勤怠管理とは？効率化する方法やシステム・ツール導入による成功事例を紹介！

組織規模や業種・業界を問わず、あらゆる企業にとって必要な取り組みのひとつが「勤怠管理」です。

しかし一方で、
「そもそも勤怠管理とは？」
「勤怠管理を行う方法は？」
「勤怠管理を効率化する方法はある？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、勤怠管理の基礎知識やよくある課題、効率化に役立つシステム・ツールをご紹介します。

勤怠管理について詳しく知りたい方や、勤怠管理に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理の基礎知識

勤怠管理とは、従業員の出退勤時間や休憩時間などの就業状況を記録し管理することを指します。

勤怠管理における主な管理項目として、以下を挙げることができます。

労働基準法では、企業（使用者）が従業員（労働者）の勤怠管理を行うことを義務付けており、農業や水産業などの一部例外を除き、あらゆる企業・事業者にとって勤怠管理は必要不可欠です。

とくに、働き方改革の動きが活発化している昨今、以前よりも勤怠管理の重要性は高まってきています。

働き方改革を実現するための重要課題には「長時間労働の是正」が含まれており、この課題を解消するためには勤怠管理が必要不可欠だと言えるでしょう。

労働基準法改正による変更点

働き方改革関連法の一環として、2019年4月に労働基準法が改正されています。

この改正により、勤怠管理に関わる以下のような変更が行われました。

労働安全衛生法改正による変更点

労働基準法と同様、2019年4月に労働安全衛生法も改正されています。

この改正によって、タイムカードやICカードなどを用いた客観的な記録方法で勤怠管理を行うことが原則となりました。

ただし、事業者がやむを得ないと判断した場合に限り、従業員が自ら出勤簿を作成・提出するような自己申告形式での勤怠管理も認められています。

自己申告形式での勤怠管理を行う場合には、労働者に対して労働時間の記録方法などについて十分に事前説明を行い、必要に応じて実態調査を実施するなどして、客観性を担保するための措置が必要となります。

勤怠管理の目的

企業が従業員の勤怠管理を行う目的として、以下の3点を挙げることができます。

労働時間の把握

まず第一に、労働時間の把握があります。

企業（使用者）は従業員（労働者）の労働時間を適切に記録し、法定労働時間および所定労働時間が守られているかを管理しなければなりません。

勤怠管理が不十分な場合、長時間の時間外労働や不規則な勤務といった過重労働を引き起こし、従業員の心身の健康を損ねてしまう恐れがあります。

適切に勤怠管理を行い従業員の健康を守ることで、仕事に対するモチベーションや生産性の向上、離職率の低下といった効果も期待できるでしょう。

適切な賃金の支払い

従業員に対して適切な賃金を支払うためには、労働時間を正確に把握する必要があります。

勤怠管理が適切に行われていない場合、正確な給与を計算することができず、保険料や税金の計算にも影響する可能性があります。

また、労働時間に対してどれだけ成果を生み出せたかを示す「労働生産性」を把握することができないため、生産性が低下したり不要な人件費が発生してしまうケースも考えられます。

従業員に適切な賃金を支払うためにも、コストの適正化を図るためにも、勤怠管理は不可欠だと言えるでしょう。

経営の健全化

勤怠管理は、経営の健全化という面でも重要です。

勤怠管理が適切に行われず、長時間労働や給与・残業代の未払いといった状況が発生している場合、健全な経営がなされているとは言えません。

反対に、適切に勤怠管理を行いコンプライアンスを徹底することで経営が健全化され、企業イメージの向上や事業継続性の強化にも効果が期待できるでしょう。

勤怠管理の手法

勤怠管理を行うための手法には、大きく以下3つの方法があります。

それぞれの特徴について確認していきましょう。

紙媒体による勤怠管理

勤怠管理の手法として、紙媒体の勤怠管理フォーマットを利用する方法があります。

Excelなどでフォーマットを作成し、必要事項を入力したうえで印刷・提出する方法で、専用の機器やシステムを導入することなく勤怠管理を行えます。

ただし、従業員が自ら作成・提出する自己申告形式となるため、記録内容に関する信頼性・客観性に欠けるというデメリットがあります。

そのため、客観的記録として利用するためには、厚生労働省が公表しているガイドラインで定められている、「自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置」を講じる必要があります。
※参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

また、勤怠申請のたびに入力作業や印刷を行う必要があるため業務負担が大きく、テレワーク時や外出先からは書面の印刷・提出を行えないという欠点もあります。

Excelによる勤怠管理

Excelなどで作成した勤怠管理のフォーマットを利用し、データのまま勤怠情報を入力してて提出・管理する方法もあります。

関数やマクロを活用することで勤務時間や勤務日数を自動集計することもできるので、紙の勤怠管理に比べて定型作業を効率化することが可能です。

ただし、Excelによる勤怠管理であっても従業員が自ら入力・提出する自己申告形式となるため、客観性を担保するための措置が必要です。

タイムカードによる勤怠管理

タイムカードを使って勤怠管理を行う方法もあります。

タイムカードとは、打刻用のシートをタイムレコーダーに挿しこむことで出勤・退勤時間などを記録する方法です。タイムレコーダーやシートを用意するだけで導入でき、誰でも簡単に扱うことが可能です。

ただし、社内に設置したタイムレコーダーで勤怠情報を記録するため、営業先や出張先、自宅など、オフィス以外の場所からは打刻できないというデメリットがあります。

また、タイムカードに記録された打刻情報を手書きなどで修正する場合、紙の出勤簿と同様に自己申告形式となってしまうため、別途措置が必要となる点にも注意が必要です。

システム・ツールによる勤怠管理

システム・ツールを利用して勤怠管理を行う方法もあります。

ICカードによる打刻やPCやスマートフォンからのWeb打刻、指紋認証や顔認証による打刻など、さまざまな方法で勤怠状況を記録することができます。

また、記録した勤怠情報をシステム上で集計・出力したり、給与システムと連携して給与計算を自動化したりといったことも可能です。

これらの特徴により、記録の客観性やセキュリティを担保しつつ、勤怠管理を効率化することができるでしょう。

ワークフローシステムが勤怠管理に役立つ理由

業務効率化やセキュリティの観点から、勤怠管理にシステム・ツールを導入したいと考えている企業は多いことでしょう。

しかし、従来の勤怠管理方法を大きく変えるのは、管理者にとっても現場の従業員にとっても負担となってしまう恐れがあります。

そこでおすすめしたいのが、ワークフローシステムを活用した勤怠管理です。

ワークフローシステムとは、社内で行われるさまざまな手続きを電子化するシステムのこと。

各種申請・稟議をシステム上で運用することができ、勤怠管理にも役立てることが可能です。

次は、ワークフローシステムが勤怠管理に役立つ理由をご紹介します。

紙の勤怠管理をシステム上で反映

ワークフローシステムを導入することで、紙で行っていた勤怠管理をそのままシステム上に反映することが可能です。

勤務日報や勤怠管理表のほか、有給休暇や休日出勤などの申請書もワークフローシステム上で作成・申請することが可能です。

また、管理者はシステム上で勤怠情報を確認・承認することができ、勤怠管理に関する一連のワークフローをシステム上で再現することが可能です。

さらに、勤怠情報をデータとして扱うことができるため集計作業を効率化したり、必要に応じて過去の勤怠に関する情報を検索・出力することもできます。

システム連携で効率化の範囲を拡張

ワークフローシステムは、さまざまなシステムと連携して電子化する業務範囲を拡張していくことが可能です。

たとえば、人事・労務管理システムや給与管理システムと連携することで、勤怠管理に関連する業務も効率化できます。

ワークフローシステムで勤怠管理を行うことで、給与計算の効率化にもつながります。

ワークフローシステムで集計した勤怠情報は、CSVファイルなどで出力することができ、人事・労務管理システムや給与計算システムに取り込むことが可能です。

そのため、目視と手入力で勤怠情報を他システムに転記する手間が省け、効率的かつ正確に業務を行うことができるでしょう。

また、以下の記事では労務管理の基本や効率化の方法について詳しく解説しています。労務管理について詳しく知りたい方はあわせてお読みください。

テレワークの勤怠管理にも有効

政府が推進する働き方改革の活発化、そして新型コロナウイルス感染症の流行により、以前よりもテレワーク勤務が普及しました。

しかし、オフィスに出社しないテレワーク勤務では、従来の紙による勤怠管理はもちろん、タイムカードやICカードなどによる勤怠管理も行えません。

一方、ワークフローシステムであれば、オフィスにいなくても勤怠管理表を作成・提出することができ、有給休暇などの申請もシステム上で完結することができます。

そのため、在宅勤務などのテレワークであっても勤怠管理を実施できる体制を整えることが可能です。

紙のコストを削減可能

ワークフローシステムを活用することで、紙の勤怠管理で発生していた以下のようなコストを削減することが可能です。

さらに、勤怠管理にまつわる業務工数が削減されれば人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。

強固なセキュリティを実現

紙を使った勤怠管理では、改ざんや第三者による盗み見、社外への持ち出しといったリスクに対して物理的な対策を講じる必要があります。

また、保存期間中に書類が破損したり、紛失したりといったリスクも考えられます。

ワークフローシステムを使った勤怠管理では、作成した書類データに個別に閲覧権限を設定したり、操作ログを記録して改ざんを防止・検知することが可能です。

また、物理的に書類データが破損・紛失してしまう恐れもないため、紙の勤怠管理よりも強固なセキュリティを築くことができるでしょう。

勤怠管理におけるワークフローシステム活用事例

ワークフローシステムが勤怠管理に役立つ理由をご紹介しましたが、数ある製品のなかから何を選べばよいかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。

そこでおすすめしたいのが、シリーズ累計4000社以上に導入されているクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」です。

では、「X-point Cloud」を活用して勤怠管理を効率化した事例をご紹介します。

株式会社加藤建設の事例

地盤改良などの土木工事に強みを持つ株式会社加藤建設は、さまざまな業務上の非効率の要因となっていた紙の申請書を電子化するため、「X-point Cloud」を導入しました。

建設業界では紙文化が根強く、同社においてもほとんどの業務で紙の書類が使われていました。しかし、全国20か所の拠点から届く社長決裁の申請書は毎月段ボール10箱にものぼり、誤記による手戻りやシステムへの転記作業など数多くの非効率が生じていました。

このような状況を受け、グループウェアに付属するワークフロー機能で申請書の電子化を図ったものの、複雑な設定に対応できず一部の申請書の電子化に留まりました。

そこで同社は、ワークフローシステムの導入を検討開始。申請フォームや承認ルートを細かく設定でき、入力補助機能や承認ルートの自動分岐機能を備えていることが決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

現在、同社ではグループ会社を含む約450名の従業員が「X-point Cloud」を利用しており、社内のほとんどの申請業務を電子化することに成功しています。

たとえば、勤務時間や残業代などを申請する勤務届は、自動計算機能やカレンダーとの連携により、申請にかかる時間を約90%削減。入力補助機能などの活用により、申請時の手戻りも約30%削減されました。

さらに同社では、さらなる効率化を図りRPAの活用に着手しています。

「X-point Cloud」と他システムをRPAで連携することで転記作業などのアナログ業務を自動化する仕組みを構築するなど、さらなる業務効率化に意欲的に取り組んでいます。

学校法人京都女子学園の事例

京都府内で幼稚園から大学・大学院までの一貫教育校を運営する学校法人京都女子学園は、「X-point Cloud」の導入により紙文化・押印文化からの脱却を果たしました。

同学園では人事関係の報告などの申請から巨額な予算を要する申請まで稟議書で運用しており、稟議書は「組織運営の要」とも言える書類でした。

しかし、紙の稟議書は承認に20日ほどの期間を要することもあり、印刷や保管にも多大な労力が費やされていたことから、ペーパーレス化が急務となっていました。

ワークフローシステムの導入を決断した同社は複数製品の比較検討を実施し、紙のイメージを再現できるフォーム作成機能や電子印鑑機能を備えている点を評価し「X-point Cloud」の導入を決定。

すでに導入していたグループウェア「サイボウズGaroon」と「X-point Cloud」を連携する仕組みを構築しました。

サイボウズGaroonのトップ画面にX-point Cloudの一部機能を表示。スケジュール表や学内掲示板と同じ画面で申請業務を行うことが可能に。

導入後、従来20日ほど要していた承認期間が最短3日ほどに短縮され、組織全体の運営スピード向上に効果を実感。

一つの画面で申請業務や情報共有、勤怠管理やスケジュール管理など、幅広い業務を完結できるようになり、「準基幹システム」として全学的なDX推進に役立てられています。

株式会社エービーシー・マートの事例

シューズを中心としたアパレル店舗「ABC-MART」を展開する株式会社エービーシー・マートは、ワークフローシステム「X-point」を導入して勤怠管理業務の効率化を実現しています。

「X-point」の導入以前、各店舗で記入・作成した紙の勤怠申請書を、FAXやメール便で本社に送付する運用をしていました。

しかし、本社に届く勤怠申請書は毎月4,000枚以上にのぼり、勤怠管理業務の負担が課題となっていました。

上記の課題を解消するため、同社はワークフローシステムの導入を決断。

毎月4,000枚の紙代・配送代のコストや保管スペースが削減されたと同時に、勤怠管理システムへの入力作業などの効率化につながっています。

さらに、無駄な作業時間や人件費を削減しようという姿勢が生まれ、全社的な意識改革にも効果を実感しています。

ブックオフコーポレーション株式会社の事例

中古本の販売チェーン「BOOKOFF」を展開するブックオフコーポレーション株式会社は、ワークフローシステム「X-point」の導入により直営店舗・本部間の申請・決裁業務の効率化および内部統制強化を実現しました。

「X-point」の導入以前、同社では直営店舗約400店と本部間で行われる各種申請・決裁業務を紙媒体で行っていました。

しかし、現場スタッフと決裁者の負担が大きく、決裁の遅延や申請書類の紛失といったリスクが課題となっていました。

そこで同社は、「X-point」を導入して申請・決裁業務の電子化を図ります。

まず、勤怠管理に関する申請などから電子化を進め、順次適用する範囲を拡大。

現在は800種類を超える帳票を電子化し、申請・決裁期間の大幅な短縮に成功しました。

さらに、申請の手順や流れが確立されたことでミスや無駄がなくなり、内部統制の強化にも効果を実感されています。

まとめ

今回は、勤怠管理に焦点を当てて、その必要性や手法などをご紹介しました。

勤怠管理は、組織規模や業種・業界を問わず必要な業務です。

そして、紙を使った従来の勤怠管理を電子化することで、効率的に勤怠管理を行うことができます。

現在、紙ベースで勤怠管理を行っている企業は、今回ご紹介した情報も参考にクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を活用した勤怠管理の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。