そもそもハンコは必要?ビジネスで使われているハンコとその理由を大解剖

2020年08月21日
そもそもハンコは必要?ビジネスで使われているハンコとその理由を大解剖

 新型コロナウイルス(COVID-19)の流行により、一時全国的にテレワークを実施する流れが日本国内でもあったのは記憶に新しいでしょう。

働き方改革の一環でテレワーク制度やテレワーク実施のためのツール類の導入が進んでいたはずですが、それでもこの事態の中紙文書の処理や押印のために出社をやむなくしなければならない「ハンコ問題」が話題になりました。

Adobeの調査によると、テレワークを経験している500名に対するアンケートで、約6割がテレワークでも出社を余儀なくされているという結果が出ています。
(参考記事:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表)

今ビジネスで使われているハンコの種類

 皆さんは、社内で使われているハンコの種類とその意味について、説明することができますか?

 以下でハンコの種類と利用シーン、なぜそのハンコが使われているのかを整理していきましょう。

対社外文書編

シーン1:契約書で使用する

種類:丸印
利用シーン:契約書、官公庁への届け出など

丸印が指しているのは登記所に届け出た会社の実印、代表者印のことです。契約書の取り交わしの際や外部への届け出等、正式な文書に使用されます。

シーン2:契約書で使用する

種類:角印
利用シーン:発注書や注文書、納品書、その他のビジネス文書全般

角印は法人の認印の一種です。

シーン3:自筆の代わりに使用する

種類:ゴム印
利用シーン:会社の封筒やその他ビジネス文書全般

前述したハンコの捺印が必要ではないが、会社名や住所等を記したほうが良いときにゴム印を使うことがあります。

対社内文書編

シーン4:稟議書や承認、決裁で使用する

種類:認め印、シャチハタ、三文判
利用シーン:社内の公式文書、申請書から荷物の授受のチェックなど

個人が確認、あるいは承認をしたという確認のために使われる場合は、認め印等が使われることが多いでしょう。

>>さらにハンコの種類を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

 このようにざっと挙げただけでも大きく4種類のハンコと押印のシーンが出てきました。これらの利用シーンから、その使い分けは文書の重要度や正式な文書である信頼性を示す必要度によってされていることが分かります。

 しかしこの使い分けや信頼性を示すためにハンコが必須であるとは法律で明確に定義がされているわけではありません。

 2020年6月に内閣府、法務省、経済産業省が連名で公表した押印のQ&Aにも次のように明記されている通りです。

私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、 書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除 き、必要な要件とはされていない。

引用元:押印についてのQ&A

 この資料の中では認印や角印にも触れられていますが、押印が本人によってされていること、そして印影から本人の作成した印鑑であることの証明が印鑑の模倣のしやすさなどから難しいため、押印が本当に必要なのか見直しが有意義であるとも提案されています。

 ではなぜ社内外でハンコが必要なのでしょうか。

ハンコのほとんどは「なんとなく安心」で使われている

 前段の例から分かる通り、「ハンコを押す」行為は文書の取り交わしにおいて、本当に本人(または代理人)が本人の意思に基づいて作成し、同意した文書かどうかということを示すために使われています。

 しかしハンコが必須であるわけではないとお伝えした通り、同意している人が本人であることを証明できれば、偽造が難しい署名(手書きの記名)や、双方が内容に同意したことが分かれば信頼性は劣るものの、押印は本来必要ありません。

 このことからハンコは本人であることの証明、同意を示す一手段にすぎないのですが、本来の目的もさることながら商習慣の意味合いが強くなり、今ではあらゆる文書にまで対象が広がって習慣が形骸化してしまっている状態であると言えるでしょう。

 確かに日本では署名の文化がほとんどなく、署名でなくても苗字などのサインをするよりもシャチハタなどですぐに承認のしるしを残せるのは手間もかかりません。ですが押印のために緊急事態下であっても出社せざるを得ない状況になるのは本末転倒です。

 今から署名の文化を普及させるのか、あるいはハンコ以外に「本当に本人が作成したのか、同意しているのか」を証明でき、かつ日本の商習慣に合った代替手段はないものでしょうか。

見た目はハンコ、紙ライクなワークフローシステム活用という選択肢

 では、本人の同意を示すために、ハンコの他にどんな手段があるのでしょうか?

 

 社内で流通する文書であれば、ワークフローシステムの印影を使う方法があります。

<ワークフローで使われている印影のサンプル>

 こちらの図のように、エイトレッドが開発・提供するワークフローシステムでは、申請者や承認者がシステム上で申請を「提出」「承認」のボタンを押すと、書面のように画面のフォーマット上で印影が表示される機能が標準搭載されています。

 基本的にハンコはなくとも双方の合意が確認できればよいのですが、組織が大規模かつ構成が複雑になればなるほど、組織運営上、その合意を逐一確認するのは手間がかかることも事実です。紙の文書以外にもメールや、最近ではチャットツール、グループウェアを合意形成に使う方も多いかもしれませんが、最終的に何が承認され何が承認されなかったのか、一元的に検索できないのも不便です。

 ワークフローシステムはこのような状況で、システムといえども日本の商習慣に近い形でハンコを代替しつつ、意思決定をワークフローシステム上に集約し、生産性向上へ貢献できるツールと言えます。いきなり押印をやめることも手ではありますが、こうしたツールで代替することも検討してみてください。

 残る社外との文書、契約書のやりとりはどうでしょうか。

こちらも2020年10月に、電子帳簿保存法が改正される予定です。すでに財務省が発表している『税制改正大綱』で要件緩和が盛り込まれており、バックオフィスに関わるペーパーレス化、脱ハンコ化が進むことが予想されます。

 いかがでしたでしょうか。ハンコは心理的安全性、商習慣によって形骸化している部分が多く、しかしその目的に立ち返れば代替手段はあるということを確認してきました。

 今後業務生産性の向上やBCPの見直しをされる企業の皆さんは、脱ハンコに向けた対策をぜひ検討してみてください。

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