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ペーパーレス化に必要なツール・システムを目的別に紹介!

ペーパーレス化に必要なツール・システムを目的別に紹介!

近年、多くの企業が取り組んでいるペーパーレス化。

2022年1月から適用される電子帳簿保存法改正では、帳簿書類の電子保存に関する要件が緩和されるため、文書の電子化・ペーパーレス化に本格的に着手する企業がますます増加すると予想されます。

しかし、
「具体的にどうやってペーパーレスを実現すればよいのか分からない……」
「どんなツール・システムを導入するべきか分からない……」

という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、ペーパーレス化の目的を5つに分類し、ペーパーレスを実現するためのツール・システムを解説していきます。

ペーパーレス化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

【目的別】ペーパーレス化を実現するツール・システム

ペーパーレスと言っても、その目的によって活用すべきツール・システムは異なります。

そのため、ペーパーレスの目的を明確化した上で、適切なツール・システムを導入することが重要になります。

まずは、ペーパーレスの目的別に、必要なツール・システムを見ていきましょう。

1.文書管理の工数削減、省スペース化を目的としたペーパーレス化

目的

紙文書を減らして、文書管理を効率化したい(工数を削減したい)
人員が増えてきたので、文書保管スペースを縮小して、執務スペースを広げたい

実現する方法

紙文書を電子化することで、文書のファイリングや破棄といった手間を無くし、工数を削減できます。また文書保管スペースの縮小もできます。

実現できるITシステム

文書管理システム

もともと紙で存在している文書をスキャンして電子化するシステムです。管理の効率化や保管スペースの縮小ができます。

ワークフローシステム

申請書類の作成から決裁までの業務手続きを電子化するシステムです。業務手続きが電子化されることによって、これまでかかっていた工数を削減できます。また、書類が保存されるので、書類の検索が容易になったり、保管スペースが縮小できます。

2.情報共有の促進を目的としたペーパーレス化

目的

どこからでも必要な情報を共有できるようにしたい

実現する方法

電子データとして文書をやり取りすることで、オフィス以外で働く社員がいつでも情報にアクセスできるようになります。

実現できるITシステム

オンラインストレージ

インターネット上でデータを保管できるシステムです。情報を共有したい人に閲覧権限を与えるなどして、外出先でもインターネット上で情報を閲覧することができます。

ワークフローシステム

外出先・出張先でも回覧文書を確認できたり、他拠点との情報共有も容易になります。また、情報伝達がきちんとされたか回付状況から確認できます。確認がされていない場合、滞留日数が把握でき催促も可能です。

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3.文書作成の効率化を目的としたペーパーレス化

目的

手書きで書類を作成するのは手間がかかるため、効率化したい

実現する方法

書類作成を電子化することで、手書きで書類作成する際にかかっていた作業負担を軽減し、業務効率化を図ることができます。

実現できるITシステム

表計算ソフト

数値のデータの集計や分析に用いられるソフトウェアです。表計算ソフトで作成した文書はメールに添付して送信します。受取人は添付された文書を確認するためにダウンロードするという手間が生じます。

ワークフローシステム

書類を再提出する際は、新しい紙に書き直す必要はなく修正箇所だけを直すことができます。また、過去と同じ申請内容を記載する際は、過去の申請書類をそのまま複製できます。その結果、これまでかかっていた作業負担を軽減し、業務効率化を図ることができます。

4.取引先との書面やり取りの迅速化を目的としたペーパーレス化

目的

取引先と書面で行われているあらゆる契約を迅速化したい

実現する方法

取引先との契約を電子化することで、FAXや郵送といった手間なく、受発注書や見積請求書や基本契約書などの契約関連文書のデータを迅速に、かつ正確に共有できます。

実現できるITシステム

電子契約システム

取引先(顧客)との契約を電子化するシステムです。電子化することで、従来必要だったコストを削減するだけでなく、契約にかかっていた手間を省き迅速化します。電子契約システムは企業と個人間の取引でも利用可能で、現在利用範囲は拡大しつつあります。

EDI

企業間の取引を円滑に行うために電子データでやり取りするシステムです。取引先と、受発注・出荷・請求・支払などの各種取引を電子化することで、受発注から請求支払までの取引業務を迅速化できます。

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5.申請~決裁までの業務手続きの迅速化と内部統制の実現を目的としたペーパーレス化

目的

決裁までの期間を早めたい
外出先でも申請や承認作業がしたい
紙文書では難しい内部統制を実現したい

実現する方法

申請書の作成から決裁までの業務手続きを電子化することで、決裁期間が迅速化します。また、外出先でも申請や承認作業が可能になります。

必要な情報はまとめてデータ化したり、常に適正なルートで業務手続きを行えるので、内部統制を実現できます。

実現できるITシステム

ワークフローシステム

決裁までに時間がかかっていた業務手続きの決裁スピードが迅速化します。社内の業務手続きは外出先でも可能になり、急ぎの承認依頼にも対応ができるようになります。また、どのようなフローで業務手続きが進んでいるか可視化できたり、承認日時など紙文書での業務手続きでは記録に残せなかった情報もワークフローシステムでは記録できるので、内部統制を強化できます。

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ワークフローシステムが社内文書のペーパーレス化を実現

ここまでは、目的別にペーパーレスに役立つツール・システムをご紹介してきました。

あらためて、ペーパーレス化に役立つシステム・ツールをまとめて振り返ってみましょう

【目的別】ペーパーレス化を実現するツール・システム

  • 1.文書管理の工数削減・省スペース化
    文書管理システム・ワークフローシステム
  • 2.情報共有の促進
    オンラインストレージ・ワークフローシステム
  • 3.文書作成の効率化
    表計算ソフト・ワークフローシステム
  • 4.取引先との書面やり取りの迅速化
    電子契約システム・EDI
  • 5.申請~決裁までの業務手続きの迅速化と内部統制の実現
    ワークフローシステム

「4.取引先との書面やり取りの迅速化」を除き、社内文書に関わるペーパーレス化に関しては、いずれもワークフローシステムで実現できることが分かります。

また、ワークフローシステムによっては他システムと連携することができます。たとえば、ワークフローシステムと電子契約システムを連携させることで、社内外の書類手続きの大部分をペーパーレス化することができるでしょう。

このように、ペーパーレスを大きく前進させるうえで、ワークフローシステムの導入は非常に有効だと言えます。

ワークフローシステムでペーパーレス化に成功した事例

次は、ワークフローシステムで実際にペーパーレス化に成功した事例を見ていきましょう。

株式会社さくら経営 様のペーパーレス化成功事例

会計を軸として経営支援サービスを提供する株式会社さくら経営 様では、会社全体でペーパーレス化推進の動きがあり、ワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムの導入により、経理部門ではほぼ完全にペーパーレス化を実現。他拠点を交えた稟議処理が円滑になり、決裁期間を最大で4日削減することに成功するなど、大きな成果を得ています。

事例詳細はこちら

株式会社さくら経営 様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様のペーパーレス化成功事例

ウォーターサーバー市場を牽引する株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様は、事業の急成長

紙やメールによる申請手続きを廃止し、ペーパーレス化および業務効率改善に成功。さらに、ワークフローシステムと電子契約サービスの連携により、ペーパーレス化・業務効率改善を推進しています。

事例詳細はこちら

株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

学校法人 東洋大学 様のペーパーレス化成功事例

1887年創立という長い歴史を持つ学校法人 東洋大学 様では、職員の働き方改革の一環としてワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムによる稟議書のペーパーレス化を推進し、業務効率の改善や決裁スピードの迅速化を実現しています。

また、ペーパーレス化が進められていたことにより、新型コロナウイルス感染拡大によるテレワーク期間中においても業務の停滞防止に成功しています。

事例詳細はこちら

学校法人 東洋大学 様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

ワークフローシステムでペーパーレス化を実現しよう

今回は、ペーパーレス化の目的別に必要なツール・システムをご紹介しました。

目的によって導入するべきツールは異なりますが、ワークフローシステムを導入することで社内で行われる申請手続きをペーパーレス化することが可能です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムによる社内文書の電子化からペーパーレスに着手してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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