電子決裁とは?メリットやシステム導入事例を解説

 日本の商習慣であるハンコや紙文化の見直しが政府によって行われていますが、「電子決裁」もハンコ・紙問題と切り離せないキーワードです。

 この記事では、電子決裁の意味や基礎知識、電子決裁すると紙と異なりどのようなメリットがあるのか、電子決裁システムの導入事例を解説します。

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電子決裁とは

 電子決裁とは、従来紙の申請書類にハンコを押印することで決裁としていた作業を電子化することです。

 電子決裁は、紙に押印ではなくPCやスマートフォンで決裁することができるため、場所や時間に縛られない働き方を実現できるため、注目度がますますあがっています。

 

 電子決裁では、決裁の業務だけを電子化するのではなく、書類の申請から承認・決裁、そして書類の保管まですべて電子化します。

 例えば、経費精算書や休暇申請書、稟議書などを申請~承認・決裁~保管まで、紙ではなくPCやスマートフォンで行われるイメージです。

 業務の流れ(work flow)を電子化するため、ワークフローとも呼ばれています。

 

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 業務の流れを電子化すると、下記のような直接的な効果・副次的な効果が得られます。

電子決裁によるメリット

  • ・業務フローの見直し
  • ・承認・決裁のスピード向上
  • ・意思決定の迅速化
  • ・テレワークの実現
 

 電子決裁を実現するためには、「電子決裁システム」を利用する必要があります。

電子決裁システムによるメリット

  • ・紙の購入コスト削減
  • ・保管業務の削減
  • ・保管スペースの削減
  • ・紛失や改ざんの防止、内部統制の強化
  • ・検索機能による、過去の意思決定等の情報資産化と情報活用
 

 電子決裁システムが現場と経営の双方に大きなメリットがあることがお分かりいただけたのではないでしょうか?

行政や地方自治体も進めている電子決裁

 政府も『電子決裁移行加速化方針』を打ち出しており、紙やハンコで決裁していた時代からデジタル化に進んでいます。

各府省は、デジタル・ガバメント実行計画及び本方針を踏まえ、業務プロセス 全体の電子化の中で電子決裁を行うことについて検討し、推進することとする。

引用元:電子決裁移行加速化方針(案)https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/dgov/dai2/siryou3_2.pdf

 政府が推進することにより、今後は民間企業だけでなく地方自治体などの行政でも電子決裁の導入が予想されます。

もしも電子決裁システムが無かったら

もしも電子決裁システムがなかったら、ハンコや紙業務をこなす必要があります。
ハンコや紙業務で起きる問題の例を2つご紹介します。

例1:手書きで申請書を作成している場合にありがちな問題

稟議書や休暇申請書などの社内文書を紙とハンコで申請~決裁を行っている場合、下記のような問題が発生します。

  1. ・申請書類作成時に記入ミスをすると1から書き直し
  2. ・書類提出後、上司から読みにくいなどの指摘が入る
  3. ・記入ミスで差し戻し、最初から申請のやり直しで締め切りに間に合わない
  4. ・セットで申請する書類を忘れてやり直し(例:仮払申請書と経費精算書など)

例2:申請書を紙で決裁・保管している場合にありがちな問題

紙書類を決裁や保管する場合、下記のような問題発生します。

  1. ・紙書類を押印するためだけに出社、外出先から帰社
  2. ・デスクを見ると山積みの書類があり、承認前の書類の整理が大変
  3. ・決裁後の紙書類のファイリング、保管スペースの確保が大変
  4. ・紙の保管にファイリングの手間、保管スペースの確保が必要
  5. ・紙書類を手渡ししたが、書類が紛失した

紙で申請書を作成して決裁を行っている企業は共感できるのではないでしょうか?

紙によるミスは完全に無くすのは難しいですが、電子決裁システムを導入することで上記のような問題はすべて解決することができます。

実際に電子決裁システムの導入事例を次章で解説していきます。

 
 

電子決裁システムの導入事例

株式会社ちょびリッチの導入事例

 システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

  • 書類申請のルールが社内浸透していない
  • 誰に承認・決裁を貰えば良いか分からない社員が多い
    ⇒事業拡大に伴い従業員数が増えたため、ルールの周知徹底が難しい状況でした
  • 申請中の書類がどこにあるか分からない
    ⇒紙ベースでの回議となるため、進捗確認が難しい状況でした
 

 そこで、電子決裁システムを導入し申請書類の作成から決裁・書類の保管といった業務の流れの電子化を行いました。

 結果、社歴の浅い方でも簡単に正しく申請書類を回すことができ、使い込んでいくことでより社内に合った申請ルートを開発できるようになりシステム導入前の課題を解決することができたそうです。

>株式会社ちょびりッチの詳しい事例を見る

   

 紙決裁から電子決裁にすると「社内の申請ルートが画一的になって使いづらい、システムを使う方法を覚えるのが紙書類よりももっと大変だ」といったイメージがあります。
適切なシステムを選べば、適切な業務の流れを自分たちで作り、申請ルートや意思決定ルートを整理し、業務効率化を図ることができます。

オカモト株式会社の導入事例

オカモト株式会社は東京の本社に加え、全国、そして海外にも工場等の拠点を展開しています。

 組織が大きくなり多拠点にオフィスや支店、店舗がある、そして組織構造も複雑で申請後の回付先が数十にのぼるという企業は少なくありません。

 システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

  • 稟議書の決裁にかかる時間が数日から1週間以上
    ⇒工場が離れた場所にあるため、設備投資の申請をはじめ各種の稟議が郵送によってやり取りされていた
  • 稟議書などの紙の消費
  • 申請中の書類がどこにあるか分からない
    ⇒紙ベースでの回議となるため、進捗確認が難しい状況でした

そこで複数の電子決裁システムを比較検討して使い勝手の良いシステムを導入したそうです。

 結果、決裁にかかる時間を大幅に改善することができたそうです。例えば、月曜日の朝に出した稟議が同日の夕方には決裁されたりなど、在籍していなくてもパソコンから承認がもらえるようになったそうです。

>オカモト株式会社の事例を詳しく見る

   

 電子決裁は物理的なやりとりでは数週間かかる手間・時間を削減します。紙の書類ではオフィス(紙の書類と印鑑のある場所)に戻らないと承認ができず、出張等で不在期間が長くなればその分決裁期間も延びてしまうのが当たり前でした。

 しかしオフィス不在時もどこからでも承認できる機能と、電子化によるステータス可視化によって決裁期間の短縮を実現できるのです。

 いわずもがな、決裁期間の短縮は意思決定の迅速化に繋がり、変化に対応できる体制強化に貢献します。

 

株式会社テレビ朝日の導入事例

 システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

  • 数十種類もの紙の申請書による申請手続きの業務負荷が高い
  • 申請手続きを対面で実施する必要があり、時間や場所による制約が多い
  • 申請に関する業務知識が属人的になり、継承しにくい

 そこで使いやすさとコストパフォーマンスを決め手としてシステムを導入したそうです。

 結果、社内の約9割の申請業務を電子化して設備予約などとも連携したり、時間や場所に縛られない申請が可能になり無駄な時間削減で働き方改革に貢献されたそうです。

>株式会社テレビ朝日の事例を詳しく見る

 3つの事例を通して電子決裁システムの導入とその効果をお伝えしました。イメージできましたでしょうか?

 

 電子決裁には、この記事で取り上げたもの以外にも多くのメリットがあります。電子決裁についてさらに知識を深めたい方はぜひ下記のホワイトペーパーもご覧ください。

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