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組織改編とは?組織変更との違いや必要な理由、課題、効率化する方法をご紹介

組織改編とは?組織変更との違いや必要な理由、課題、効率化する方法をご紹介

組織改編とは、新規部署を立ち上げたり、既存の部署を合併、分割などして企業の組織構成を変更することを指します。

組織改編は従業員にとって負担が大きいため、「なぜわざわざ行う必要があるのか?」と疑問に思う人もいるかもしれません。

そこで今回の記事では、組織改編が行われる目的や、手間がかかる原因、効率化する方法などについて紹介したいと思います。

組織改変時のトラブル解決! 組織改編に強いワークフローシステムとは

組織改編の基礎知識

組織改編について正しく理解するためにも、まずは基礎知識として、よく似た言葉や目的、課題などについてみてみましょう。

組織改編とよく似た言葉

組織改編と混同されやすい言葉に「組織変更」「組織再編」「人事異動」があります。それぞれの言葉の意味と組織改編との関係性は以下の通りです。

組織変更
組織変更とは、一般的に組織改編と同義で使用されます。ただし、会社法上で使用される場合は、法人の種別を変えることを指すため、組織改編とは意味が異なります。

組織再編
組織再編とは、合併や会社分割、株式交換などを指します。組織を構成し直すという点では組織改編と同じですが、法人格の変更を伴うという点において組織改編とは異なります。

人事異動
人事異動は、企業の目的に応じて従業員の配属や役職を変更することを指します。改編が簡易な場合を除き、組織改編には必ずといっていいほど人事異動が伴います。

組織改編の目的

それでは、従業員にとっての負担が大きいにもかかわらず、多くの企業で組織改編が度々行われているのはどのような理由からなのでしょうか。

その答えは、企業の継続的な成長・存続のためです。

まず、企業が継続的に成長し続けるためには、事業の拡大や新拠点の立ち上げなど、ときにはスケールアップの方向に経営の舵を切る必要があります。

またその一方で、業績不振など経営状況が思わしくない場合は、採算の合わない事業の撤退や部署の解体を考慮しなければなりません。

組織改編ができないと、前述のような状況に対応できず、現状維持しかできなくなるため、大きなビジネスチャンスをとり逃したり、組織全体の足かせとなってしまうかもしれません。

このような事態を避けるためにも、企業は、状況に合わせて柔軟に組織改編を行うべきであるといえます。

組織改編の課題

株式会社エイトレッドが実施した「組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労 調査」によると、組織改編や人事異動に伴う対応について、80%を超える人が何らかのストレスを感じていると回答しています。

それでは、具体的なストレスの原因は何なのか、組織改編の課題について整理してみましょう。

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膨大な業務量

組織改編の課題として最初に挙げられるのが膨大な業務量です。

前述の調査においても、ストレスを感じた要因として75%以上の人が「業務が膨大だったから」と回答しており、これは、2番目に多かった「成果が見えにくい業務だったから」の43.3%を大きく引き離しています。

なお、組織改編に伴う具体的な作業の一部としては下記のようなものが挙げられます。

    ・関連書類の作成と管理
    ・承認ルートの変更
    ・社内システムの設定変更
    ・備品の調達
    ・社内周知
    ・各部門・部署からの問い合わせ対応
    など

残業時間の増加

「膨大な業務量」で挙げた業務は、多くの場合、通常の業務と並行して行なわれるため、組織改編の時期はどうしても残業が多くなってしまいます。

前述の調査においても、およそ80%の人が「残業が増えた」と回答しており、そのうちの過半数が、1カ月あたり45時間以上増えたと答えています。

引継ぎ

組織改編に伴うストレスが発生するのは、バックオフィスだけではありません。

例えば、組織改編に人事異動が伴う場合、対象となった従業員は、業務や書類の引継ぎを行わなくてはなりませんが、属人化や前任者の不在などが原因で円滑に行われないこともあるでしょう。

このような場合、従業員に負担がかかるだけではなく、業務の停滞や現場の混乱を招きかねません。

機密情報の取り扱い

組織改編を行う際は、従業員情報などの機密情報を取り扱うことも珍しくありません。

そのため、細心の注意が必要になったり、作業できる人員が制限されるなど、作業の停滞を起こしやすく、従業員の負担になると考えられます。

効率化の鍵はワークフローシステム

さて、ここまで組織改編における概要をまとめてきましたが、組織改編が企業経営にとって欠かすことができないものであるからこそ、前段で挙げた課題を克服し、少しでも効率化したいですよね。

そこで、組織改編の課題を解決し、効率化するための手段の1つとしてワークフローシステムを提案したいと思います。


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ワークフローシステムとは、稟議をはじめとした業務手続きを電子化するシステムです。

導入することで、組織改編においてさまざまな効果をもたらします。

ワークフローシステムが組織改編に有効な理由

それでは、ワークフローシステムがなぜ組織改編に有効なのかについてみてみましょう。

形式知の蓄積

ワークフローシステムは導入にあたり、既存の業務フローを明確にする必要があります。

この過程において、業務にかかわる人や部署、役割分担や情報が整理され、形式知として組織内で共有できるようになるため、人事異動が発生した際も、支障なく引継ぎを行うことができます。

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関連書類のペーパーレス化

ワークフローシステムは、業務手続きの一連のプロセスを電子化することができるため、書類の作成だけではなく、作成後の承認や回付といった業務も効率化することができます。

また、書類の保存もオンライン上で行われるため、組織改編に際して回付途中の書類が紛失するといったトラブルも回避することができます。

組織改編におすすめのワークフローシステム

次に、数あるワークフローシステムの中でも、特に組織改編に強いワークフローシステムとして「AgileWorks(アジァイルワークス)」をご紹介させていただきます。

「AgileWorks」が組織改編に強い理由は以下の通りとなります。

柔軟な承認フローの設定

「AgileWorks」は、シンプルな承認フローはもちろんのこと、申請内容によりフローを分岐させたり、ひとつの申請に対して複数名に同時に回付を行う並列処理なども標準機能でカバーできるため、複雑な組織構造にも対応可能です。

また、書類の閲覧権限の付与やはく奪も柔軟に行えるため、組織改編や人事異動時における書類の引継ぎをスムーズに行うことができます。

システム連携に強い

「AgileWorks」は、基幹系システムとの連携を前提に設計されているため、人事システムや会計システム、入館システム、契約管理システムなどさまざまな外部システムと連携可能です。

本来であれば、所属や役職の変更に関する情報の更新を各システム毎に行わなくてはならないですが、連携することで、システム間でのデータの引継ぎが可能になるため、二重入力をなくすなど、システムメンテナンスに関する工数を大幅に削減することができます。

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余裕をもったメンテナンスが可能

「AgileWorks」は、未来の組織や所属に関するデータを履歴として持つことができるため、組織改編に関連するデータを先に受け取り、事前にメンテナンスに着手することが可能です。

また、検証環境「ステージング」の準備もあるので、運用前に事前に設定の検証をしてから本番環境に移行できます。

これらの機能により、リスクを回避しながら、日数に余裕を持って組織改編の作業を行うことができるようになるため、作業工数や残業時間の大幅な削減が見込めます。

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「AgileWorks」を導入し組織改編の効率化に成功した事例

東急プロパティマネジメント株式会社様

東急グループにおいて、不動産運営管理事業を担う同社では、2021年に商号変更を伴う大規模な組織改編が実施されました。

組織改編に伴い、約100名の人事異動や新しい役職の任命、それに伴う回付ルートや権限設定の見直しなど、多大な作業工数が見込まれていましたが、AgileWorksに搭載されている機能を駆使することで、組織改編に関する設定変更の作業を1週間ほどの期間で完了しました。

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人事異動約100名も、設定変更を1週間ほどで完了

株式会社トプコン様

創業90周年の歴史を有し、29の国と地域を拠点に医(ヘルスケア)、食(農業)、住(建設)の分野でDXを推進する同社では、ワークフローシステムを導入していたもの、開発や保守のコストが高く、結果として業務が属人化してしまうという課題を抱えていました。

そこで、同社のIT基盤見直しに関するプロジェクトの発足をきっかけに、既存のワークフローシステムをAgileWorksにリプレイスしたところ、ワークフロー開発の内製化が可能となり、業務属人化からの脱却に成功しました。

また、従来のワークフローシステムを利用していたときは、日付が変わる深夜までオフィスに残って組織改編の作業をすることもありましたが、AgileWorksにリプレイスしたことで、未来の組織図を作成して事前にメンテナンスを行う「先付けメンテナンス」が可能となり、残業時間を大幅に削減することができました。

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属人化からの脱却と先付けメンテナンスで深夜残業を回避

まとめ

さて、今回の記事では、組織改編がなぜ必要なのかや、課題、そしてその課題を解消し効率化するための方法などについてご紹介いたしました。

グローバル化やICT化、リモートワークなど新しい働き方の普及など、企業を取り巻く環境が目まぐるしく変化する昨今、状況に応じて最適な組織編成を構築する組織改編はますます活発になると予測できます。

度重なる組織改編に対応するためにも、ぜひワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

組織改編に強いワークフローシステムとは
ワークフロー総研編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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