ワークフローシステムのメリット~部門で異なるワークフロー導入メリットと効果~

経営、営業、管理など、企業の部門ごとに異なるワークフロー導入メリットとその効果について解説します。

ワークフロー導入のメリットは、ペーパーレス化+電子化によるベネフィット

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)導入によって、業務手続きが電子化されます。手続きに使用していた紙文書の廃止によりペーパーレス化が実現します。また、業務手続きそのものが電子化されることで、伝達・共有の容易さ、検索など操作性の向上、閲覧制限によるセキュリティ強化などが可能となります。

ワークフロー導入は部門ごとにメリットがある

しかし、ペーパーレス化や業務手続きの電子化によるベネフィットだけがワークフロー導入のメリットではありません。部門特有の業務や特性に合わせてそれぞれメリットがあります。 そこで今回は、部門別にワークフロー導入のメリットを説明します。

【全従業員】申請後の作業がゼロに

ワークフローを使用した社内申請は、申請内容を選択して項目入力をするだけで申請業務が完了します。申請後の進捗確認や差し戻し時の修正もPCなどの画面上で容易にできます。

紙文書で行う申請は、書類の印刷・移動を自ら行わなければならず、進捗確認や差し戻し時の修正にも手間がかかります。また、電子文書の場合でも、メールやチャットなど他ツールを使用しなければ回付させることができません。通常のコミュニケーションとは異なり、文書が発生する申請は組織としての意思決定に関わる事項です。そのため、申請から決裁までの過程も記録に残っていることが理想的です。

【経営部門】意思決定の迅速化・職務権限規程の遵守

業務にワークフローを組み込むことで、社内規程通りかつスピーディーに業務を進めることができます。また、監査に必要な証跡管理も容易になります。

紙帳票の場合、規程以外のフローでも承認が進んでしまうケースや、決裁者が別拠点に在籍している場合には申請から決裁まで期間を要するケースがあります。全社の生産性向上には、適切なフローに則った意思決定がスピーディーに遂行されることが望ましいでしょう。

【営業部門】承認スピードUPによる営業活動の効率化

ワークフローを使用すれば、外出先や移動時間で申請業務が可能です。また、見積承認など管理者側の承認業務も申請直後にどこでも対応ができ、商談や営業活動に注力できます。

紙帳票の場合、オフィスに戻ってから申請・承認業務を行うため、本来営業活動に充てるべき時間も奪われてしまいがちです。オフィスでしか対応できなかった営業活動以外の事務作業を効率化させ、客先への訪問といった本来の営業活動により注力できる状態にすべきでしょう。

【管理部門】帳票管理・申請書式管理の負担軽減・全社で書式統一

ワークフローを使用すれば、帳票の書式管理と処理後の文書管理の負担を軽減できます。帳票の種類によって保管期間に応じて自動で破棄したり、必要な書類を検索機能で探し出したりすることができ、物理的な作業や保管場所が不要になります。申請書式を変更する場合もリアルタイムで反映されるので運用しながら更新が可能です。そのため全社共通の書式で申請・報告業務の運用ができます。

仮に、部門ごとで申請書管理を行なう場合でも共通フォームをベースに作成してもらうことで全社統一書式での運用ができます。

紙帳票の場合、保管・検索も手作業で行わなければならず、保管スペースの確保も必要になります。また、申請書式を変更する場合には、これまで使用していた紙帳票の処分といった作業も発生するため、簡単には書式変更ができません。また、部門ごとに独自の申請書式が発生してしまい管理が難しくなります。全社統一するためには、管理部門が一括して管理しなければなりません。

業務効率を落とさないためには、管理部門が関与しなくても全社統一した形での運用が行える仕組みが必要です。

まとめ

ワークフローはペーパーレス化や電子化によるベネフィットだけでなく、各部門にもそれぞれメリットがあります。ワークフロー導入時には、各部門との調整も必要となります。各部門にどのようなメリットがあるか導入時に共有することで運用もスムーズに進みます。

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