ワークフローシステムの導入で解決できる業務課題とは?

ワークフローシステムの導入は、申請書類の電子化や、申請・決裁業務の自動化・効率化を実現します。
国内企業で導入が進みつつある一方、「具体的にどのような課題を解決できるのか?」という疑問の声を耳にすることもあります。

ここではワークフローシステムの導入で具体的にどのような課題を解決できるのかをご紹介します。

ワークフローシステム導入で解決できる代表的な5つの課題

それぞれの課題解決にワークフローシステムがどのように役立つのか、以降で解説していきます。

課題1:非効率的な申請書類の作成作業

課題の具体例

  • 毎回、申請書類を印刷して手書きで記入するのが面倒
  • 差し戻しを防ぐために、提出前に何度もチェックしている
  • 申請書類の作成・提出のためだけにオフィスに行く必要がある

パソコンやタブレットで手間なく作成できる

ワークフローシステム導入によって、これまで手書きで作成していた申請書類が電子化されます。パソコンやタブレットを使って作成できるようになるのはもちろんのこと、申請書類を印刷する手間もなくなります。
さらに、複製機能のあるワークフローシステムなら、過去に作成した申請書類を複製し再利用することが可能です。
すべての申請書類を毎回ゼロから作成する必要がなくなるので、書類作成の手間を大きく軽減できます。

アラート表示が記入ミスを防いでくれる

ワークフローシステムには、書類に記入ミスがあった場合のアラート表示機能があります。提出前の複数回の確認や複数人によるダブルチェック、記入ミスが発生した際の再作成といった手間を軽減できます。

外出先からも申請できる

ワークフローシステムを導入すれば、オフィス以外の場所からも、パソコンやタブレットで申請書類の作成や提出を行うことができます。
申請書類の作成や提出のためだけにわざわざオフィスに行く必要がなくなるため、外出する機会の多い営業現場では、直行直帰型の勤務が実現できます。

課題2:申請書類の確認時に発生する抜け漏れや遅れ

課題の具体例

  • 誤って承認前の申請書類をシュレッダーにかけてしまった
  • 件数が多く、承認の抜け漏れが発生している
  • 外出や出張が多く、申請書類を確認する時間がない

多数の申請が重なっても抜け漏れなく承認できる

ワークフローシステムを導入して申請書類を電子化することにより、管理者側もパソコンやタブレットで申請書類を確認・承認できるようになります。
紙の申請書類にありがちな確認前の申請書類の誤処分防止につながることはもちろん、未承認の申請書類をダッシュボードなどで一覧表示できるので、承認の抜け漏れを防ぐことができます。

どこからでも申請書類を確認・承認できる

オフィス以外の場所からも確認や承認を行えるので、外出や出張が重なる時期に承認の遅れが発生することも避けられます。

課題3:不透明な承認フロー

課題の具体例

  • 書類紛失や改ざんを防ぎたい
  • 上場に向けて外部監査への対応を強化したい

内部統制を徹底し、外部監査への対応を強化

組織や役割に応じた権限を設定した適切なフローを構築したうえで、申請と承認をワークフローシステムに集約。内部統制を徹底し、書類の紛失や改ざん、正規の手段から逸脱したイレギュラーな申請・承認の発生を防ぐことができます。さらに、ワークフローシステムには過去のデータを検索・集計し、申請手続きの証跡を記録・出力できる機能も備わっているため、外部監査への対応を強化することもできます。

課題4:不完全な情報共有

課題の具体例

  • 文書の回覧が途中で止まってしまうことがある
  • 情報共有後の確認状況が把握しにくい

一斉送信と通知で情報共有を徹底できる

ワークフローシステムは、情報共有のプラットフォームとしても役立ちます。たとえば、これまで紙形式で回覧していた文書をワークフローシステム上で一斉送信することによって、対象となる全ての社員に情報を同時共有できます。
さらに、ユーザーごとに未読/既読を把握できる機能により、未読のままとなっている社員に対して確認を促す通知を行い、情報共有を徹底することが可能になります。

課題5:申請書類の送付や管理に関わるコスト・スペースの確保

課題の具体例

  • 承認権者が他拠点におり、申請書類の郵送費がかさんでいる
  • 人員が増えてきたので、書類保管スペースを縮小して、執務スペースを広げたい

ペーパーレス化でコスト削減と保管スペース縮小を実現できる

ワークフローシステムを導入し申請書類を電子化することでペーパーレス化を実現。保管スペースの縮小をはじめとして、申請書類の印刷用紙代や郵送費といったコスト削減が可能になります。
過去の申請書類はシステム上で管理できるようになるので、既存書類の整理や不要書類の処分といった申請書類管理の効率化が実現できます。管理に携わる人員を限定することで人件費の削減にもつながります。

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