これからの働き方を考える

行政のデジタル化が急加速する一方、自治体職員の57.7%が「ワード等で記入・印刷」や「手書き」での紙ベース業務!自治体の脱ハンコを望む声75.3%

行政のデジタル化が急加速する一方、自治体職員の57.7%が「ワード等で記入・印刷」や「手書き」での紙ベース業務!自治体の脱ハンコを望む声75.3%

県庁職員・市役所職員・区役所職員324名を対象に、「自治体における稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心」に関するアンケート調査を実施いたしましたので発表いたします。

調査結果サマリー

  • 自治体職員の57.7%が、稟議や申請・承認業務を紙ベースで行っている
  • 紙ベースでの業務に対し、承認スピードや、ハンコ出社で課題を感じる
  • 75.3%が脱ハンコを望む結果に
  • 紙ベースで課題を感じる人のうち約8割が稟議や申請・承認業務のデジタル化を希望
  • 約半数の自治体職員がデジタル庁に期待

調査概要

調査期間:2020年10月8日〜同年10月9日
調査方法:インターネット調査
調査目的:自治体における稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心の実態把握
有効回答:県庁職員・市役所職員・区役所職員324名

自治体業務での申請・承認が必要な場面第1位は「予算の執行」で76.9%

「Q1.今までに自治体業務の稟議や申請・承認(決裁)業務について、どの場面で携わったことがありますか?(複数回答)」(n=324)と質問したところ、「予算の執行」が76.9%、「物品購入・管理」が68.5%、「出張申請」が64.8%という回答となりました。

Q1.今までに自治体業務の稟議や申請・承認(決裁)業務について、どの場面で携わったことがありますか?(複数回答)
  • 予算の執行:76.9%
  • 物品購入・管理:68.5%
  • 出張申請:64.8%
  • 外部との契約締結:62.7%
  • 補助金の交付:50.9%
  • 出退勤管理:40.4%
  • 支給業務:32.1%
  • 人材の採用:30.9%
  • 労務・給与:21.3%
  • 当てはまるものはない/答えられない:6.5%
  • 申請・承認業務は行わない:3.7%

申請・承認業務は「ワード、エクセルに記入、印刷して申請」が最多の46.7%

「Q2.Q1で回答した自治体業務の稟議や申請・承認(決裁)業務を主にどのような方法で行なっていますか。」(n=291)と質問したところ、「ワード、エクセルに記入、印刷して申請」が46.7%、「電子決裁システム(ワークフローシステム) で申請」が30.9%という回答となりました。

Q2.Q1で回答した自治体業務の稟議や申請・承認(決裁)業務を主にどのような方法で行なっていますか。
  • ワード、エクセルに記入、印刷して申請:46.7%
  • 電子決裁システム(ワークフローシステム) で申請:30.9%
  • 紙に手書きして申請:11.0%
  • グループウェアで申請:7.9%
  • メール・チャットで申請:2.4%
  • その他の方法で申請(自由回答):1.1%

紙で承認をとる課題として、59.5%が「承認までのスピードが遅くなる」と回答

Q2で「紙に手書き」「ワード・エクセルに記入、印刷」と回答した方に「Q3.稟議や申請・承認(決裁)業務を紙で行うことへの課題を教えてください。」(n=233)と質問したところ、「承認までのスピードが遅くなる」が59.5%、「どこで承認がストップしているかがわからない」が50.0%、「紙を印刷したりハンコを用意して承認するために出勤しなければならない」が47.0%という回答になりました。

Q3.稟議や申請・承認(決裁)業務を紙で行うことへの課題を教えてください。
  • 承認までのスピードが遅くなる:59.5%
  • どこで承認がストップしているかがわからない:50.0%
  • 紙を印刷したりハンコを用意して承認するために出勤しなければならない:47.0%
  • 資料が間違っている場合、改めて紙を出力し、最初からやり直しになる:44.0%
  • 紛失する可能性がある:30.4%
  • プリントアウト作業が煩雑:26.2%
  • コピーして配布するなど、コミュニケーションに気を使う:12.5%
  • 特に課題はない:10.1%
  • 修正が全て赤字なので、更新履歴が分からない:7.7%
  • その他:0.6%
あわせてお読みください

紙業務のデジタル化が生産性向上の鍵!電子化の方法とツールをご紹介

75.3%の自治体職員が「脱ハンコを望む」

「Q4.現在政府の動きとして「脱ハンコ」が進められています。役所の業務において、脱ハンコを望みますか。」(n=324)と質問したところ、「強く望む」が27.8%、「望む」が47.5%という回答となりました。

Q4.現在政府の動きとして「脱ハンコ」が進められています。役所の業務において、脱ハンコを望みますか。
  • 強く望む:27.8%
  • 望む:47.5%
  • あまり望まない:21.3%
  • 全く望まない:3.4%
あわせてお読みください

ハンコも会議も、実は非効率?何気ない業務を見直して効率化を図ろう

「脱ハンコ」を望む理由は「電子決裁による効率化、不正防止」や「リモートワークの推進」などの声

Q4で「強く望む」「望む」と回答した方に「Q5.脱ハンコが実現するとどんな改善や改革、効果が期待できると思いますか。(自由回答)」(n=223)と質問したところ、「電子決裁による効率化、不正防止」や「リモートワークの推進」など223の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 43歳:紙資源の節約。執務スペースの有効活用。紙決裁よりもスピーディーになる。
  • 60歳:形式的な決裁ではなく、内容をよく検討する。
  • 58歳:責任所在がより明確化する。
  • 56歳:パワーポイントや動画による稟議内容の可視化と実用性の説明が可能となり、言葉による説明より詳細な意思疎通が可能と考える。
  • 62歳:電子決裁が可能となり効率化が図れる。不正が防げる。上司の顔色を窺わなくて済むため、公正な業務の執行が可能。
  • 58歳:役所が一番遅れているリモートワークの推進。
あわせてお読みください

アナログが抱える4大あるあるリスクデジタル化で社会変化で柔軟性を

紙に課題を持つ職員の80.8%が「稟議や申請・承認業務をデジタル化して欲しい」と回答

Q3で「紙に関する課題がある」と回答した方に「Q6.それら稟議や申請・承認(決裁)業務をデジタル化(ペーパーレス)して欲しいと思いますか。」(n=151)と質問したところ、「デジタル化を強く希望する」が28.5%、「デジタル化を希望する」が52.3%という回答となりました。

Q6.それら稟議や申請・承認(決裁)業務をデジタル化(ペーパーレス)して欲しいと思いますか。
  • デジタル化を強く希望する:28.5%
  • デジタル化を希望する:52.3%
  • 紙のままで良い:19.2%

デジタル化のメリットとして、「意思決定が早くなる」や「文書の保存、検索が容易になる」などの声

Q6「デジタル化を強く希望する」「デジタル化を希望する」と回答した方に「Q7.これらが実現すると誰に対してどのようなメリットがあると考えるか、自由に教えてください。」(n=110)と質問したところ、「意思決定が早くなる」や「文書の保存、検索が容易になる」など110の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 47歳:職員の決裁文書作成が簡約化される。
  • 41歳:意思決定が早くなる。
  • 63歳:文書の保存、検索が容易になる。過去に電子的稟議が行われたが、システムの維持補修に経費が掛かり廃止された。その時は決裁にかえって時間がかかっていたが、時代背景、職員のスキルアップ、機器の進歩等から今後はデジタル化が進むものと思われる。
  • 51歳:起案と同時に関係者が内容をチェックすることができる。一つ一つチェックや差し戻しを 繰り返すのは時間の無駄。起案する側とその先の申請者に対しての時間的メリットがある。
  • 50歳:いつでもどこでも、上席に確認できることから、部下はスムーズに事を進めることが可能であるし、上席側もデジタルのデータが手元に残れば、タグ付けにより重い紙資料を持たずともさまざまな会議で書類を確認できるから。
  • 62歳:働く職員に業務の効率化。ひいては市民サービスの向上。

「デジタル庁創設」に期待する自治体職員は約半数

「Q8.内閣が実施を計画している「デジタル庁」創設に期待をしていますか?」(n=324)と質問したところ、「非常に期待している」が12.0%、「期待している」が36.1%という回答となりました。

Q8.内閣が実施を計画している「デジタル庁」創設に期待をしていますか?
  • 非常に期待している:12.0%
  • 期待している:36.1%
  • あまり期待していない:38.3%
  • 全く期待していない:9.0%
  • わからない:4.6%

デジタル庁に期待する理由は「業務プロセスを効率化することで、無駄の削減、進捗の把握などが可能だから」で62.8%

Q8で「非常に期待している」「期待している」と回答した方に「Q9.その理由を教えてください。(複数回答)」(n=156)と質問したところ、業務プロセスを効率化することで、無駄の削減、進捗の把握などが可能だから」が62.8%、「稟議などの業務がデジタル化される追い風になるかもしれないから」が53.2%、「仮に業務がデジタル化されたら書類等の保存や管理が容易になるから」が44.2%という回答となりました。

Q9.その理由を教えてください。(複数回答)
  • 業務プロセスを効率化することで、無駄の削減、進捗の把握などが可能だから:62.8%
  • 稟議などの業務がデジタル化される追い風になるかもしれないから:53.2%
  • 仮に業務がデジタル化されたら書類等の保存や管理が容易になるから:44.2%
  • 働き方改革の追い風になるかもしれないから:29.5%
  • 業務量を減らせ、ストレスフリーになるから:28.2%
  • 業務の責任の所在が分かりやすくなるから:18.6%
  • その他:6.4%
あわせてお読みください

15年以上も前から行われる島根県のデジタル化の現在地と展望デジタル庁で期待期待される自治体のデジタル化

まとめ

新内閣が発足し、デジタル庁創設への準備が進んでいます。また、福岡市では市へ提出する申請書の多くを押印不要、すなわち「脱ハンコ」を実現し話題となりました。

そこで、今回は全国の自治体職員に対し、稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心を調査しました。

まず、自治体業務での稟議や申請業務等が必要な場面では、第1位に「予算の執行」で76.9%、第2位に「物品購入・管理」で68.5%という回答に。

そのうち業務の方法を聞くと、「電子決裁システム(ワークフローシステム)で申請」が30.9%あったものの、「ワード、エクセルに記入、印刷して申請」が最多の46.7%となり、約半数は「紙」での申請を行っていることが明らかとなり、依然として未だに紙が主流という結果になりました。

紙への課題がある人のうち、約8割が申請業務等のデジタル化・ペーパーレス化を希望しています。

また、「脱ハンコ」については75.3%の職員が望んでおり、その理由として脱ハンコにより、紙決裁よりもスピーディーというものや不正防止、また上司の顔色をうかがわなくて済むため、公正な業務執行が可能という声があがり、多くの側面から脱ハンコが求められていることが明らかになりました。

さらに、現在内閣が推し進めているデジタル庁へは半数程度の職員が期待しているとの回答になっています。

新型コロナウイルスによって、企業も行政も多くの転換を求められています。今までは来庁して手続きを行うことが通常でしたが、三密回避の観点からも、遠隔から申請等を受け付ける必要性が高まっています。

また、職員の健康と安全を守りながら、安定した行政サービスを提供するためにも、行政内の業務、特に稟議や申請・承認業務に関してのデジタル化は必要となるでしょう。

合わせて、紙からの脱却により、業務も整理して効率化を図ることが可能です。また、行政に変革が起きれば、企業の変革の流れもさらに加速すると考えられます。これからの行政の動きに注目です。

もっと知りたい!
続けてお読みください

15年以上前から行われる島根県のデジタル化の現在地と展望 デジタル庁で期待される自治体のデジタル化

まだハンコで押印?今すぐ文書の電子化に取り組むべき理由
ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

関連リンク

紙のような感覚で、直感的に操作ができる
ATLED のワークフローシステム

AgileWorks

組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

X-point

社内業務の手間から解放される簡単・お手軽なワークフローシステム。中小企業や部門単位での導入に最適!

X-point Cloud

社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。