テレワーク・デイに向けて準備をはじめよう

2017年06月27日
働き方改革
テレワーク・デイに向けて準備をはじめよう

テレワーク・デイとは?
オリンピック会期中の交通混雑を回避、働き方改革の国民運動

総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省、内閣官房、内閣府が、東京都及び経済界と連携し、東京オリンピック・パラリンピック競技大会を契機とした働き方改革の国民運動を推進しています。

2020年東京オリンピックの開会式に相当する7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、交通機関が混雑する始業から10:30までの間、テレワークの一斉実施またはトライアルを呼びかけています。

2012年のロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会でもテレワーク活用を呼びかけ、導入企業からは事業継続体制の確立、生産性や従業員満足の向上、ワークライフバランスの改善の成果が得られたそうです。

参考:テレワーク・デイ|働く、を変える日|2017.07.24( http://teleworkgekkan.org/day0724/

テレワーク・デイ参加に向けて準備すること

テレワーク勤務制度が無い場合、当日の参加方法を考えるだけでなく準備が必要になります。

  1. テレワーク実施のための環境整備
  2. 社内規程・ルール作成
  3. コミュケーション・業務状況の把握方法を確立

大きくこの3つを行います。

1.テレワーク実施のための環境整備

テレワークとは在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスでの業務を指します。
その際に重要なのが「 普段の業務を他の場所でも安全にいつも通りおこなえること 」です。

“他の場所でも” 移動可能なデバイス
“安全に” セキュリティ
“いつも通り” 社内データへのアクセス
このような環境整備が必要となります。

多くの企業では、「オフィスで業務をおこなう」前提で環境が構築されています。
そのため、従業員の業務状況が見えなくなるといった管理面での問題よりも、実は環境を整えるほうが問題になったりします。

2.社内規程・業務上のルール作成

就業規則もまた、「出社・退社時、打刻しなければならない」等、オフィスへ行く前提で定められている項目があります。業務上のルールでも「処理が完了した書類は右の棚で保管」「回覧文書は隣の席へ渡す」といったオフィスでなければ実行できないものもあります。

そのため、テレワークという働き方に合わせた社内規程やルールを新たに作る必要があります。在宅勤務規程であれば、「自宅以外での業務禁止」や「勤務中いつでも連絡が取れる状態にしておく」等を定めます。そのほか、在宅勤務申請書、端末等持出申請書、リモートアクセス申請書といった申請手続きも必要になります。

社内規程より難しいのが業務上のルールです。紙書類の回付など何かを物理的に動かすような業務はオフィスでしか行えず、テレワークを行なうためには電子化するか別の方法でなければなりません。

3.コミュニケーション・業務状況の把握方法を確立

社内でもメールや内線電話を利用しているかと思いますが、オフィス勤務でおこなえていた「先程送ったメールなのですが・・・」といった口頭でのコミュニケーションや、相手の状況を表情や行動から読み取ることは難しくなります。

コミュニケーションだけでなく、本当に業務しているのか、順調に進んでいるのかといった管理面でも課題に感じるかもしれません。しかし、今ではIT技術も進んだため、遠隔地とコミュニケーションを図ることは非常に簡単です。

  • 会話をおこなうためのチャット
  • 仕事との依頼はタスク管理システム
  • 表情や資料を見ながらのWeb会議
  • リアルタイムで進捗状況の確認 etc.

対面でなければ行えないデスクワークはとても少なくなりました。
さまざまなITツールから業務に合ったものを選べば、いつも通りの業務が支障なく行えます。

まずはできるところからテレワーク・デイに参加

テレワーク・デイ参加はひとつのきっかけにしか過ぎません。参加のためだけに準備するのではなく、これからの働き方改革にむけて、まずはできることから始めてみましょう。紹介した3つのうち、ひとつ始めるだけでも働き方改革への一歩です。

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