東証プライム上場のSIerである日鉄ソリューションズ株式会社は、2020年5月の本社移転をきっかけに、働き方改革の推進を目指しAgileWorksを導入。

契約締結時に営業職が起案する紙の申請書を電子化し、2,000時間／年の業務時間を削減したほか、全社的なリモートワークを推進しました。また、現在は他部門にもシステムを展開しており、社内業務の自動化・効率化を図る「社内DX」にもAgileWorksの活用を検討しています。

【導入の背景・課題】

• 本社移転に伴い、紙の申請書の存在が課題に
• 拠点が分散することで、回付の手間が増大する可能性が浮上
• リモートワークの普及にも歯止めがかかる恐れがあった

【導入後の効果】

• 年間約2,000時間の業務時間を削減
• 本社移転後も従来通りのリモートワークを継続
• 原則出社を求めない遠隔地在宅勤務を開始

同社は、2020年5月に東京都港区に虎ノ門オフィスを新設。既存のオフィスから本社機能を移転し、一部部門のフリーアドレス化などを実施したところ、ある課題が表面化しました。

同社では、これまで取引先などと契約を締結する際の稟議申請については、紙の帳票で行われていました。新オフィスの設立により拠点が分散し、一部社員がフリーアドレスで勤務するようになれば、紙の帳票を回付する手間は大幅に増加すると見込まれます。「申請業務のために出社する」というケースも増え、リモートワークの普及にも歯止めがかかる恐れがありました。

こうした課題を受け、同社は契約関連の稟議申請を電子化することを決定。契約を締結するのが主に営業職だったことから、営業本部に焦点を絞り、新たなワークフローシステムを導入することとなりました。

新たなワークフローシステムを導入するにあたり、同社が重視したのは「導入のしやすさ」でした。帳票のレイアウトなどの大幅な変更はユーザーに無用な負担を強いることになるため、スムーズかつユーザー側に負担の少ないシステムが求められました。

このような要件を踏まえ、選定されたのがAgileWorksでした。AgileWorksは紙の帳票のデザインをそのまま電子化できるフォーム作成機能を備えており、ユーザー側の負担軽減が期待されました。

現在、同社では年間1,400件の稟議申請がAgileWorksで行われています。導入先の営業本部では紙の帳票による申請が不要になり、年間約2,000時間の業務時間を削減。大幅な業務効率化を実現しました。

また、当初懸念されていた拠点分散による課題もAgileWorksにより解消。稟議申請の電子化により、営業本部の従業員は本社移転後も従来通りのリモートワークを継続することができました。

その後、同社では働き方改革がさらに推進され、2021年4月に在宅勤務制度の対象を全社員に拡大。2022年5月には原則出社を求めない遠隔地在宅勤務を開始しています。こうした体制を可能にするうえでもAgileWorksが一定の役割を果たしています。

【こんな企業におすすめです！】

• 拠点が分散しているので紙の帳票を回付する手間が大きい
• 申請業務のために出社するケースがあり、働き方改革が実現できていない
• ユーザー側に負担の少ないシステムを導入したい