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手書き文化から脱却!書類作成をデジタル化する方法やメリット、成功事例をご紹介

手書き文化から脱却!書類作成をデジタル化する方法やメリット、成功事例をご紹介

申請書、日報、出勤表……あなたの会社に手書きの文化は残っていませんか?
文字を書くこと自体が本業である職種ならまだしも、手書きが必要ない職種であえて手書きを強いる意味はあるのでしょうか。

手書きでの業務には多くのデメリットがあり、デジタル化が進む現代社会において大きな足かせとなってしまう恐れがあります。

こちらの記事では、手書き文化のデメリットや、書類作成をデジタル化するメリット、そしてデジタル化するための方法を解説します。
文書のデジタル化に成功した事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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手書き文化の現状とデジタル化への意識

デジタル化やペーパーレス化に取り組む企業が増えている一方で、申請書や日報、出勤表などの各種書類を手書きで作成している企業は少なくありません。

まずは、手書き文化が残る企業がどれくらいあるのか、そして手書きの書類作成に対する課題意識について見ていきましょう。

5社に1社が手書きで書類作成

株式会社ビズオーシャンが2019年に行った調査で、営業報告書や各種申請書類など「社内での報告・申請はどのように作成して提出していることが多いか」と質問したところ、

  • 「エクセルやワードを使用して書類作成、印刷して提出」(34%)
  • 「エクセルやワードを使用して書類作成、データで提出」(26%)
  • 「指定用紙に手書きして提出」(22%)
  • 「社内システム等へ入力して、提出」(14%)

という結果になりました。

対象企業のうち、22%が営業報告書や各種申請書類を「指定用紙に手書きして提出」させていると回答しています。実に5社に1社以上の割合で、手書き文化が残っているのです。

出典:経営PROQ 【調査レポート】報告書・申請書を「紙で保管・管理」している企業は約6割いることが判明!

出典:経営PROQ 【調査レポート】報告書・申請書を「紙で保管・管理」している企業は約6割いることが判明!

なかには、手書きの文字から伝わる温かみにこだわる経営者もいるのかもしれませんが、紙ベースの作業に、負担を感じている従業員がいるのも事実です。

手書き業務のデジタル化を重視する企業は多い!

アドビが中小企業を対象に行った調査では、「紙ベースのプロセスからデジタルでのプロセスへ移行する『業務のデジタル化』はどのくらい重要だと思うか」という問いに対し、事務系職員の70%が「重要(極めて重要・重要)」だと回答しています。

出典:中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感 電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を ~アドビ「業務効率化に関する実態調査」

出典:中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感 電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を ~アドビ「業務効率化に関する実態調査」

これらの調査結果から、人手不足が深刻な中小企業において、デジタル化による業務効率化が急務である実態が浮き彫りになっています。

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書類作成を手書きで行うデメリットとは?

手書きの書類作成には、具体的にどのような問題点があるのでしょうか。

次は、手書き文化がもたらすデメリットについて確認していきましょう。

作業スピード・業務効率の悪化

手書きはデジタル入力と比べ、書く作業そのものに時間が掛かります。報告書のような文章量が多い書類を手書きで作成すると、膨大な作業時間が必要になるでしょう。

また、申請書などはボールペンで手書きをするため、一部分だけを書き直すことができません。「一文字でも間違えたら最初からやり直し」というケースも往々にして発生します。

このようなタイムロスが、業務効率を悪化させている原因です。デジタル入力であれば、手書きと比べ同じ時間でも2倍、3倍の作業をこなすことができるかもしれません。

手書き文化を残している会社は、「文字を書く作業に給料を払っている」ともいえる状況にあるのです。

さらに、申請書を承認フローに通す場合、手書きによって申請が遅れることで、関係部署の業務にもタイムロスが生じます。一部の書類が手書きであるだけで、社内全体の業務効率に影響を及ぼす可能性があります。

人為的なミスの多発

コピー&ペーストできない手書きでは、誤字・脱字をしやすいのはもちろん、数字などの転記ミスも生じやすくなります。また、筆跡にはどうしても書き手の癖がでるため、読む側が理解できなかったり、読み間違えたりといったことも起こり得ます。

契約書や見積書など、重要な書類で手書きによるミスが発生すると、多大な損害が出てしまうかもしれません。

従業員のモチベーション・生産性が低下

そもそも書く作業自体が、会社にメリットをもたらす“本来の仕事”ではありません

たとえば、営業部門の本来の仕事は日報や経費申請書を書くことではなく、商談を成約に導くことです。また人事部門では、勤怠管理や給与計算以上に、戦略的な採用活動や社内の働き方改革など、組織を強化するための業務にクリエイティビティを発揮する必要があります。

以上のような“本来の仕事”が、間接業務に過ぎない手書きの作業に阻害されてしまうのです。これでは従業員のモチベーションも下がり、場合によっては、会社の利益を損なう恐れもあります。

人材流出につながる恐れも

古い慣習のもと、従業員に手書きの仕事を強いる文化は、従業員から本来の活躍の機会を奪っているともいえます。

現代社会で求められているのは、誰もが自分の能力を発揮でき、適切に評価されるダイバーシティ(多様性)のある会社です。時代に逆行する会社では、優秀な人材も敬遠してしまうかもしれません。

手書き作業をデジタル化するメリット

書類作成をデジタル化するメリット

手書きで書類作成を行うデメリットについてはお伝えしましたが、反対に手書き業務をデジタル化した場合にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

次は、書類作成を手書きからデジタル化することのメリットについて見ていきましょう。

業務効率化・ミスの防止

書類作成をデジタル化することで、業務効率の改善が見込めます。

手書きで起こりがちな誤字脱字や記入漏れが軽減し、記入ミスによって一からやり直し、といった無駄も防ぐことができます。

入力補助機能や記入内容の自動チェックを備えたシステム・ツールもあるため、書類作成を効率的に行うことができるでしょう。

文書管理の効率・利便性が向上

デジタル化された書類は、データとしてサーバーやクラウド上に保管しておくことが可能になります。

従来の紙書類では、種類ごとにファイリングを行った上で厳重に保管する必要があり、後から文書を見返す際には大量の書類のなかから探す手間がかかってしまいます。

一方で、データ化された書類であれば物理的な保管スペースを必要とせず、セキュリティ強度もコントロール可能です。また、過去の文書は速やかに検索することができるので、文書管理の負担を大幅に削減することができます。

コスト削減

書類作成をデジタル化することで、コストの削減にもつながります。

手書きで書類作成を行っていた場合、紙の印刷コストや保管コスト、拠点間の郵送コストなど、さまざまな費用が発生していまします。

デジタル化された書類であれば、紙のコストを削減できるだけでなく、物理的な保管スペースを必要とせず、拠点間のやり取りはメールなどで行えます

さらに、紙の書類にかかっていた人的リソースも節約することができるでしょう。

従業員のモチベーション・生産性向上

先述の通り、「手書きで書類を作成する」という行為自体は、企業に価値をもたらす業務ではありません。

そんな手書き業務に多くの時間を奪われてしまえば、従業員のモチベーションは下がってしまうでしょう。

デジタル化によって書類作成の効率を高めることで、従業員は本来注力すべき業務に集中することができ、モチベーションや生産性の向上につなげることができます

企業価値の向上

近年では、SDGsの取り組みが活発になっており、ペーパーレス化を推進する企業が増えてきています。

手書き文化を改め、書類のデジタル化を図ることは、ペーパーレス化を実現するために必要な取り組みだと言えます。

また、デジタル化により業務効率が改善し、生産性を高めることは、そのまま企業価値の向上につながるでしょう。

ワークフローシステムで書類作成や申請業務を電子化

文書のデジタル化には多くのメリットがあることが分かりましたが、どうやってデジタル化すればよいのか分からないという方も多いのでは?

次は、書類作成や管理をデジタル化する方法のひとつとして、ワークフローシステムの活用についてご紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議などの業務手続きを電子化するシステムのこと

ワークフローシステムを活用することで、申請書・稟議書などの作成・申請から承認・決裁、さらには管理までをシステム上で完結させることができます。

また、ITツールに不慣れな方でも簡単に利用できるよう配慮されている製品も多く、従来の紙書類のように直感的に扱うことが可能です。

業務の可視化や効率化、内部統制の強化などに効果的であることから、近年では多くの企業に導入されています。

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システム連携やグループウェア連携も可能

ワークフローシステムは、人事システムや会計システムなどの基幹システムとの連携や、グループウェアとの連携も可能です。

たとえば、以下のような工夫が考えられます。

出勤簿

勤怠管理ソフトを導入して、給与計算システムと連携させれば、労務管理を一気通貫で脱手書き・デジタル化できる。

経費申請

クラウド型会計ソフトを活用し、交通系電子マネーの利用情報を自動取得したり、ワークフローシステムと連携させたりすることで、一層の業務効率化を図ることもできる。

ワークフローシステム導入のポイント

「ITツールの導入には費用が掛かる」「せっかく導入しても使いこなせないのでは」などの不安があり、ツールの導入をためらう場合もあるでしょう。業務のデジタル化に失敗しないためには、以下の点も留意しておきましょう。

  • ITツール導入以前に業務プロセス全体を洗い出し、無駄がないか、簡略化できる部分はないかを検討する。
  • ツール導入の目的を明確化する。
  • ITスキルが高くない従業員でも教育コストを掛けることなく、直感的・簡単に使える機能、UI(画面)のツールを選ぶ。

ツールを導入する前に、これらのポイントを事前に検討・対策しておけば、デジタル化のデメリットはほとんどないといえます。また、ツールを導入する前にサービスを提供しているベンダーに相談して、検討してみるのもよいでしょう。

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ワークフローシステムで書類のデジタル化に成功した事例

次は、実際にワークフローシステムで書類のデジタル化に成功した事例を見ていきましょう。

株式会社松屋フーズ 様の事例

「松屋」などの飲食チェーンを展開する株式会社松屋フーズ 様は、紙文書の電子化を目的にワークフローシステムを導入。

紙のように直感的に扱えることから、稟議書関係の文書のデジタル化からはじまり、現在は150種類の帳票のデジタル化を実現しています。

事例詳細はこちら

株式会社松屋フーズ 様のワークフロー導入事例ページへ

株式会社明光商会 様の事例

シュレッダーのトップブランドとして業界をリードする株式会社明光商会 様は、手書きで行われていた申請書の電子化を目的にワークフローシステムを導入。

稟議書や決裁申請書、経費精算書などのデジタル化を実現し、意思決定スピードの迅速化に成功しています。

事例詳細はこちら

株式会社明光商会 様のワークフロー導入事例ページへ

学校法人 東洋大学 様の事例

創立130年以上の歴史を持つ学校法人 東洋大学 様は、拠点間の発送コストや管理コスト、決裁の遅延といった紙書類特有の課題解決に向けワークフローシステムを導入しました。

導入から半年間で約700件の文書を電子化し、書類作成や承認業務の効率を改善。

新型コロナウイルス感染拡大によるテレワーク期間中も業務が止まることなく、事務手続きの迅速化を実感されています。

事例詳細はこちら

学校法人 東洋大学 様のワークフロー導入事例ページへ

まとめ

今回は、手書き文化のデメリットや、書類作成をデジタル化するメリットや方法についてご紹介しました。

手書きでの書類作成は、業務効率や生産性の低下だけでなく、貴重な人材の流出などにもつながる可能性があります。

手書き文化からの脱却を目指している企業は、ワークフローシステムによる文書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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