【2024年】郵便料金の値上げをわかりやすく解説！郵送コストの増加を防ぐポイントや事例も紹介！

総務省は2023年12月18日、定形郵便物やはがきの郵便料金を値上げする方針案を発表しました。

これを受け、
「郵便料金はどれくらい値上がりするの？」
「郵便料金の改正はいつ行われるの？」
「郵送コストを抑える方法はある？」
といった疑問を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、2023年12月に発表された郵便料金値上げに関する省令案の内容や事業者への影響、郵送コストを削減する方法についてわかりやすく解説します。

コスト削減に効果的なソリューションや事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

総務省が郵便料金値上げに関する省令案を発表

まずは、総務省が示した郵便料金値上げの方針について、その内容や経緯を確認していきましょう。

郵便料金の改正内容

2023年12月18日に総務省が発表した省令案では、25グラム以下、および50グラム以下の第一種定形郵便物（封書）の上限料金を110円に統一する方針が示されました。

現行制度では25グラム以下の定形郵便物は84円、50グラム以下の定形郵便物は94円となっていますが、改正案ではこの重量区分が廃止されて料金が統一される形となっています。

また、第二種定形郵便物（通常はがき）に関しても現行の63円から85円に値上げ予定となっており、レターパックや速達なども値上げが検討されています。

郵便料金の変更時期

では、郵便料金の値上げ時期についても確認していきましょう。

2023年12月18日に総務省による省令案の発表後、2023年12月19日から2024年1月22日までの間、省令案に対する意見の公募が行われました。

今後は公募で集まった意見や審議会による答申を踏まえたうえで、消費者庁や関係閣僚会議での協議・議論を経て改正手続きが進められる予定です。

新料金への改正時期に関しては、2024年秋ごろの見通しとなっています。

郵便料金値上げの背景

今回、総務省が郵便料金値上げの方針を示した背景には、郵便事業の苦境があります。

インターネットの普及やペーパーレス化の進展により、国内郵便の件数は年々減少を続けています。2001年度の262億通をピークに減少を続け、2022年度には144億通となり、ピーク時の国内郵便件数から約45%減少となっています。

また、日本郵便株式会社の発表によると、2022年度の郵便事業の営業損益は211億円の赤字であり、2007年に民営化されて以降初めての赤字となりました。

さらに、2023年度の営業損益は911億円にまで達すると予想されており、郵便事業における収益性の改善が急務だと言えるでしょう。

こうした背景もあり、総務省は郵便事業の安定的な継続を目的に郵便料金の値上げ方針を発表したという経緯があります。

郵便料金値上げが事業者に与える影響は？

次に、郵便料金の値上げによる事業者への影響を見ていきましょう。

企業では日々さまざまな種類の帳票を扱いますが、なかには取引先に対して郵送する書類も数多く含まれます。

また、対外的な文書だけでなく、社内文書であっても郵送が必要になるケースは珍しくありません。たとえば、支社・支店や営業所、工場など複数拠点を展開している場合には、拠点間の書類のやり取りで郵便を利用するケースもあるでしょう。

つまり、企業間あるいは拠点間の書類のやり取りを郵便で行っている場合、今回の料金改正により直接的にコスト増の影響を受けることになります。

1通あたりの値上がり幅は数十円だとしても、郵便を利用する回数が多い企業の場合、月間・年間で見ると大きなコストアップとなってしまうでしょう。

たとえば、月間の書類郵送が1,000通であれば、年間で312,000円の差額分がコストとして上乗せされてしまいます。

コストアップを回避するにはペーパーレス推進がカギ

現在、企業間あるいは拠点間の書類のやり取りを郵便で行っている場合、郵便料金値上げに伴うコストアップは免れないでしょう。

郵便料金値上げによるコストアップを回避するには、ペーパーレスの推進が重要になります。

書類を紙ではなくデータとして扱うことで、インターネットを介してタイムリーに送受信することが可能になり、郵送コストを削減することが可能です。

また、ペーパーレス化が進むことで、郵便料金だけでなくさまざまなコストを削減することができます。

たとえば、電子帳簿保存法などの法令に則り、書類をデータのまま保存すれば、保管スペースやファイル・キャビネットなどの設備・備品のコストも節約することができるでしょう。

また、ペーパーレス化が進み効率的に業務を行える体制が整えば、書類のやり取りのために費やしていた工数が短縮され、人的コストの削減にもつなげることができます。

社内文書のペーパーレス化ならワークフローシステム

郵便料金の値上げを見据えてペーパーレス化を進めようと考えているものの、何から始めるべきかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

たとえば、取引先などに送付する対外的な帳票の多くは電子帳簿保存法の対象であり、電子データとして保存するには電帳法で定められた要件に対応する必要があります。

ペーパーレス化とあわせて法対応も進めなければならず、ペーパーレス推進のハードルはやや高くなります。

ペーパーレス化を着実に推進していくには、紙ベースの業務すべてを一度に刷新するのではなく、スモールスタートでペーパーレス化の範囲を広げていくのが有効だと言えます。

とくに、複数拠点を展開しており、拠点間の書類のやり取りに郵便や社内便を利用している企業におすすめしたいのが、ワークフローシステムの活用です。

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社内文書のペーパーレス化を実現可能

ワークフローシステム導入により、社内文書のペーパーレス化を実現することができます。

社内で行われているあらゆる申請・稟議などの手続きをシステム上で再現することができ、遠隔拠点であってもリアルタイムに帳票を共有・回覧することができます。

複雑な承認ルートにも柔軟に対応することができ、申請内容に応じた承認ルートの自動判別が可能なシステムも存在します。

そのため、拠点をまたぐ手続きであってもペーパーレス化を推進することができ、拠点間の郵送コストを削減することが可能です。

コスト削減以外にもさまざまなメリットが

ワークフローシステムの導入メリットは、社内文書のペーパーレス化によるコスト削減だけではありません。

たとえば、ワークフローシステム導入のメリットとして業務効率化を挙げることができます。既存の業務の流れをワークフローシステム上に再現するため、ボトルネックとなっている工程が可視化され、継続的な評価・改善につなげることができるでしょう。

また、ノートPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイス上で申請・承認作業を行えるため場所や時間の制約がなく、テレワークの推進・定着にも有効です。

さらに、ワークフローシステムで処理した申請は、「いつ・誰が・何を申請・承認したのか」というログが記録されるため、セキュリティやガバナンスの強化という面でも効果的です。

システム連携でペーパーレス化の範囲を拡張

ワークフローシステムは、外部システムと連携することで機能を拡張していくことが可能です。

たとえば、電子契約システムや電子取引システムと連携することで、取引先などに郵送していた対外文書のペーパーレス化も推進することができます。

ワークフローシステムを基盤として各種業務システムを連携していくことにより、各システムで発生していた手続きを一元化することができ、RPAと組み合わせれば転記作業をはじめとした定型作業の自動化も目指せるでしょう。

ワークフローシステムで郵便コスト削減に成功した事例

最後に、ワークフローシステムの導入により郵送作業やコストの削減に成功した企業事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,000社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」で郵送作業やコスト削減を実現した企業事例を見てみましょう。

社内便の運用回数を1/4以下まで縮小

ビジネスホテルを中心としたオリジナルブランドの運営とグローバルホテルブランド「チョイスブランド」のフランチャイズ運営を手掛ける株式会社グリーンズは、「X-point」の導入により紙帳票の大幅削減を実現しました。

従来、申請業務を紙ベースで行っていた同社ですが、2つのブランドで各種申請の承認経路が異なり、それぞれ申請書を使い分けなければなりませんでした。その結果、紙帳票は増加し申請書の数は約200種類以上に。さらに、紙帳票の回付・承認・保管に費やしていたコストは決して小さくなく、週3回運用していた社内便の配送コストや意思決定の遅延も課題となっていました。

同社は紙帳票に起因する問題を経営に直結する課題として捉え、ワークフローシステムの導入を検討開始。

複数製品の比較検討を行った結果、複雑な承認経路であっても柔軟に実現することができる「X-point」の導入を決定しました。

導入から10年ほどが経過した現在、同社では約180種類の申請書を「X-point」上で運用しており、年間の申請数は約80,000件に達します。

以前は週3回運用していた社内便も、現在では月に3回程度まで縮小することが可能になり、書類の配送にかかっていた人件費や郵送費の削減につながっています。

また、従来であれば1週間以上を要していた遠隔拠点からの申請も即日承認が可能になり、意思決定の迅速化にも効果を得ています。

毎月段ボール10箱分の郵送コストを削減

地盤改良などの土木工事に強みを持つ株式会社加藤建設は、「X-point Cloud」を導入して工事関係書類を含む約100種類の申請書を電子化しました。

建設業界は紙文化が根強く残っており、同社においても申請業務のほとんどを紙ベースで行っていました。全国約20ヶ所の拠点から本社に毎月送られてくる書類の量は段ボール10箱分にのぼり、誤記による手戻りやシステムへの転記作業といったムダな作業も頻発。

グループウェアのワークフロー機能で電子化を試みたものの、複雑な承認ルートに対応することができず、電子化は一部の申請書に留まっていました。

そこで同社はワークフローシステムの導入を決断し、候補に挙がった2つの製品の比較検討を開始。申請フォームや承認ルートを細やかに設定できる点などを評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。

グループウェアで電子化していた10種類の申請書から移行をはじめ、その後約30種類の申請書を電子化し、「X-point Cloud」を全社的に展開。さらに工事関係書類の電子化も進め、現在では約100種類の申請書を電子化することに成功しました。

導入後、申請業務に要していた時間が半減し、毎月発生していた段ボール10箱分の郵送コストも削減。

現在はRPAの活用にも着手しており、さらなる業務効率化に向けた取り組みが進められています。

全国約60拠点で行われていた紙ベースの申請業務を変革

総合アウトソーシングサービスを提供する株式会社グロップは、「AgileWorks」の導入により全国60ヶ所以上の拠点で行われていた紙ベースの申請業務を変革しました。

同社では以前、ほぼすべての申請業務を紙ベースで行っており、押印による承認を受けた申請書を本社に郵送する業務フローとなっていました。しかし、事業が拡大するにつれて処理業務の負担が増加し、月に500枚ほどの申請書を処理するのに毎日1時間を費やしていました。

これらの課題を解消するため、業務改善プロジェクトの一環としてワークフローシステムの導入を検討開始。複数製品を比較検討した結果、紙のイメージを再現できるフォーム作成機能や組織改編時に役立つ先付けメンテナンス機能、そして他システムとの連携機能を評価し、「AgileWorks」の導入を決定しました。

現在、同社では社内の全部門である約20事業部および5社の子会社に「AgileWorks」を展開。毎月500件ほど発生していた申請書の郵送が不要になり、全国どこの事業所からでもスムーズに申請業務を行うことができる体制が整いました。

さらに、各種システムとの連携により、毎日1時間を要していた処理業務がほぼゼロに削減されるなど、多くの効果を得ています。

複数拠点にまたがる書類移動の課題を一掃

1887年の創立から130年以上の歴史を持ち、哲学教育を礎に世界に求められる「グローバル人財」の育成に努める東洋大学。

複数のキャンパスを持つ本学では、キャンパス間の人と書類の移動が多く発生することによる、発送の準備 工数やコストの増大が課題となっていました。

そこで、こうした課題を解消すべく、稟議書の電子化のためのワークフロー システムの情報を収集し、グループウェアとの連携性や、同時接続ユーザー数に応じた料金体系、大規模ユーザーへの対応実績などを評価しAgileWorksを導入しました。

その結果、コストをはじめとした複数のキャンパスにまたがる学内便による課題が一掃されたほか、内部統制の強化や監査対応の効率化などの効果を得ることができました。

まとめ

今回は、2023年12月に発表された郵便料金の値上げに関する情報や、料金改正による事業者への影響、コストアップを回避する方法について解説してきました。

企業間あるいは拠点間の帳票のやり取りが多い企業にとって、今回の郵便料金の値上げはコストアップに直結するトピックです。

現在、郵送による書面のやり取りを行っている企業は、郵便料金の値上がりも見据えてペーパーレス化に着手してみてはいかがでしょうか。