会社文書の保存期間は？保管期間別に文書の種類を紹介！

業種・業界を問わず、会社では数多くの文書が扱われています。

文書の保管は整理の手間やスペースの確保が必要になるため、できることならば過去の文書を処分したいと考える方も多いのではないでしょうか。

しかし、会社文書には適切な保存期間があり、知らずに処分してしまうと法律違反となってしまう可能性もあります。

そこで今回は、会社で扱う文書（書類）の保存期間について詳しくご紹介します。

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会社文書（書類）は法律で保存期間が定められている

会社で扱われる文書の多くは、会社法や法人税法をはじめとした各種法律で保存期間が定めれらています。

法律で定められた保存期間を満たさずに文書を廃棄してしまうと、過料が課せられるほか、企業としての信頼を失いかねません。

一方で、保存期間を過ぎた文書を廃棄せずに残していると、次第に保管スペースが圧迫されてしまい、文書の管理も難しくなります。

そのため、文書の種類ごとの保存期間を理解したうえで、適切なタイミングを見極めて廃棄する必要があります。

保存期間別に文書の種類を紹介

ここでは、保存期間別に主な会社文書の種類を確認していきましょう。

保存期間が定められていない文書の扱い

法律で保存期間が定められていない文書は、自社内で保存期間を決めて管理する必要があります。

保存期間を決定する際は、以下の観点から期間を検討してみるとよいでしょう。

保存期間を過ぎた会社文書の廃棄方法

会社文書のなかには、個人情報や機密情報が記載されているものも少なくありません。

そのため、保存期間を過ぎた会社文書は適切な方法で廃棄する必要があります。

次は、保存期間を過ぎた会社文書の主な廃棄方法について見ていきましょう。

シュレッダーによる廃棄

会社文書の主な廃棄方法のひとつが、シュレッダーによる廃棄です。

文書が少量であれば、業者を使わずオフィス用のシュレッダーで処分することができます。一方、文書を大量に処分する場合、手間と時間が大きくなってしまいます。また、目の粗さによっては書類が復元されてしまう可能性があるため注意が必要です。

溶解処理による廃棄

業者に依頼して溶解処理を行う方法もあります。

段ボールに書類を詰めたまま回収してもらえるので、大量の文書であっても手間がかからないのがメリットです。

ただし、回収から溶解処理までの間に情報漏洩が発生するリスクがあるため、信頼できる業者を選ぶことが重要になります。

文書の電子化で保管が楽に！

会社文書は種類によって保存期間が異なり、長年にわたって保管しなければならない文書も少なくありません。

また、年々増えていく紙文書の保管スペースを確保しなければならず、廃棄するのにも手間・コストが発生してしまいます。

このような紙文書ならではの負担を軽減する方法が、文書の電子化です。

ペーパーレスの動きが活発化している昨今、会社文書を電子保管するための法整備が進んでおり、「e-文書法」（※1）や「電子帳簿保存法」（※2）の要件を満たしている場合には文書の電子保管することができます。

※1：e-文書法とは、2005年に施行された「文書の電子保存」について定めた2つの法律の総称。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つを指す。（参照：e-文書法の施行について｜高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部）
※2：電子帳簿保存法とは、1998年に施行された「国税関係帳簿書類の電子保存」について定めた法律。（参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁）

文書の電子化にワークフローシステムを活用！

近年では稟議書や申請書などの各種文書を電子化して運用・保存できるワークフローシステムが多くの企業で導入されています。

ワークフローシステムを用いることで、各種文書をシステム上で一元管理することができ、文書保管の負担を大幅に軽減することができます。

一方で、書類を電子化した場合でも紙に印刷しなくてはならないシーンがあるのも事実です。
業務効率改善やコスト削減、ガバナンス強化などの観点からペーパーレスの推進は必要ですが、必要に応じてこれまでと同じように印刷ができるかどうかもワークフロー製品を選定する際のポイントとして覚えておくとよいでしょう。

会社文書を電子化し管理の効率化に成功した事例

株式会社明光商会様

稟議書や申請書などの決裁業務について、ワークフローシステム導入以前は複写式の専門用紙に手書きしていたという株式会社明光商会様。

決裁に時間がかかるだけではなく、書類の紛失や書類の進捗が把握できない、過去の決裁済みの処理を探すのに手間がかかるなど管理の面でも様々な課題を抱えていました。

ワークフローシステムを導入したことにより、書類をデータベースとして取り扱うことができるようになったため、決裁の迅速化に加え正確性や透明性、検索性が向上し、監査業務の効率化や会社全体としての内部統制の強化を実現しました。

まとめ

今回は、会社で扱う文書の保存期間についてご紹介しました。

普段何気なく扱っている文書であっても、知らずに廃棄してしまうと大きなトラブルに発展してしまう恐れがあります。

今回ご紹介した情報も参考に、会社文書の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。