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経費精算とは?基本的な流れやよくある課題、業務効率化のポイントを解説

経費精算とは?基本的な流れやよくある課題、業務効率化のポイントを解説

業種業界を問わず、「経費精算」は企業にとって欠かせない業務のひとつです。

しかし、
「そもそも経費精算とは?」
「経費精算の流れや経費精算書の書き方は?」
「経費精算業務を効率化する方法は?」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、経費精算の基礎知識やよくある課題、業務を効率化する方法や事例についてご紹介します。

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経費精算とは?

経費精算とは?

経費精算とは、事業活動のなかで従業員が一時的に立て替えた経費について精算を行い、金銭を払い戻すことを指します。

経費精算には、従業員が先に経費を立て替えてから精算を行う「実費精算」と、概算で代金を仮払いして後から調整・精算する「仮払精算」という2つの方法があります。

経費精算で処理する主な経費としては、営業活動や出張時の旅費交通費、文具などの消耗品費、取引先への中元・歳暮や会食といった接待交際費などが挙げられます。

また、上記のような経費を精算する際は、虚偽の経費申告を防ぐために領収書の提出が必要です。

もちろん、プライベートの旅行費用や私物の購入費用などは、事業活動との関係性が認められないため経費として処理することはできません。

経費精算の基本的な流れ

経費精算の流れ

経費精算の意味はわかりましたが、具体的にどのような流れで行われるのでしょうか。

次は、実費精算の場合と仮払精算の場合にわけて、経費精算の具体的な流れをご紹介します。

実費精算の場合

実費精算の場合、以下のような流れで経費精算を行います。

実費精算の流れ

  1. 従業員が一時的に経費を立て替え、領収書を受領
  2. 経費精算書を作成し、領収書を添付して申請
  3. 承認者(上司など)による確認・押印を経て管理部門に提出
  4. 経理部門による確認・会計処理
  5. 立て替えた代金を従業員に支給

実費精算の場合、従業員が経費の全額を一時的に立て替える必要があるものの、経費精算書を作成・申請する手間が1度ですむのが特徴です。

仮払精算の場合

仮払精算の場合は、以下のような流れで経費精算を行います。

仮払精算の流れ

  1. 経費の概算費用を計算して、仮払申請書を作成・申請
  2. 承認者および経理部門の承認を経て、概算費用を従業員に事前支給
  3. 事前支給された費用を使って支払いを行い、領収書を受領
  4. 実際にかかった費用の仮払精算書を作成し、領収書とともに提出
  5. 承認者および経理部門で確認・会計処理
  6. 概算費用と実費の差額を支給もしくは返金

仮払精算の場合、仮払申請書と仮払精算書を作成・申請する必要があるものの、従業員の金銭的負担を抑えることができます。

経費精算の関連書類は原則7年間の保存が必要

経費精算に関係する領収書などの書類は、税法によって7年間の保存が義務付けられています。また、欠損金の繰越がある事業年度に関しては10年間の保存が定められています。

そのため、経費精算の処理が終わっても厳重に保存しておく必要があります。

保存方法については紙媒体が原則とされていますが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データ(電磁的記録)として保存することも可能です。

電子帳簿保存法についてもっと詳しく!

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経費精算書とは?

経緯費精算書のテンプレート

経費精算の流れでも説明しましたが、経費精算を行う際は領収書とあわせて経費精算書を作成・提出するのが一般的です。

経費精算書に決まった形式はなく、インターネット上で公開されているテンプレートや、会社独自に作成したフォーマットを使用しても問題ありません。

ただし、経費精算を効率的に行うためにも、各部門や担当者ごとにバラバラのフォーマットを使用するのではなく、組織全体で経費精算書のフォーマットを一元管理することが大切です。

一般的には、経費精算書には以下のような項目が設けられています。

経費精算書の記載項目

  • 申請日…経費精算の申請日を記入します。
  • 所属部門…申請者の所属部門を記載します。
  • 氏名…申請者の氏名を記載します。署名に加えて押印する場合もあります。
  • 日付…経費を支払った日付を記入します。
  • 支払内容…何に対して代金を支払ったのかを記載します。
  • 金額…立て替えた金額を記載します。
  • 備考…申し送り事項などがあれば備考として記載します。
  • 押印欄…承認者は内容を確認した上で押印します。

Excelや紙を使った経費精算業務の課題

Excelや紙を使った経費精算業務イメージ

経費精算を行う際、Excelなどの表計算ソフトで作成した経費精算書フォーマットを印刷し、紙ベースで申請している企業は多いことでしょう。

しかし、Excelや紙を使った経費精算業務には、以下のようなデメリットが存在します。

Excelや紙を使った経費精算業務のデメリット

  • ヒューマンエラーのリスク
  • 申請書類や領収書の紛失リスク
  • 経費精算処理の遅延リスク
  • Excelならではの課題も

次は、Excelと紙による経費精算でよくある課題について確認していきましょう。

ヒューマンエラーのリスク

Excelや紙による経費精算業務は、ヒューマンエラーのリスクが高まります。

たとえば、経費精算書の記入漏れや誤字脱字などのミスにより差し戻しが発生してしまい、なかなか精算が進まないというケースは少なくないことでしょう。

また、経費精算書の情報を目視で確認し、会計システムに手入力する作業でもミスが起こりやすく、会計処理の正確性を損ねる要因となりかねません。

セキュリティ上のリスク

Excelや紙ベースの経費精算業務は、セキュリティの観点でもリスクがあります。

印刷した紙の経費精算書に領収書を添付し、手渡しで回覧を行っていると、途中で紛失してしまうリスクが高まります。

また、受理された経費精算書についても厳重な保管が求められます。

Excelの場合、第三者が容易に入力内容を改ざんできてしまうほか、印刷した紙の経費精算書が不正に持ち出されたりしないようなセキュリティ対策が必要になるでしょう。

経費精算処理の遅延リスク

Excelで作成した経費精算書を紙で印刷するフローの場合、外出先から申請を行うことができません。

また、オフィスに戻って経費精算書を作成したとしても、承認者が外出やテレワークで不在の場合、承認作業が停滞してしまうケースが多々あります。

結果として、経理部門への経費精算書の提出が遅れてしまい、締め日直前に経費精算の処理作業が集中してしまったり、月次の会計処理に遅れが生じる原因となってしまいます。

Excelならではの課題も

Excelで経費精算書を運用している場合、フォーマットの一元管理が難しいという課題もあります。

たとえば部門や担当者ごとにバラバラの経費精算書フォーマットを使用していたり、どれが最新の経費精算書フォーマットかわからなくなってしまうケースが少なくありません。

また、入力中にExcel内の関数を誤って変更してしまい、正しくない金額で会計処理されてしまうリスクも否定できないでしょう。

経費精算の効率化にワークフローシステム

ワークフローシステムを使った経費精算イメージ

経費精算業務の課題を解消し、業務を効率化する方法のひとつが、ワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる申請・稟議を電子化するシステムで、近年では多くの企業で導入が進められています。

次は、ワークフローシステムが経費精算の業務効率化に役立つ理由を見ていきましょう。

申請・承認作業の効率化

ワークフローシステムを導入することで、経費精算書をシステム上で運用することが可能になります。

システム上で経費精算書を作成することができるほか、入力補助などの書類作成を効率化する機能が備わっているものもあります。また、承認作業もシステム上で行うことができ、承認状況も可視化されます。

これらの特徴により、外出先やテレワーク中でも申請・承認が停滞することなく、経費精算業務の迅速化を実現可能です。

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内部統制・ガバナンスの強化

ワークフローシステムを導入することで、経費精算における内部統制・ガバナンスの強化にも効果を期待できます。

ワークフローシステムでは、事前に設定したルールに基づき、適切な承認ルートが自動で適用されます。そのため、然るべき承認を経ずに経費精算書が処理されてしまうリスクを防ぐことができます。

また、システム上で運用することで、物理的に経費精算書を紛失してしまう恐れがなく、閲覧権限を個別に設定することができるのでセキュリティの強化にもつながります。

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月次決算業務の負担軽減

先述の通り、目視による確認や手作業での会計処理は、多くの工数がかかってしまうだけでなく、ミスも発生しがちです。

ワークフローシステムで経費精算書を運用することで、情報をテキストデータとして扱うことが可能になります。ワークフローシステムと会計システムを連携すれば、目視や手入力による作業工数を削減し、月次決算の負担軽減・早期化を実現することができるでしょう。

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経費精算業務の効率化事例

最後に、ワークフローシステムを導入して経費精算業務の効率化を実現した事例をご紹介します。

一般社団法人KEC関西電子工業振興センター様の事例

電子関連の先端技術情報提供などを主力事業として展開する一般社団法人KEC関西電子工業振興センター様は、申請業務の効率化を図りワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムの導入以前、同法人ではExcelで作成した各種申請書を紙に印刷して運用していました。

しかし、経費精算などの会計関連の申請書の処理業務が煩雑化しており、手作業による会計システムへの転記が大きな業務負荷となっていました。

その後、ワークフローシステムの導入により、社内稟議や各種申請、経費精算の電子化を実現。

経費精算データと会計システムの連携により、経費精算をはじめとした会計関連申請書の処理業務が約4割削減され、月次決算の早期化にもつながっています。

経費精算などの処理業務を約4割削減し、月次決算の早期化を実現

一般社団法人KEC関西電子工業振興センター様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社明光商会様の事例

シュレッダーの国内トップブランドである株式会社明光商会様は、承認業務の効率化・迅速化を図りワークフローシステムを導入しました。

ワークフローシステムの導入以前、経費精算書や稟議書を紙媒体で運用しており、承認・決裁までの時間がかかる点や紛失リスクが課題となっていました。

ワークフローシステムを導入したことで、移動時間や出張先でも事務処理を行えるようになり、承認・決裁時間が短縮。

導入から1年間で約5000件の交通費精算書を処理するなど、経費精算業務の効率化につながっています。

年間5000件の交通費精算書をワークフローシステムで処理

株式会社明光商会様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社ギオン様の事例

総合物流企業の株式会社ギオン様は以前、立替金精算や仮払金精算といった経費精算データを表計算ソフトで作成し、各事業所から本社経理課へと紙ベースで提出していました。

そのため、会計システムへの入力作業の負担が大きく、月次決算の早期化を妨げる要因となっていました。

そこでワークフローシステムを導入し、経費精算書などの帳票をシステム上で運用し、会計システムに直接連携できる仕組みを構築します。

その結果、本社経理課に一極集中していた業務負担が解消され、月次決算の早期化につながっています。

経費精算業務の効率化と月次決算の早期化を実現

株式会社ギオン様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社新和建設様の事例

愛知県を拠点に建築業を営む株式会社新和建設様も、ワークフローシステムによって経費精算業務の効率化を実現しています。

ワークフローシステム導入以前、経費管理を紙ベースで行っており、処理工数の負担が大きかったほか、ミスやチェック漏れなどのリスクが課題となっていました。

ワークフローシステムを導入したことにより、紙ベースの経費精算によるミス・ロスが削減され、現金管理のリスク軽減にも効果を実感されています。

経費精算におけるミス・ロスの削減に成功

株式会社新和建設様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、経費精算の基礎知識や経費精算書の書き方、経費精算業務を効率化する方法についてご紹介しました。

紙ベースの経費精算業務は非効率が多く、ヒューマンエラーや書類紛失などのリスクも伴います。

一方、ワークフローシステムで経費精算書を運用することで、作成・承認の効率を高めることができ、会計システムとの連携により決算業務の負担軽減にもつなげることが可能です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムを活用した経費精算業務の効率化に着手してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

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