AgileWorks

株式会社テレビ朝日のワークフローシステム導入事例

月200件に上る煩雑な紙による 総務申請業務を電子化 業務効率向上と標準化に加え、 働き方改革にも大きく貢献

「より魅力的かつ社会から求められる情報やコンテンツを提供し、夢や希望を持ち続けられる社会の実現に貢献する」を使命として掲げ、数々の人気コンテンツを世に送り出す株式会社テレビ朝日。

インターネットテレビ局ABEMA、SVODプラットフォームTELASA、デジタル動画広告配信プラットフォームUltra Impressionなどデジタル時代に対応するサービスを次々と展開し、コンテンツを軸とした「360°戦略」を推進しています。

同時にAIやRPAなどを活用したスマートワーク、働き方改革を目指す同局は、月200件にも上る総務系の申請業務をAgileWorksにより電子化。業務の効率化と申請スピードの向上に大きな成果を実現しました。

【導入の背景・課題】

  • 数十種類もの紙の申請書による申請手続きの業務負荷が高い
  • 申請手続きを対面で実施する必要があり、時間や場所による制約が多い
  • 申請に関する業務知識が属人的になり、継承しにくい

【導入後の効果】

  • 申請業務の約9割、16種のワークフローを電子化
  • 申請や通知が対面からオンラインに変わり、業務効率が大きく向上
  • 申請状況や進捗状況が共有でき、業務知識の継承にも役立つ

紙の申請書による高い業務負荷と非効率さが課題に

同局では従来、ひと月に200件近くにも上る申請業務が紙で行われ、手続きも対面で実施されていました。

申請者は申請書を手書きで記入して総務部に持参する必要があり、管理者は申請手続きのたびに業務の手をとめて対応しなくてはならないため、申請者・管理者双方にとって業務負荷が高く、非効率な状態でした。また、管理者側の承認判断には相応の業務知識も必要なため、属人化してしまう点も課題となっていました。

これを受け、「IDEX」というシステムを構築して入館事前申請業務を電子化し、一定の業務を効率化したものの、それ以外の各種申請については紙による業務が残っている状態でした。

採用の決め手は使いやすさとコストパフォーマンス

当初、同局では申請業務の電子化に向けて「IDEX」システムの拡張を行うことを検討していました。しかし、検討を進めるなかでコストと工数をかけて独自のシステム開発を行う従来のやり方は変えるべきだと判断し、複数のサービスの比較検討を実施します。
選定のポイントを「使いやすさとコストパフォーマンス」、「同業種での実績」に絞って検討した結果、さまざまな社内ワークフローを電子化できるAgileWorksの採用に至りました。

AgileWorksは、紙のイメージのまま取り込むことができ申請書を作りやすい点と開封履歴や申請状況がわかるといった電子化ならではの利便性が決め手となりました。
また、厳しいコストコントロールが求められる同局にとって同時接続ライセンスで利用でき、数千人にも上る利用者全員分のアカウント料金がかからない点も魅力でした。
他にも、スモールスタートが可能な点、将来を見据えた高い拡張性、他のテレビ局での利用実績もAgileWorksを採用するポイントとして挙げています。

申請業務の約9割を電子化し、効率向上に加え働き方改革も実現

AgileWorksの導入によって、同局では申請業務の約9割を電子化。申請者も管理者も場所・時間に縛られることがなくなり申請業務の効率化に成功しました。さらに、上長や関連するプロジェクトメンバーへの周知もシステムから同時に行えることで報告業務の工数削減にもつながりました。時間を有効活用できるようになり、場所の制約が解消されたことで、働き方改革への貢献も実現しました。

また、AgileWorksは承認者を複数設定することができ、実際の業務を共有しながら知識の継承を行えることから、属人化解消の効果にも期待を寄せています。

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【こんな企業におすすめです!】

  • 申請書を対面で手続きしており、申請者・管理者ともに業務負荷が高い
  • 申請手続きのために常に総務部の誰かが自席にいる必要がある
  • 承認判断に相応の業務知識が必要なため属人化が課題となっている

お客様プロフィール

会社名 株式会社テレビ朝日
住所 〒106-8001 東京都港区六本木6-9-1
従業員数 1,261名(2019年3月現在)
事業内容 放送法による基幹放送事業および一般放送事業
URL https://www.tv-asahi.co.jp/

※ 取材日時 2020年7月
※ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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