した場合、報告と同時に情報共有がなされ、対応が必要な部署・担当者への作業依頼が迅速に行われます。また、分類ごとにフローを事前設定できるので、報告者は報告方法を変える必要がありません。

本来はイレギュラーな業務も、ワークフローシステムによって効率化されることで、より安全かつスピーディな運用が実現します。

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ワークフローシステムは進捗状況を可視化する？

これまでにも、文書を起点とした業務の効率化には「文書移動によるタイムロス」と「文書管理の煩雑さ」という2つの課題があるとご説明してきましたが、両方に共通するのが「文書の流れ」に起因する課題である、ということです。

文書の流れを把握することは、業務の効率化に直結します。たとえ流れ自体は一方通行でも、別拠点の部署へ流れていくこともあれば、関連会社へ流れるなど、業務で発生する文書は内容や条件によって複雑なルートを辿ります。

ルートが複雑になればなるほど進捗状況の把握も難しくなりますが、ワークフローシステムを使用すれば、画面上で簡単に把握できるようになります。

回付ルートが一目で分かるだけでなく、進捗状況もリアルタイムで共有・可視化されます。

文書に関わるさまざまな業務を改善しよう

今回は、ワークフローシステム導入による業務改善効果を高めるためのポイントをご紹介しました。

すでにご紹介した通り、ワークフローシステムは稟議書などの承認・決裁を求める文書だけでなく、社内で発生するさまざまな文書を電子化することができ、文書に関わる業務を改善することが可能です。

ワークフローシステムをすでに導入している企業や導入を検討している企業は、文書と業務のつながりに注目して、幅広い業務の改善にワークフローシステムを活用してみてはいかがでしょうか。