稟議書フォーマットに必要な項目とは

2015年08月04日
稟議書フォーマットに必要な項目とは

稟議書は、会社での意思決定や支出を伴う事案について、承認を求めるための文書です。
担当者が作成し、直属の上司から順に上位役職者へと回して、承認と決裁を得ます。

決裁者が文書だけで内容を理解するには、分かりやすく簡潔に書くことが大切です。
目的ごとに合ったフォーマットを用意しておけば、項目の統一ができ、必須事項の記入漏れを防止することもできます。承認する側も目を通しやすいので、決裁までの流れがスムーズになります。

今回は、目的ごとの稟議書フォーマットのご紹介と、決裁をとる上で必要な項目についてお話します。

目的ごとに稟議書を使い分けよう

まずは、汎用的に使える基本の稟議書フォーマットを見ていきましょう。

【基本の稟議書】

稟議書

以下で、稟議書に必要な主要項目とその書き方について説明します。

・件名
 内容が伝わるよう簡潔なものにする。
・件名(内容)の説明
 まず概要を箇条書きで表記して、一目で全体像を理解しやすくする。
・詳細理由
 それによって得られる効果を記入する。
 その際に具体的なデータも合わせて説明できればアピール力が増します。
 現時点で課題や想定される問題が顕在化している場合はその旨も記載し、
 それに対する解決案も書く。
・金額
 できる限り正確に書く。
 物品を購入する際は、可能な限り見積書や製品カタログを添付する。
 添付できない場合は稟議書に詳細を書くようにする。

その他、「時期」「業者(購入先など)」「予算内訳」「支払条件」の項目があります。

【購買稟議書】

購買稟議書は、主に物品の購入に関する稟議書です。

購買稟議書

基本の項目の他に「支払方法」「支払日」があり、物品を購入する情報をより詳しく記入するようになっています。

【広告出稿稟議書】

広告出稿稟議書は、主に広告出稿に関する稟議書です。

広告出稿稟議書

基本の項目の他に「掲載時期」「掲載雑誌」の項目があります。

【採用稟議書】

採用稟議書は、主に採用に関する稟議書です。

採用稟議書

「採用予定日」「氏名・年齢・住所」「所属」「給与月給」「年俸」などの項目があります。

さいごに

稟議書は、決裁者にその事案の必要性を理解してもらうことが大切です。
目的に合うフォーマットを用いて、簡潔で分かりやすい稟議書の作成を心がけましょう。

また、稟議書は複数名へ回付されるため、どこまで承認が進んでいるのか進捗状況が把握しづらく、申請者自ら確認しなければなりません。
決裁後も時間が経過してしまうと対象の稟議書がどこに保管されているのかわからなくなるということも珍しくありません。

稟議書は会社としての意思決定が含まれた重要な書類です。
ワークフローで稟議を行えば、いつでも承認の進捗状態を確認できます。
データとしても残るので検索性が高く、必要な時に対象の稟議書を簡単に見つけられます。

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