時代が求める「新しい価値の創造」を目指し、暮らしや社会に変革をもたらすソリューションを提供し続けるコニカミノルタジャパン株式会社。2013年より働き方改革を実践する同社では、本社オフィス移転、フリーアドレスの採用、コアタイムのないフレックス制度の導入、全社員対象のテレワーク制度の導入などに加え、「保管文書ゼロ化」の取り組みにAgileWorksを新たなワークフローシステムとして採用。

「紙と場所に縛られない」ワークスタイルをテーマに、いつでもどこでも誰でも働ける環境づくりを進めると共に、自社実践ノウハウと成果を基に、業務効率化をさらに発展させる「いいじかん設計」としてサービス提供を行っています。

【導入の背景・課題】

• 場所に縛られない働き方を阻害する課題解消のため「保管文書ゼロ化」を決断
• 紙を主体としている業務プロセスの根本的な見直し
• 電子化対象外だった各種申請書のワークフロー化が求められた

【導入後の効果】

• 申請書を統廃合し圧縮、AgileWorksでワークフロー化
• 押印を伴う業務文書および利用頻度の高い文書の電子化により、年間12,000時間の処理工数削減
• 社内の全文書を管理台帳による管理下に置き、ガバナンス強化も実現

同社では紙の運用をベースとした従来のワークフローにより、テレワークの仕組みがあるにもかかわらず、出社することが当たり前となっていました。
2016年に「保管文書ゼロ化プロジェクト」をスタート。プロジェクトを通して紙主体のワークフローを電子化し、場所に縛られない多様な働き方を実現していくこと、蓄えた知見と成果を今後の新たなビジネスにつなげていくことを目標としました。

プロジェクト推進のために、社内のありとあらゆる書面の評価・査定を行うことから取り組みを始め、浮上したのがさまざまな申請書の存在でした。
稟議書などはすでに電子化されていましたが、管理部門に提出する遅刻届や特値申請などの申請書は電子化の対象になっていませんでした。

同社は、まず約500種存在した申請書を約300種に統廃合。さらに押印レス可・不可の切り分けを行い、結果的に100種程度まで削減。
そして、押印レスを含む根本的な業務プロセス変革の実現には、これら申請書業務まで統合可能な新たなワークフローシステムの導入が必要と判断し、システムの検討を開始します。

5社程のワークフロー製品を独自の評価ポイントにより比較検討した結果、AgileWorksを採用します。その理由として、並列処理が可能なこと、イメージファイルで保存されるためアーカイブ容量が軽くて済むことを挙げています。この他にも、使いやすさの点を高く評価しており、同社の担当者は「全社員が毎日の業務で活用するものなので、誰にでもわかりやすく、使いやすいというのは非常に重要なポイントだった」と話しています。

旧システムからAgileWorksの新ワークフローシステムに移行され、稼働中の社内稟議の帳票は140種類、申請書は計100種に上り、統廃合に加えて押印を伴う業務文書および利用頻度の高い文書を電子化対象としました。
電子化によって、申請にかかる処理工数は年間12,000時間削減されました。

AgileWorksの導入を機に、社内の全文書を管理台帳による管理下に置き、新規の帳票作成は総務部の承認を必要とするフローに改めました。これまで部門の管理下にあった申請書も例外ではなく、全社のガバナンス強化につながっています。

場所に縛られない働き方も可能となり、コロナ禍においては、影響を最小限に抑えることができました。約8割の社員がアフターコロナで在宅勤務の継続を希望しており、テレワークが定着していることが伺えます。

こんな企業におすすめです！

• トップからの強い意向により保管文書ゼロ化が求められている
• ワークフローシステムによって場所に縛られない多様な働き方を実現したい
• これまで電子化対象外だった各種申請書もワークフロー化したいと考えている