ハンコや会議も非効率!? 無駄を見直して業務効率化を図るポイント

「この業務って本当に必要？」
「無駄な作業が多くてストレスが溜まる！」
「非生産的な会議が多い！」
など、日頃の業務に対する疑問や不満があるという方は多いのではないでしょうか。

働き方改革やテレワークの普及といった時代の変化とともに、かつては「必要性・合理性があった業務」であっても現在は「非効率で無駄な業務」になっているかもしれません。

この記事では、業務に潜む無駄や効率化に役立つツール、業務効率化に成功した事例をご紹介します。

業務効率に不満や課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

現場の63％が業務の無駄を実感。古い企業慣習が効率化の足かせに

業務の非効率性に課題を感じているビジネスパーソンは多いです。ディップ株式会社が行った調査によると、勤務先に無駄な業務や作業があると感じている人は63%にも上ります。

無駄を感じる理由として上位に挙げられたのは「企業の慣習から抜け出せず、非効率的に業務が回っている」（63％）、「自動化できそうな業務なのに手作業している」（41％）、「付き合い、または必要性の感じられない残業」（32％）などです。

↑出典：はたらこねっとユーザーアンケート 「業務効率の改善」について

企業の慣習は、作られた当時は合理的だったとしても、働き方に対する価値観の変化やテクノロジーの発展に伴って、現在では非合理的になっているケースが少なくありません。

非効率的な業務はこんなにある！ “当たり前”に潜む3つの無駄

日頃から当たり前のように行っている仕事にも、非効率的な業務が潜んでいます。たとえば、次の3つは非効率的な業務の代表例です。

ハンコと紙を使った稟議や申請、資料確認

パソコンで作った資料を印刷して共有したり、紙の書類にハンコを押して承認したりするのは、非効率的な業務のひとつです。

印刷に時間が掛かるだけでなく、決裁者が外出していてハンコをもらえず、他の業務が滞るといった事態を招きます。

オフィスでの物理的な書類の受け渡しが必要になるため、テレワークの推進も阻害します。

そもそも法的には、公的機関に提出する一部の書類を除いて、企業同士や企業と個人、企業内での書類に押印は不要です。

ハンコは書類を承認したという事実を記録し、署名より簡単に信頼性を高められるとして使われてきたもので、ハンコにこだわるのは本質的ではありません。

アナログなデータ入力や書類整理

アナログなデータ入力や書類整理も非効率な業務のひとつです。

たとえば、社員情報や顧客情報などのデータ入力や会計業務における手入力は、記入や確認のミスを招きます。

手順や方法が人によって異なると、業務が属人化して品質にバラつきが生じたり、部署内で業務の全容を把握できなくなったり、担当者が不在の際に混乱が起きたりする恐れもあります。

また、紙の書類で業務を進めている場合、保管場所を確保する必要があるのもデメリットです。

情報共有のためだけの会議や朝礼

かつては情報共有の場として有用だった会議や朝礼ですが、現在では無駄になっている場合もあります。2018年にmeet inが行った調査によると、ビジネスパーソンが職場で効率がよくないと感じることとして、もっとも多かった回答が「会議、打ち合わせ」（62.8%）でした。

↑出典：meet in「働き方改革に関する調査」

すべての会議や朝礼が無駄であるとはいえませんが、「毎回、同じことを話し合う」「目的が定まっていない」「何も決定しない」「内容に関係ない人も参加している」といったものは見直しが必要です。

また、会議のために体裁を整えた資料を作成したり、出席者の日程を調整したり、会議室を確保したりといった手間も掛かります。資料を印刷する場合は、準備時間だけでなく印刷コストが掛かる点も見逃せません。

企業にとって業務効率化が不可欠である理由

ここまでは、企業で当たり前のように行われている無駄な業務についてご紹介しました。

当然ではありますが、無駄や非効率を解消し、業務を効率化していくことは企業にとって非常に重要です。

次は、企業が業務効率化に取り組むべき理由について深掘りしていきましょう。

競争力の維持・向上

IT技術の急速な進化に伴い、あらゆる業界で目まぐるしく市場が変化しています。

そうしたなか、従来の業務手順や手法に固執し、時代の変化に対応することができなければ、企業としての競争力は低下してしまいます。

市場における優位性を維持・向上するためには、常に非効率な業務の改善に取り組み、生産性を高めていく必要があるでしょう。

人手不足への対応

少子高齢化の影響もあり、さまざまな業界で人手不足が深刻化しています。

そうした状況下で、人手不足を補完して生産性を高めていくためには、非効率・無駄な業務を改め、工数を削減する必要があります。

人の手で行われていた定型作業や、商習慣に倣って行われていた紙と印鑑による業務などを電子化・自動化し、人手不足を補っていくことが重要になるでしょう。

ワークライフバランスの実現

従業員のワークライフバランス向上という面でも、業務効率化は欠かせません。

近年、働き方改革やウェルビーイングの取り組みが活発化するなかで、ワークライフバランスへの注目が高まっています。

無駄・非効率な業務を削減することは、従業員のモチベーション向上や残業時間の削減につながり、ワークライフバランスの実現に寄与します。

ワークライフバランス実現の取り組みは、企業イメージ向上や人材確保・定着、パフォーマンス改善による生産性向上など、さまざまな効果が期待できるでしょう。

業務効率化にITシステム・ツールが有効！シーン別の活用方法

業務の無駄を解消し生産性を向上させるためには、ITシステムの活用が有効です。2016年に働き方改革が推進されるようになってから、ITシステムを導入して業務の効率化を図る企業が多く見られるようになりました。

実際に、ITシステムでどのように業務の非効率性を解消できるのでしょうか。

ワークフローシステムで申請手続きや稟議を効率化

たとえば、ワークフローシステム（電子決裁システム）をはじめとしたITシステムを導入すれば、各種申請や稟議、決裁における押印作業がシステム上で完結します。書類の物理的な回付がなくなるため、承認フローのスピードアップが可能です。

また、クラウド型のシステムであれば、決裁者が外出先から承認したり、テレワーク中でも出社せずに申請や承認をしたりもできます。書類の回付や押印の手間を省いて生み出された時間で、他の業務に専念できるでしょう。

データ入力の自動化による脱属人化・人的ミス防止

データ入力のような手作業で行っていた業務をRPAツールなどのITシステムで自動化すれば、業務の属人化を防ぎ、記入ミスや記入漏れといったヒューマンエラーも削減できます。

入力に掛かる工数が減ることから、コストの削減にもつながります。また、システムを活用すれば、作業や業務の全容を見える化することも可能です。

グループウェアなどを使って情報共有を効率化

クラウドストレージやグループウェアといったITシステムを使えば、システム上で情報共有が行えるため、会議の開催数を減らしたり、事前に資料を共有して会議時間を短縮したりできます。

常に情報共有できる環境を作り、本当に必要な会議や朝礼のみを行うことは、会議の生産性を上げることにもつながります。

電子帳票システムや電子契約システムで企業間取引の効率化

取引先とのやり取りも、ITシステムを利用することで効率化することが可能です。

たとえば、請求書や見積書の発行・送付といった業務は電子帳票システムで、新規取引先との契約業務は電子契約システムで効率化することが可能です。

社内業務の効率化とあわせて、企業間取引文書にまつわる業務の効率化を図ることで、より生産性を高めることができるでしょう。

なお、2022年1月からは、国税関係帳簿書類の電子保存を認める「電子帳簿保存法」が改正・施行されます。

電子帳簿保存法は、企業の税務・会計分野におけるコスト削減や業務効率化につなげることを目的としており、今回の改正で帳簿書類を電子保存するための要件が大幅緩和されます。

この機会に、電子帳簿保存法への対応もあわせて検討してみることをおすすめします。

業務効率化に成功した事例を紹介！

ITシステムを活用することで、従来の非効率な業務を改善することが可能だとお伝えしました。

次は、数あるITシステムのなかでもワークフローシステムに焦点を当て、業務の効率化に成功した事例をご紹介します。

株式会社テレビ朝日 様の業務効率化事例

働き方改革の取り組みに積極的なテレビ朝日株式会社では、月間200件にものぼる総務関連の申請業務を電子化するためワークフローシステムを導入。

システム導入前、紙の申請書による手続きの負担が大きく、「時間や場所の制約」という非効率や、申請業務の属人化も問題視されていました。

ワークフローシステムの導入により、申請業務の電子化を実現。時間や場所の制約が解消され、無駄な時間の大幅削減および属人化解消につながっています。

株式会社エービーシー・マート 様の業務効率化事例

シューズを中心としたアパレル販売店「ABCマート」を展開する株式会社エービーシー・マート様は、勤怠管理業務の効率化やコスト削減を目的にワークフローシステムを導入。

従来、紙ベースで勤怠申請が行われており、毎月4000件もの申請書がFAXでやり取りされていました。

ワークフローシステムの導入により、申請業務の効率化およびペーパーコストの削減に成功。さらに、非効率な作業や無駄なコストへの問題意識が社内に浸透したことを実感しています。

医療法人健誠会　湯田内科病院 様

地域に根差した医療を提供する医療法人健誠会 湯田内科医院 様では、事務作業の効率化を目的にワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムの導入により、稟議や各種申請などのペーパーレス化を実現。業務の効率化・迅速化が促進され、事務作業に関連する無駄の排除につながっています。

日々の業務を見直し、課題を洗い出すところから業務効率化を始めよう

時代遅れになった非効率的な業務を続けていると、印刷代や残業代などのコスト増や、従業員のモチベーション低下につながり、企業の生産性に悪影響を及ぼす恐れがあります。

業務効率化のためにはITシステムが有用ですが、ただ導入しただけでは本質的な解決にはなりません。社内の課題を明らかにし、どう解決していきたいかを明確にイメージしたうえで、目的に合ったITシステムを導入することが重要です。

当たり前になっている業務の手順や必要性を見直し、課題を洗い出すところから、業務効率化を始めてみてはいかがでしょうか。