これからの働き方を考える

サーバールーム入室やデータセンター入館手続きをWebワークフロー化しよう

サーバールーム入室やデータセンター入館手続きをWebワークフロー化しよう

サーバーを管理する企業内サーバールームや、データセンターでは、人が安易にサーバーへ近づけないよう情報セキュリティ上の管理が必要です。

情報システム部の社員や、システム保守委託先業者のエンジニアだからといって、勝手にサーバールームに入退室させるのは危険。事前申請を必須化して、漏洩が起こりづらい仕組み作りが必要です。

今回は入室申請、入館申請ワークフロー化のポイントについて説明します。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

気軽に出入りできるサーバールームは危険

誰でもサーバーに触れる状態では、許可のない外部の人間や派遣社員に直接サーバーを操作されてしまったり、サーバー上のデータが取り出されているリスクがあります。

多くの人が出入りするような場所にサーバーを置かず、鍵のかかったサーバールームや、外部データセンターにサーバーを置いて、入退室の管理まで行なうことが、サーバーのセキュリティ統制を高める第1歩です。

入室申請書、入館申請書を紙で運用していると・・・

サーバールームの入室、入館を申請制にしたとしても、紙で運用していると管理面で煩雑になり、日常の運用でルールが無視されがちになり、監査機能も働きづらくなりがちです。

紙運用の主な問題点としては、

  • 後から入退室の履歴を追うのに時間がかかりすぎる。
  • 入館申請は過去数年分の保管が必要だが、管理が大変。
  • 外部業者による急な入館依頼に対して、スピーディにID発行などがしづらい
  • 監査によるチェック機能が働きづらい

データセンターの場合の入館申請書Webワークフローシステム化

入館申請書をWebワークフローシステム化すると、入館・退館のフローがWebデータベース化でき、ブラウザ上で入館・退館の履歴管理とリアルタイムなステータス管理ができるようになります。過去分の履歴も簡単に検索でき、保管場所を取ることもありません。

入館から退館までの流れ

  1. 入館希望者は、入館申請書をWebから申請する
    入館日時、入館者、持込機器などを記入
  2. 入館申請が承認されたら、該当日時にデータセンターへ訪問。
  3. 入館時にエントランスで受付担当者に名前を告げる。
    必要に応じて身分証明書の提示
  4. 受付担当者は、事前の入館申請書を確認できたら入館証を発行して渡す。
    この時の入館証も、ワークフローシステムから印字できるとベター。
  5. 退館時にエントランスで受付担当者に入館証を返却。
    ワークフローシステムに退館時刻を記録。

入館申請書フォーマット例

入館管理票

データセンターなどの入館管理票です。データセンター以外でも、企業の入館などでも活用できそうです。

外部委託業者入館許可申請書

外部委託業者向けの入館申請書フォーマット例です。

サーバールーム入室申請書

社内にサーバールームがある場合の入室申請書フォーマット例です。定期入室とスポット入室を選択できるようにしています。

まとめ

いかがでしょうか?手間のかかる入館申請書もワークフローシステムを導入すると業務フローがかなり効率化できると思います。

エイトレッドのワークフローシステム「X-point」「AgileWorks」では、企業の情報システム部門、Sierやデータセンター運営会社でも数多くの入館申請書導入実績があります。

クラウドであれば、企業間ワークフローの入館申請書も実現できるため、取引業者とのやり取りもメール要らずで、申請フローと入退室履歴のWeb化が可能。

入退室の時間をワークフローシステムで効率的に管理して、漏洩が起こりづらいセキュリティ統制を整備したいものですね。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

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