組織改編とは?組織変更との違いや必要な理由、課題、効率化する方法をご紹介

企業活動においては、さまざまな目的で組織改編を検討するタイミングが訪れます。

組織改編は持続的な成長・発展を図るうえで大きな役割を果たす一方で、従業員にとって大きな負担となってしまうことも多いため、「なぜわざわざ行う必要があるのか？」と疑問に思う人もいるかもしれません。

そこで今回の記事では、組織改編の意味や目的、よくある課題や効率化する方法などについてわかりやすく解説いたします。

円滑な組織改編を実現するソリューションや成功事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

組織改編とは？

組織改編とは、新規部署を立ち上げたり、既存の部署を合併・分割、あるいは解散するなどして企業の組織構成を変更することを意味します。ちなみに、組織改編を英語では「organizational change」や「reorganization」と表現します。

企業活動においては、組織の持続的な成長をはじめとしたさまざまな目的で組織改編を行うことがあります。一方で、組織改編は現場の従業員にとって一時的に混乱や負担をもたらすこともあるため、ポイントを押さえつつ計画的に実行することが大切です。

組織改編の類似用語・関連用語

組織改編と混同しやすい、あるいは関連性が深い言葉に「組織変更」や「組織再編」、「組織改革」、「人事異動」、「組織図」などがあります。

それぞれの言葉の意味と組織改編との関係性について確認していきましょう。

組織変更

組織変更とは、一般的に組織改編と同義で使用されます。ただし、会社法上で使用される場合は、法人の種別を変えることを指すため、組織改編とは意味が異なります。

組織再編

組織再編とは、合併や会社分割、株式交換などを指します。組織を構成し直すという点では組織改編と同じですが、法人格の変更を伴うという点において組織改編とは異なります。

組織改革

組織改革とは、組織の風土や従業員の意識、業務内容や社内制度に至るまで、組織全体を根本から変えることを意味します。組織改編は組織の構造・体制を変更することであるのに対し、組織改革は変革の対象がより広範だと言えます。

人事異動

人事異動は、企業の目的に応じて従業員の配属や役職、勤務形態などを変更することを指します。改編が簡易な場合を除き、組織改編には必ずといっていいほど人事異動が伴います。

組織図

組織図とは、組織を構成する部署・部門の役割や関係性を図式化したものです。組織改編を行う場合、組織図の変更も行う必要があります。

組織改編を行うタイミング

企業活動のなかでは、組織改編を検討すべきタイミングは数多く訪れます。

次は、組織改編を行うタイミングとして代表的な例を見てみましょう。

組織の拡大・縮小

組織の拡大により人員が増加したタイミングや、反対に人員が減って組織規模が縮小しているタイミングは、組織改編を検討すべきタイミングだと言えます。

組織が拡大もしくは縮小しているタイミングは、特定の部署では人材が飽和し、別の部署では人材が不足しているといった状況に陥ってしまいがちです。そのような状況下では、従来の体制が機能しない可能性が高く、組織改編を行い人事編成の最適化を図る必要があります。

経営戦略の転換期

経営戦略の転換期も、組織改編に適したタイミングです。

新たな経営戦略を打ち出す際、既存の組織体制を見直し、経営戦略に合わせた組織体制を整えるケースは珍しくありません。

たとえば、新規事業を立ち上げる際には新たに事業部を設立したり、既存部門から特定の領域を切り離し、独立部門として体制の強化を図ったりすることで、戦略を効率的に実行することが可能になります。

外部環境の変化

先述した2つのタイミングとは異なり、外部環境の変化により組織改編を行うケースもあります。

わかりやすい例としては、昨今の新型コロナウイルス感染症の流行拡大が挙げられます。コロナ禍では多くの業界が少なくない影響を受けましたが、なかでも大きな打撃を受けたのが小売業界です。外出規制により実店舗の売上は急激に減少し、多くの小売業者は苦境に立たされました。そうしたなか、実店舗を縮小し、そのぶんのリソースをEC事業の強化に充てたことで売上を伸ばした小売業者も存在します。

このように、外部環境の変化に合わせて柔軟に組織体制を変更することは、BCP（事業継続計画）の観点でも、逆境をチャンスに変える意味でも重要だといえるでしょう。

組織改編を行う目的やメリット

次に、企業が組織改編を行う目的について確認していきましょう。

それでは、従業員にとっての負担が大きいにもかかわらず、多くの企業で組織改編が度々行われているのはどのような理由からなのでしょうか。

組織の持続的な成長・発展

組織改編を行うもっとも大きな目的のひとつが、組織の成長・発展を図るためです。

企業が継続的に成長し続けるためには、事業の拡大や新拠点の立ち上げなど、ときにはスケールアップの方向に経営の舵を切る必要があります。

ニーズが高まっている事業領域を独立した部門として新設したり、規模が大きくなった部署を業務内容ごとに細分化・分割したりすることで、より緻密な予算計画の立案・実行や専門性・生産性の強化につなげることが可能です。

組織の存続や立て直し

業績不振など経営状況が思わしくない場合は、採算の合わない事業の撤退や部署の解体を考慮しなければなりません。また、組織を取り巻く状況の変化により、従来の組織体制が現状のビジネス環境にマッチしなくなるケースも考えられるでしょう。

そのような場合、組織全体の成長を妨げる足かせとなってしまったり、ビジネスチャンスを取り逃してしまう可能性が高くなります。

組織の存続・立て直しを図るうえでも、自社の状況や外部環境の変化に応じて組織改編を行うべきだと言えるでしょう。

従業員の成長

組織改編を行うことで、従業員の成長を促すケースもあります。

組織改編により、従業員が新たな役職や業務を任されたり、これまでとは異なる環境に身を置くことで、マンネリの解消やモチベーション向上、新たなスキル・知識の獲得につながる可能性があります。

部署部門の活性化

組織改編を行うことで、部署部門の活性化も見込めます。

長期間にわたって組織内の人事編成が固定化されていると、徐々に業務が属人化してしまうケースや、イノベーションが生まれにくくなってしまうケースがあります。

反対に、組織改編を行うことで部署部門が活性化し、これまで気づかなかった業務の改善点が見つかったり、業務改善につながるアイデアが生まれる可能性が高まります。

組織改編でよくある課題

株式会社エイトレッドが実施した「組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労 調査」によると、組織改編や人事異動に伴う対応について、80％を超える人が何らかのストレスを感じていると回答しています。

それでは、具体的なストレスの原因は何なのか、組織改編の課題について整理してみましょう。

膨大な業務量

組織改編の課題として最初に挙げられるのが膨大な業務量です。

前述の調査においても、ストレスを感じた要因として75％以上の人が「業務が膨大だったから」と回答しており、これは、2番目に多かった「成果が見えにくい業務だったから」の43.3％を大きく引き離しています。

なお、組織改編に伴う具体的な作業の一部としては下記のようなものが挙げられます。

残業時間の増加

「膨大な業務量」で挙げた業務は、多くの場合、通常の業務と並行して行なわれるため、組織改編の時期はどうしても残業が多くなってしまいます。

前述の調査においても、およそ80％の人が「残業が増えた」と回答しており、そのうちの過半数が、1カ月あたり45時間以上増えたと答えています。

業務の引き継ぎ

組織改編に伴うストレスが発生するのは、バックオフィスだけではありません。

例えば、組織改編に人事異動が伴う場合、対象となった従業員は、業務や書類の引継ぎを行わなくてはなりませんが、属人化や前任者の不在などが原因で円滑に行われないこともあるでしょう。

このような場合、従業員に負担がかかるだけではなく、業務の停滞や現場の混乱を招きかねません。

機密情報の取り扱い

組織改編を行う際は、従業員情報などの機密情報を取り扱うことも珍しくありません。

そのため、細心の注意が必要になったり、作業できる人員が制限されるなど、作業の停滞を起こしやすく、従業員の負担になると考えられます。

また、組織が保有する機密情報のなかには、特定の役職者のみが閲覧できる情報が含まれているケースも珍しくありません。組織変更においては役職変更が伴うことも多いため、機密情報の管理については最新の注意が必要だといえるでしょう。

組織改編を効率化する鍵はワークフローシステム

さて、ここまで組織改編における概要をまとめてきましたが、組織改編が企業経営にとって欠かすことができないものであるからこそ、前段で挙げた課題を克服し、少しでも効率化したいですよね。

そこで、組織改編の課題を解決し、効率化するための手段のひとつとしてワークフローシステムを提案したいと思います。

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ワークフローシステムとは、稟議をはじめとした業務手続きを電子化するシステム。導入することで、組織改編においてさまざまな効果をもたらします。

それでは、ワークフローシステムがなぜ組織改編に有効なのかについてみてみましょう。

組織構造や業務プロセスの見える化

ワークフローシステムは導入にあたり、職務権限規程に沿って組織構造や業務プロセスをシステム上に再現する工程が発生します。

導入の過程で組織構造や業務プロセスが可視化されるため、組織の全体像や一連の業務プロセスを把握しやすい状態が作り上げられます。

これにより、現状の組織構造や業務プロセスを評価したりボトルネックの特定につなげることができるだけでなく、組織改編に伴う体制や業務プロセスの変更による混乱を防ぐことが可能です。

ナレッジマネジメントの強化

ワークフローシステムでは、過去に処理した申請・決裁データがシステム上に保存されます。保存されたデータはさまざまな条件で検索することができ、必要に応じて参照したり集計したりすることが可能です。

これにより、これまで蓄積されてきたナレッジへのアクセススピードが向上し、人事異動を伴う組織改編の際でも、必要に応じて前任者が行った手続きを確認したり、対応方法を調べたりすることができ、業務の引き継ぎも円滑になるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化という観点でも有効です。

人事異動を伴う組織改編では、役職に変更があったり担当者の入れ替わりがあったりといった状況が珍しくありません。そのため、然るべき承認・決裁を経ずに手続きが進行してしまったり、意思決定が行われてしまったりといったリスクが高まります。

ワークフローシステムを導入して入れば、事前に適切な承認ルートを定義しておくことで、申請内容に応じた適切な承認ルートを自動判別し、社内規定に沿った意思決定を徹底することが可能です。また、ワークフローシステム上で処理するデータは、部署部門や役職ごとにアクセス権限を設定したり、個別に閲覧権限を制限したりすることが可能です。

これらの特徴により、組織改編時に生じがちなリスクを低減しつつ、強固な内部統制を築くことができるでしょう。

関連書類のペーパーレス化

ワークフローシステムは、業務手続きの一連のプロセスを電子化することができるため、書類の作成だけではなく、作成後の承認や回付といった業務も効率化することができます。

また、書類の保存もオンライン上で行われるため、組織改編に際して回付途中の書類が紛失するといったトラブルも回避することができます。

システム連携により設定変更を容易に

組織改編の際は、各種業務システムで設定変更が必要になることが多々あります。

業務システムごとに設定変更を行うのは多くの手間がかかるだけでなく、組織変更では新たな体制での運用に間に合わせるために短期間での対応が求められることも珍しくありません。

ワークフローシステムはさまざまな業務システムと連携することができ、マスタデータを引き継ぐことで入力・転記作業を効率化・自動化したり、各システムで個別に行われていた手続きをワークフローシステム上に集約したりすることが可能です。

組織改編におすすめのワークフローシステムは？

次に、数あるワークフローシステムのなかでもとくに組織改編に強いワークフローシステムとして「AgileWorks(アジァイルワークス)」をご紹介させていただきます。

「AgileWorks」が組織改編に強い理由は以下の通りとなります。

柔軟な承認フローの設定

「AgileWorks」は、シンプルな承認フローはもちろんのこと、申請内容によりフローを分岐させたり、ひとつの申請に対して複数名に同時に回付を行う並列処理なども標準機能でカバーできるため、複雑な組織構造にも対応可能です。

また、書類の閲覧権限の付与やはく奪も柔軟に行えるため、組織改編や人事異動時における書類の引継ぎをスムーズに行うことができます。

システム連携に強い

「AgileWorks」は、基幹系システムとの連携を前提に設計されているため、人事システムや会計システム、入館システム、契約管理システムなどさまざまな外部システムと連携可能です。

本来であれば、所属や役職の変更に関する情報の更新を各システム毎に行わなくてはならないですが、連携することで、システム間でのデータの引継ぎが可能になるため、二重入力をなくすなど、システムメンテナンスに関する工数を大幅に削減することができます。

余裕をもったメンテナンスが可能

「AgileWorks」は、未来の組織や所属に関するデータを履歴として持つことができるため、組織改編に関連するデータを先に受け取り、事前にメンテナンスに着手することが可能です。

また、検証環境「ステージング」の準備もあるので、運用前に設定の事前検証をしてから本番環境に移行できます。

これらの機能により、リスクを回避しながら、日数に余裕を持って組織改編の作業を行うことができるようになるため、組織改編時の作業工数や残業時間の大幅な削減が見込めます。

「AgileWorks」のカタログをダウンロード

「AgileWorks」を導入し組織改編の効率化に成功した事例

では、実際に「AgileWorks」を導入して組織改編の効率化を実現した事例をご紹介します。

大規模な組織改編へのスムーズな対応を実現（東急プロパティマネジメント）

東急グループにおいて不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社は、「AgileWorks」を活用して組織改編へのスムーズな対応を実現しました。

「AgileWorks」の導入以前、同社では稟議書や申請書を紙ベースで運用しており、承認にはハンコによる押印で対応していました。しかし、紙とハンコによる業務は承認までに多くの時間を要しており、とくに拠点をまたぐ承認には1～2週間かかるなど業務生産性低下の要因となっていました。

この課題を解消するため、同社は承認申請業務の電子化を決断。システム選定の結果、同社の複雑な承認フローにも対応する柔軟性が決め手となり、「AgileWorks」の導入に至りました。

2010年の導入以降、同社は段階的に「AgileWorks」の適用範囲を拡張していき、2020年には社内のほぼすべての承認申請業務を電子化し、紙の稟議書や申請書を廃止することに成功。従来は1～2週間を要していた承認期間が1～2日程度まで短縮され、業務生産性の向上やナレッジマネジメントの強化にも効果を実感されています。

また、「AgileWorks」は組織改編への対応にも効果を発揮。2021年に商号変更を伴う大規模な組織改編が行われた際、「先付けメンテナンス機能」や「ステージング機能」などを駆使することで組織改編に伴う設定変更作業を1週間で完了するなど、スムーズな対応につながっています。

深夜作業も発生していた組織改編時の負担が解消（トプコン）

創業90周年の歴史を有し、29の国と地域を拠点に医（ヘルスケア）・食（農業）・住（建設）の分野でDXを推進する株式会社トプコン。同社ではかねてよりワークフローシステムを導入していたものの、開発や保守のコストが高く、結果として業務が属人化してしまうという課題を抱えていました。

さらに、当時利用していたワークフローシステムはスマートフォンなどのマルチデバイスに未対応であり、申請承認業務の停滞を招く要因となっていました。

そこで同社は、これらの課題を解消するために既存のワークフローシステムの刷新を決断。複数製品の比較検討を行った結果、属人化の解消に効果が期待できる直感的なUIや、組織改編時の負担軽減に有効な「先付けメンテナンス機能」を有している点などを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

社内ポータルサイトとの連携なども行いつつ導入を進め、約6か月で「AgileWorks」の運用を開始。スマートフォンからの申請承認が可能になったことで意思決定が迅速化し、同社の組織運営は大幅に円滑化しました。また、直感的な操作性により開発や保守といった業務の属人化が解消され、1件につき40時間ほど要していた開発作業が8時間ほどで完了できるようになりました。

さらに、旧ワークフローシステムでは組織改編の際、メンテナンスのために日付が変わる深夜まで作業をすることも珍しくありませんでしたが、「先付けメンテナンス機能」により組織改編時の負担も解消されています。

組織改編に伴うシステム停止や不具合のリスクを解消（グロップ）

総合アウトソーシングサービスを提供する株式会社グロップは、紙ベースで行われていた申請業務を変革するため「AgileWorks」を導入しました。

本拠地である岡山を中心に全国60ケ所、中国や東南アジアといった海外にも拠点を展開する同社では、急速な事業拡大の一方で紙の申請業務による課題に直面していました。

同社では従来、グループウェアからダウンロードしたフォーマットに必要事項を記入し、押印による承認を経て本社へ申請書を送付するフローで申請業務を行っていました。全国から回収する大量の申請書の処理業務には多大な人的工数を要しており、書類のファイリングやデータ転記のためだけに毎日1時間ほど費やしている状況でした。

そうしたなか、2019年に経営層主導による業務改善プロジェクトが発足し、その一環としてワークフローシステムの導入を検討開始。

システム選定では、紙書類のイメージをシステム上で再現できる点や、他システムとの連携により大幅な業務効率化が期待できる点が決め手となり、「AgileWorks」の導入を決定。

また、組織改編を毎年実施している同社においては、未来の組織図を作成できる「先付けメンテナンス機能」を有している点も評価のポイントとなりました。

比較的容易に電子化可能な申請書から移行する方針を取り、導入プロジェクトの開始から約4ケ月という短期間で「AgileWorks」の運用を開始。現在では約220種の申請書を電子化し、累計110,000件の申請を「AgileWorks」で処理するなど、アナログな申請業務の抜本的な変革に成功しました。全国どこの事業所からでもスムーズな申請・承認が可能になったほか、各種システムとの連携によりデータ転記やファイリングなどの処理業務がほぼゼロに削減されるなど大きな成果を得ています。

また、「先付けメンテナンス機能」を活用することで、組織改編の期日前から保守作業を進めることが可能になり、組織改編に伴うシステム停止や不具合のリスクを低減することにも成功しています。

業務効率化と運用負荷の軽減を達成（東京エレクトロンデバイス）

半導体を中心とした電子部品やコンピュータ・ネットワーク機器の販売を手掛ける東京エレクトロンデバイス株式会社は、旧ワークフローシステムから「AgileWorks」へのリプレイスにより業務効率化と運用負荷の軽減を達成しました。

同社では以前よりワークフローシステムを利用していたものの、旧システムでは複雑な承認フローへの対応が難しく、運用・管理の負担が増大化していました。また、同社では人事異動や組織改編が頻繁に行われており、その都度決裁権限や承認ルートの変更をしなければならず、IT企画部門の負荷が高い状態でした。そこで同社は、ワークフローシステムのリプレイスを検討開始。

製品選定においては、組織改編時の負担を軽減するメンテナンス性やシステムの拡張性などを機能要件として挙げられました。複数製品を比較検討した結果、直感的な操作で設計・メンテナンスを行うことができ、各種システムとの連携性にも優れていることを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

導入後、起案・承認が簡単に行えるようになり、決裁までに要する期間も短縮されるなど、申請承認にかかわる業務全体が効率化。管理・運用面に関しても、直感的な操作性により各部署で帳票の作成や運用を管理できるようになったことでIT企画部の負担が軽減され、メンテナンス工数も大幅に削減されています。

まとめ

さて、今回の記事では、組織改編がなぜ必要なのかや、課題、そしてその課題を解消し効率化するための方法などについてご紹介いたしました。

グローバル化やICT化、リモートワークなど新しい働き方の普及など、企業を取り巻く環境が目まぐるしく変化する昨今、状況に応じて最適な組織編成を構築する組織改編はますます活発になると予測できます。

度重なる組織改編に対応するためにも、ぜひワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。