その押印、必要？社内文書の電子化で承認フローを加速させる方法

2016年08月24日

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「いつもと同じことを申請しているのに、なぜ毎回押印が必要なんだろう・・・」
「１日あたりの申請書が多すぎる。押印しないとだめなの？」etc

社内文書への押印について疑問を持ったことはないでしょうか？
まずは、日本における「ハンコ文化」が今どのように変化しているか見ていきましょう。

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押印廃止に関する動き

ハンコ（押印）による手続きのほとんどが慣習によるもので、実は押印が必要な書類は数少ないのはご存知ですか？
押印廃止に関する取り組みは、1997年「申請負担軽減対策」にある、“申請・届け出に際しての押印のあり方を検討する”という指針に基づき、「押印見直しガイドライン」が定められました。これに沿って、各省庁で行われている書面手続きの押印の見直しが実施されています。

2014年、千葉市では各手続きの押印見直しを行いました。押印を必要としていた手続き3,000件のうち2,000件について、「記名押印」だけでなく「署名」の選択も可能にする等、取り組みを進めています。つまり、押印が本当に必要だった手続きは3割程度のみだったということになります。
千葉市の押印見直しによる効果は千葉大学研究結果にも現れており、65歳以上の日本人市民で80秒／人短縮、65歳以上の外国籍市民においては160秒／人短縮、つまり約２分半も短くなっているのです。

千葉市：申請書等の押印見直しについて
https://www.city.chiba.jp/somu/joho/kaikaku/ouin_minaoshi2014.html

千葉市における押印見直しによる効果（時間短縮）に関する調査研究｜研究｜国立大学法人千葉大学｜Chiba University
http://www.chiba-u.ac.jp/research/coe_gp/result/result04.html

法改正により文書の電子保管が可能に

今から19年前に定められた「押印見直しガイドライン」ですが、すでに“申請・届出の電子化・ペーパーレス化に資する点にも留意するものとする。”とあります。手続きの簡素化・負担軽減には、押印廃止だけでなく、紙文書の電子化・ペーパーレス化も必要と考えられていたのです。
当時から「電子帳簿保存法」や「IT書面一括法」といった、文書や帳票の電子保存を容認する法律が相次いで制定されていましたが、電子化文書の保存は容認されていない等、多くの紙文書の保管が必要でした。

2004年に制定された「e-文書法」（2005年施行）では、これまで商法・税法などで紙での原本保管が義務付けられていた文書の電子保管が認められるようになりました。
通則法で新たに認められたのは
・医療関係書類　（例）カルテ、処方箋
・会社関係書類　（例）稟議書
など、ほとんどの文書が対象となっています。

　［入門編］電子化が可能な文書（METI/経済産業省）
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/nyumon3.html 以上のように、法改正により社内文書の電子化に取り組みやすくなっています。
近年では、ITの進化に伴い、社内文書の電子化を支援してくれる企業や導入しやすいソフトウェアも増え、導入時の負担も軽くなっています。また、スマートフォンやノートPCといった持ち運びできる端末の普及により、導入後の運用も容易になりました。

その社内文書の押印、本当に必要ですか？

ダウンロード資料では「～社内の「ハンコ文化」はこんなに損？！～社内文書の電子化で承認フローを加速させる方法」をご紹介しています。

＜資料概要＞
・時代と共に変化している「ハンコ文化」
・なぜ社内文書にハンコが必要なのか？
・社内の「ハンコ文化」が招くタイムロス
・社内の「ハンコ文化」におけるトラブル
・社内文書・承認フローを電子化すると・・・
・押印から開放されるとこんなメリットがある
・紙文書から電子文書へ