1926年の創業以来、長年にわたり演歌、歌謡曲、ロック、クラシックなどのレコードを世に送り出してきたキングレコード株式会社。同社は、アナログで手間の多い経費申請業務などを効率化するため、AgileWorksを導入。

外部の乗換案内サイトなどとの連携を通じて、経費申請業務に要していた時間を大幅に短縮したほか、紙の帳票を1/2に削減しています。さらに、現在は、全社を挙げたペーパーレス化施策にAgileWorksを活用し、経理以外の紙の書類の電子化も推進しています。

【導入の背景・課題】

• 申請は電子化されているが承認は紙で行われていた
• 承認までに1週間ほどの期間を要していた
• 交通費申請が営業担当者などのコア業務を圧迫

【導入後の効果】

• 11種類の帳票を電子化し、紙の帳票を1/2ほどに削減
• 承認までの期間を1日程度に短縮
• 乗換案内サイトとの連携で交通費申請を効率化

同社では以前、一部の申請業務を除きほとんどの申請が紙ベースで行われていました。

グループウェア付属のワークフロー機能で電子化されていた経費申請業務においても、承認業務はシステム上から印刷した帳票を回付し、上長から押印で承認を受けるというアナログな運用体制でした。実際に、申請にはかなりの時間を要しており、承認が降りるまでに1週間かかることも珍しくありませんでした。

経費申請のなかでも、とくに手間がかかっていたのが交通費申請です。同社の営業担当者は仕事の性質上、移動が多く、毎月の交通費申請が煩雑になり、コア業務を圧迫する要因となっていました。

こうした課題を受け、ワークフローシステムの導入による申請業務の効率化に向けて同社は動き出すこととなりました。

同社がワークフローシステムを比較検討する際に重視したのは「乗換案内サイトとの連携が可能なこと」でした。

煩雑な交通費申請を効率化するために、乗換案内サイトとの連携により、交通費を簡単に算出できる機能が求められていました。さらに、既存の経費申請業務で行われている会計システムへのデータ連携も重要視されていました。

比較検討の末、AgileWorksが導入される決め手となったのがアドオンJavaプログラム「Bricklet」です。Brickletを利用すれば、乗換案内サイトや会計システムとの連携はもちろん、複雑な承認経路も設定可能となるなど、柔軟にシステムを構築できます。

既存の業務プロセスをできるだけ変更しないことを目指していた同社にとって、AgileWorksは打ってつけのシステムでした。

2022年、同社でAgileWorksの運用が開始されました。全部門である約30部署、約400名の社員にシステムが展開され、経費申請業務を中心に11種類の帳票が電子化されています。運用開始から約3ヶ月で申請数は7,000件にものぼり、社内に広く定着しています。

AgileWorksの導入により経理業務などのスピードは一気に向上。従来、承認までに1週間ほどかかるのも珍しくありませんでしたが、現在では1日程度に短縮されています。

乗換案内サイトとの連携も実現し、ワンクリックで交通費の算出が可能に。営業担当者の業務負担の軽減にも効果を発揮しています。

従来の経費申請業務は、システムから印刷した紙の帳票が回付されていましたが、その工程が不要となったため、紙の帳票は1/2ほどに削減。同社は、さらに電子化を推進し、経費申請業務の完全ペーパーレス化を目指しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 電子化とは名ばかりで実態はアナログの申請業務が行われている
• 毎月の交通費申請が煩雑で、コア業務が圧迫されている
• 承認まで1週間ほどの期間を要しており、効率化したいと考えている