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エクセルの見積書は無駄が多い!ワークフローで見積り業務を効率化するまで

エクセルの見積書は無駄が多い!ワークフローで見積り業務を効率化するまで

用途が幅広く、便利な表計算ソフトである「エクセル(Excel)」。

業種を問わず広く普及していることもあり、エクセルで見積書を作成している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、
「入力に時間がかかるし、ミスも多い……」
「担当者によってフォーマットや見積り条件がバラバラ……」

といった不満を抱えている方も少なくありません。

こちらの記事では、エクセルを使った見積書作成・管理におけるデメリットや、ワークフローが見積り業務の効率化に役立つ理由について解説します。

実際にエクセルの見積書をワークフロー化するまでの事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

\ワークフローの導入で見積書のミスを軽減しよう/

これを読めばワークフローがわかる!ワークフローの意味とメリットを徹底解説

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エクセル(Excel)見積書の問題点とは?

エクセル見積書の問題点

PCとソフトウェアさえあれば、すぐにでも作成することができるエクセル(Excel)の見積書ですが、以下のようなデメリットも存在します。

エクセル見積書でよくある問題点

  • 入力ミスが発生しやすい
  • 形式や見積条件がバラバラになりやすい
  • 属人管理になりやすい
  • 確認の手間がかかる
  • 管理の負担が大きい

まずは、エクセルを使った見積書作成・管理の問題点を見ていきましょう。

入力ミスが発生しやすい

エクセルの見積書フォーマットでよくある問題として、入力ミスが発生しやすいという点を挙げられます。

見積書は記入すべき項目が多いため、手入力ではどうしても記入漏れや内容の誤りといったミスが起こりやすくなります。

形式や入力項目がバラバラになりやすい

エクセルの見積書は、担当者によって形式や見積り条件がバラバラになりやすいというデメリットもあります。

会社側でフォーマットを用意していても、意図せず書式や数式を変更してしまい、担当者ごとに違った見積書フォーマットを使用しているケースは少なくありません。

また、どれが最新版のフォーマットか分からず、新旧のバージョンが混在してしまうケースもあります。

属人管理になりやすい

エクセルの見積書のデメリットとして、属人管理になりやすいという点を挙げることができます。

担当者がそれぞれ独自にエクセル見積書を作成し、各自のPCにデータを保存しているケースは少なくないでしょう。

この場合、担当者の不在時や退職時に引き継ぎが上手くいかず、顧客対応に悪影響が出る可能性もあります。

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確認の手間がかかる

担当者によって見積書の形式にバラつきがある場合、内容を確認する承認者の負担が大きくなります。

また、見積書自体はPCで作成することができますが、結局は紙に印刷した上で承認者へと回付し、押印してもらう必要があります。

さらに、メールで見積書の承認依頼を行っている場合でも、承認者は「メールを開封」「ファイルをダウンロード」「エクセルファイルを開く」という手間がかかってしまうでしょう。

管理の負担が大きい

見積書は作成・承認が済んだら終わりというものではありません。

たとえば、発行された見積書には管理のための番号が割り当てられるのが一般的です。

しかし、エクセルの見積書は一元管理することができないため、通し番号を割り当てることができずに管理が煩雑になってしまいます。

また、顧客管理システムなどに登録する際には、エクセル見積書の内容を再度入力する必要があるなど、管理の負担が大きくなりがちです。

ワークフローで見積り業務を効率化

ワークフローで見積り業務を効率化

エクセル(Excel)で作成した見積書にありがちな問題点は、ワークフローシステムを導入することで解決することが可能です。

ワークフローシステムとは、見積書をはじめとした各種申請・承認手続きを電子化できる仕組みで、近年では多くの企業に導入されています。

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次は、ワークフローで見積り業務を電子化するメリットについて見ていきましょう。

見積業務を電子化するメリット

  • 見積書フォーマットの一元管理が可能
  • 手入力によるミスを防止できる
  • 誰でも簡単に操作可能
  • 管理の負担を軽減
  • 業務効率が大幅改善

見積書フォーマットの一元管理が可能

ワークフローシステムを導入することで、見積書をシステム上で一元管理することができます。

見積書のフォーマットを更新したい場合は、システム上で変更を反映できるため、担当者それぞれが異なる形式の見積書フォーマットを使ってしまう、という自体を避けることができます。

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手入力によるミスを防止できる

ワークフローシステムは、手入力によるミスの防止にも役立ちます。

ワークフローシステムには、入力内容を自動でチェックできる機能や、事前に設定してある項目から選択する形式に対応しているものもあります。

そのため、エクセルの見積書で多発していた入力ミスも軽減することができるでしょう。

誰でも簡単に操作可能

ワークフローシステムには、誰でも簡単に操作できるよう配慮されている製品が数多く存在します。

紙の見積書のように直感的に作成できるため、ITツールへの苦手意識がある方や業務経験が少ない方でも安心して利用できるでしょう。

管理の負担を軽減

ワークフローシステムで作成された見積書は、データとしてシステム上に保存されます。

過去の見積書を確認したいときは、速やかに検索でき、必要に応じて出力することも可能です。また、印刷やファイリングの手間や、物理的な保管場所も必要としないため、管理の負担を大幅に削減することができるでしょう。

業務効率が大幅改善

ワークフローシステムで見積書を電子化することで、業務効率の改善も見込めます。

見積書の作成から承認、管理までシステム上で完結することができるので、わざわざオフィスに戻って印刷し、承認者へと回付して押印してもらう必要はありません。

見積書関連の業務時間を削減でき、その分の時間を注力すべき業務に取り組めるため、生産性を高めることができるでしょう。

入力ミスが激減!エクセルの『見積書』がワークフロー化するまで

次に、エイトレッド社内における見積書関連業務のワークフロー化事例をご紹介します。

『見積書』におけるワークフローの設計で、どのような工夫が必要だったのでしょうか。

手入力によるミスが、見積書作成だけでなく顧客管理にも影響

エイトレッドでは、パッケージソフトおよびクラウドサービスを、パートナー企業を介して顧客に販売しています。したがって、パートナー企業に対し各製品やサービス、付随するオプションを提案する際に見積書の発行を行います。

ワークフローの導入以前は、営業担当がエクセル(Excel)を使って見積書を作成していましたが、エクセルでの運用は、さまざまな課題が浮き彫りに。

角川_02

ワークフローの設計に携わった角川雄一さん(以下角川)は次のように振り返ります。「もっとも重大な問題となったのが、入力ミスの多発です。

ワークフロー導入前は、各々がエクセルで自由に見積書を作成できてしまったので、数量や品目の組み合わせ、見積り条件なども自由に設定できてしまいました。そのため、金額や数量の誤りや見積り条件を更新しないまま提出していました。

さらに、見積書をもとに顧客管理情報を作成していたため、誤った見積書を作成してしまうと、顧客情報にも誤った情報が転記されてしまいます。見積書のミスによる影響は深刻で、社内では問題になっていました」

見積書の作成から発行までの業務プロセスを最適化することでミスを減らし、適切な顧客管理を行うためにも、ワークフローの設計、導入は必要不可欠でした。

ワークフローはこんなに進化!最新のワークフローシステムが解決できる課題とは?

金額によって承認者が変わる見積書業務は、イメージ以上に複雑!

ワークフローの設計にあたり、角川がまず着手したのは、ワークフローの利用者となる営業部へのヒアリングです。

「ヒアリングでは、エクセル(Excel)で見積書を作成するときの不便な点だけではなく、便利な点やよい点も調査し、ワークフローのフォームに反映させるようにしました。

また、見積書の作成から発行まで、どのメンバーがどのような作業をしているか洗い出しを行いました。とくに作業面の洗い出しでは、思った以上に時間が掛かって苦労しました」と角川は話します。

角川_03

見積書の作成や発行は一見するとシンプルで、作業時間はそれほど掛かっていないと思われがちです。しかし一連の業務を整理し、作業を洗い出していくと、代理で起票する営業アシスタントがいたり、承認者が複数いたりと、さまざまな人物が関わっていることが明らかになりました。

また、承認者は見積り金額によって異なり、グループ長や部長、そして役員クラスなどさまざま。このような金額と承認者の分岐条件についても整理をする必要がありました。さらに、エクセル内でバラバラに管理されていた品目や金額のマスタ情報も一箇所に集約し、入力項目の標準化を進めなければいけませんでした。

見積りワークフロー

フォームを工夫し、ITスキルが高くなくても正確に入力できるように

『見積書』のワークフローは、見積書を作成する見積りフォームと社内の承認フローの設計がポイントです。これにより、手入力や承認のタイムロスの削減を実現しました。

見積りフォーム画面

↑見積りフォーム画面

見積書フォームでは、入力ミスを防ぐために数量や品目は手入力ではなく、あらかじめ設定されたマスタ上の選択肢からしか選べないようにしてあります。

見積りフォーム 数量・品目入力画面

↑見積りフォーム 数量・品目入力画面

「誰でも悩まず入力できる使い勝手のよさ」も考慮されています。たとえば、それぞれの入力ボックスの近くに、入力の順番と入力すべき内容を記載しています。また、変更不要の欄は編集できないように設定されています。

見積りフォーム 入力の順番

↑見積りフォーム 入力の順番

「営業メンバーのなかにも、そこまでITに精通していないメンバーもいますし、システムの操作スキルが高くない派遣社員も見積書業務に携わります。このようなメンバーであっても、問題なく使えるワークフローにするためにはどうすればいいか、試行錯誤を繰り返しました」と角川は振り返ります。

マニュアルがなくても直感的に操作できるわかりやすい設計も、ワークフロー活用のカギといえるでしょう。

ワークフローで入力ミス低減はもちろん、過去データの検索性も向上

ワークフローの導入当初は、入力項目の制限があったり、システム自体に慣れていなかったりということもあって、使いにくいという声も届いたようですが、今では自動で入力できることもあり、見積書作成時のミスは少なくなったとのこと。

また、承認までに生じるタイムロスを減らすことにも成功しました。ワークフロー導入以前、エクセル(Excel)で見積書を作成していたときは、メールで承認依頼を受け取った上長は、メールを開封→ファイルをダウンロード→Excelファイルを開かなければ内容を確認できませんでした。

「メールの添付ファイルの確認は、ちょっとした手間ですが、つもりつもれば大きなタイムロスになります。対してワークフローでは、ネット環境さえあれば、場所を選ばずシステム上で、品目や金額などの情報を確認、承認することが可能となります」と角川は語ります。

見積書の管理面でも、導入効果があらわれました。ワークフロー導入以前は、各営業担当者がエクセルの見積書を個別に管理していたため、過去のデータが集約されていませんでしたが、導入後は顧客名で検索をかけると過去に発行した『見積書』を即座に確認することができ、見積書のデータをシステム上で一元管理することが可能になりました。

最後に角川は「見積書の作成から発行までに掛かる労力や時間、承認の手間、さらには管理不行き届きな実態にも切り込んで、ワークフローを設計できたことに、大きな意義を感じています」と手ごたえを語ります。

角川_04

株式会社エイトレッド開発部 角川雄一

ワークフローシステムを活用して、Excel作業の効率化に成功した事例

ビジネスシーンにおいてExcelを用いるのは、見積書作成のときだけではありません。 そこで、様々なシーンにおいてワークフローシステムを活用することで、Excelによる業務を効率化した事例をいくつか紹介いたします。

ワークフローシステムで申請・承認業務を一元管理
(UiPath株式会社様)

同社は、物品の購買稟議申請をメールで行っており、それらの申請内容や承認ステータスの管理についてはExcelを用いていたが、社員数の増加に伴い申請数が膨れあがり、管理の手が行き届かなくなってしまったことをきっかけに、情報の一元管理による内部統制の強化を目的としてワークフローシステムを導入した。

月間約1300件のメール対応の工数がゼロに

UiPath株式会社様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

予実管理の適正化に成功
(琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社様)

高い志を掲げ、株式上場に舵をきった同社だったが、精度の低い予実管理が課題として浮上した。 当時は、各店舗からの報告業務に、クラウド上で共有されたスプレッドシートを使用していたが、報告が遅延することも少なくなく、経営と現場の数値がしばしばあった。
そこで、ワークフローシステムを導入により内部統制を強化することで業務の信頼性の向上を図った。

ワークフローシステムによる内部統制の強化が上場を後押し

琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、エクセル(Excel)の見積書でよくある問題点や、見積り業務の効率改善にワークフローシステムが役立つ理由、そしてエイトレッドがエクセルの見積書をワークフロー化した事例についてご紹介しました。

エクセルの見積書作成で課題を抱えている方や、見積り業務の効率化を図りたい企業は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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