サーバールーム入室やデータセンター入館手続きをWebワークフロー化しよう
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サーバーを管理する企業内サーバールームや、データセンターでは、人が安易にサーバーへ近づけないよう情報セキュリティ上の管理が必要です。
情報システム部の社員や、システム保守委託先業者のエンジニアだからといって、勝手にサーバールームに入退室させるのは危険。事前申請を必須化して、漏洩が起こりづらい仕組み作りが必要です。
今回は入室申請、入館申請ワークフロー化のポイントについて説明します。
OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。
気軽に出入りできるサーバールームは危険
誰でもサーバーに触れる状態では、許可のない外部の人間や派遣社員に直接サーバーを操作されてしまったり、サーバー上のデータが取り出されているリスクがあります。
多くの人が出入りするような場所にサーバーを置かず、鍵のかかったサーバールームや、外部データセンターにサーバーを置いて、入退室の管理まで行なうことが、サーバーのセキュリティ統制を高める第１歩です。入室申請書、入館申請書を紙で運用していると・・・
サーバールームの入室、入館を申請制にしたとしても、紙で運用していると管理面で煩雑になり、日常の運用でルールが無視されがちになり、監査機能も働きづらくなりがちです。
紙運用の主な問題点としては、
- 後から入退室の履歴を追うのに時間がかかりすぎる。
- 入館申請は過去数年分の保管が必要だが、管理が大変。
- 外部業者による急な入館依頼に対して、スピーディにID発行などがしづらい
- 監査によるチェック機能が働きづらい
データセンターの場合の入館申請書Webワークフローシステム化
入館申請書をWebワークフローシステム化すると、入館・退館のフローがWebデータベース化でき、ブラウザ上で入館・退館の履歴管理とリアルタイムなステータス管理ができるようになります。過去分の履歴も簡単に検索でき、保管場所を取ることもありません。
入館から退館までの流れ
- 入館希望者は、入館申請書をWebから申請する
入館日時、入館者、持込機器などを記入 - 入館申請が承認されたら、該当日時にデータセンターへ訪問。
- 入館時にエントランスで受付担当者に名前を告げる。
必要に応じて身分証明書の提示 - 受付担当者は、事前の入館申請書を確認できたら入館証を発行して渡す。
この時の入館証も、ワークフローシステムから印字できるとベター。 - 退館時にエントランスで受付担当者に入館証を返却。
ワークフローシステムに退館時刻を記録。
入館申請書フォーマット例
データセンターなどの入館管理票です。データセンター以外でも、企業の入館などでも活用できそうです。
外部委託業者向けの入館申請書フォーマット例です。
社内にサーバールームがある場合の入室申請書フォーマット例です。定期入室とスポット入室を選択できるようにしています。
まとめ
いかがでしょうか？手間のかかる入館申請書もワークフローシステムを導入すると業務フローがかなり効率化できると思います。
エイトレッドのワークフローシステム「X-point」「AgileWorks」では、企業の情報システム部門、Sierやデータセンター運営会社でも数多くの入館申請書導入実績があります。
クラウドであれば、企業間ワークフローの入館申請書も実現できるため、取引業者とのやり取りもメール要らずで、申請フローと入退室履歴のWeb化が可能。
入退室の時間をワークフローシステムで効率的に管理して、漏洩が起こりづらいセキュリティ統制を整備したいものですね。
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「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork（仕事）＋Flow（流れ）＝「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。
