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ズバリ公開!稟議・起案系ワークフロー導入のポイント

ズバリ公開!稟議・起案系ワークフロー導入のポイント

稟議書というフォーマットがある会社も無い会社も、お金が発生する意思決定は、必ず経営者や部門長などの決裁が必要となるはず。

口頭での決裁や計画性の無い決裁が続くと、稟議の妥当性を検証して次へ活かすといった意思決定前後のPDCAサイクルを回せなくなります。企業の意思決定では是非、稟議書といったフォーマットを用意しておきたいものですね。

しかしその稟議書ですが、Webワークフロー化できていない会社もまだまだ多いようです。今回は稟議書Webワークフロー化の導入ポイントについて整理したいと思います。

ワークフローはこんなに進化!最新のワークフローシステムが解決できる課題とは?

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

稟議書ってどんなシーンで利用されるの?

  • 金銭稟議、お伺い書
  • 押印申請
  • 契約審査
  • 購買稟議、購買申請、物品購入申請
  • 外注発注申請
  • 融資稟議

稟議書ワークフローを導入すると管理部門の手間が軽減

稟議書で入力項目の必須チェックをかけて、入力方法を統一することで、管理部門に回って来たときのチェックは紙の時より楽になります。

同じ稟議でも、「物品購入」と「外注発注」を分けるなど、できるだけ決裁内容に応じて稟議書フォーマットを分けるようにしておきましょう。

稟議書は、起案者や承認者にもとっても有効

「稟議書なんて面倒くさい!」

そんな声が聞こえてきそうですが、稟議書をワークフローシステム化すると現場にだって以下のようなメリットがあります。

  • 稟議がどこまで進んだか見える
  • 過去の稟議をすぐ探せる
  • 過去の類似稟議を流用して作成できる
  • 入力の手間を軽減できる(カレンダー入力やマスタ参照入力など)
  • 根回しのストレスも軽減
  • 稟議に必要な添付ファイルやコメントも付与できる

稟議書ワークフローシステム化のポイントは?

システム自動採番機能。起案No、決裁Noなど複数番号を発番できるか?

稟議書などの番号には空き番は許されません。稟議Noを紙の台帳から、システム上の台帳へ移行するだけでも、管理の手間はかなり軽減できるはずです。

しかしシステムによっては、稟議書ワークフロー上で1つの番号しか採番できないシステムも意外と多いのです。

稟議の「起案No」「受付No」「決裁No」をワークフロー上の起案ステップ、承認ステップごとに別々の番号体系で発番できるか?については、ワークフローシステム検討時の選定ポイントにしたいところです。

閲覧権限、編集権限の考慮

会社の重要な意思決定を管理する稟議書なので、権限管理はしっかりしておきたいところ。社員の入社、役職者の中途入社、組織異動、組織変更に応じて、どのような閲覧権限や編集権限の制御ができるのか?

システム選定時には、是非、自社での事例を交えてシミュレーションしてみましょう。

決裁金額に応じたワークフロー条件分岐

金額によって決裁者が異なる場合は、条件分岐機能を活用します。

ワークフローシステムによっては、承認のステップ(承認の段階)に上限がある場合もありますので、上限が設けられていないシステムを導入することが無難です。金額だけでなく、起案者の部署や役職によっても条件分岐ができるとベターです。

合議や根回し、メール通知も重要機能

会社によっては専門部署へ合議という形で意見や承認を仰ぐケースもありますので、そういったケースがある時は合議をどのようにシステムで回すかシミュレーションしてみましょう。また、根回し的な部分や、承認依頼通知や決裁通知などのメール通知も、文面をどこまで変更できるか、通知先はどこまで細かく制御できるか?などが機能のポイントとなります。

まとめ

いかがでしたか?稟議ワークフローには意外と奥が深い選定ポイントがあります。

表面的な機能を比較するだけでなく、自社のさまざまな稟議シーンをシミュレーションしながら、ワークフローシステムでの運用イメージを付けていってください。

エイトレッドのワークフローシステム「X-point」「AgileWorks」は、稟議書ワークフローシステムとして企業だけで無く、官庁、団体、学校、病院などでの導入実績もあり、稟議の見える化を実現するための強い味方。 稟議書ワークフローシステムに関する問合せ、資料請求、ご相談はお問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

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