職務権限とは？役割や職務権限規程の作り方、管理のポイントを紹介！

企業が健全かつ効率的に組織運営を行うには、さまざまな規程・ルールを定める必要があります。なかでも、企業が定めるべき重要な規程のひとつが、職務権限に関する規程です。

しかし、
「そもそも職務権限や職務権限規程とは何？」
「職務権限規程の作り方・手順は？」
「職務権限規程の管理を効率化する方法はある？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、職務権限や職務権限規程の意味や作り方、管理・運用の効率化に役立つソリューションをご紹介します。

職務権限について詳しく知りたい方や、職務権限規程の管理・運用に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

職務権限とは？

職務権限とは、職位ごとに定められた職務上の権限を意味します。まずは、職務権限の必要性や職務権限規程とはどのようなものかを確認していきましょう。

職務権限の必要性

職務権限を明確に定めていない場合、特定の人物による独断的な決定が横行したり、あるいは複数の関係者がそれぞれ意思決定を行ってしまったりと、経営判断の統一性が失われてしまう可能性が高まります。

一方、職務権限を適切に設定・管理することで、スムーズな意思決定および指揮命令、そして職権乱用などの不正防止といった効果が期待でき、内部統制・リスクマネジメントの観点で重要視されています。

職務権限規程とは？

職務権限を管理する上で有効なのが、職務権限規程の作成です。

職務権限規程とは、組織内の主な職位における権限と責任範囲を明文化したもので、さまざまな事項における承認権限や決定権限を職位別に確認することができます。

職務権限規程は法律で作成が義務付けられているものではありませんが、内部統制・リスクマネジメントの観点から多くの企業で作成・運用されています。

職務権限規程の作り方

次に、職務権限規程の作り方について確認していきましょう。

組織図の整理・把握

職務権限規程の作成にあたり、まずは組織図を整理・把握しましょう。

組織図によって組織体制を可視化することで、各部署部門が担う役割や関係性を理解する助けとなります。

以下の記事では、組織図の作成手順について詳しく説明しているので、あわせてご確認ください。

職務内容の分割と権限の割り当て

組織図を整理できたら、部署部門ごとに担当する職務内容を分割し、具体的な役割・責任範囲を明確化します。そのうえで、部署部門内の職位別に権限を割り当てます。

また、割り当てた権限と責任範囲について、労働法規をはじめとした各種法令や社内規程との整合性を確認しましょう。

組織変更や法令改正への対応

職務権限規程は、必要に応じて見直し・更新する必要があります。

たとえば、組織変更を行い体制が大きく変わった場合などは、一度作成した職務権限規程が正常に機能しなくなってしまう恐れがあります。

また、労働法規などの改正が行われた場合も、既存の職務権限規程を見直し、違反が無いように適宜修正する必要があります。

職務権限に関するよくある課題

続いて、職務権限にまつわるよくある課題として、以下の3点をご紹介します。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

組織体制が不明瞭

組織体制が不明瞭で職務権限規程を作成できないというケースがあります。

組織における部署部門や職務の役割や関係性が整理されていないと、適切に権限を割り当てることは不可能です。

このような場合は、まずは組織図を作成して現状の組織体制を可視化するところから始める必要があります。

職務権限が実態に即していない

職務権限規程を策定しているものの、実際の組織運営に反映されていないケースも存在します。

たとえば、規程が形骸化していて特定の人物の独断で意思決定が行われているケースや、規程の内容が実際の組織体制や業務プロセスから乖離してしまっているケースなどです。

そのような場合、経営判断の一貫性が損なわれ、不正や過失が発生しやすくなるなど、内部統制・リスクマネジメントの観点で非常に問題だと言えるでしょう。

職務権限の管理が煩雑化している

先述の通り、職務権限規程は定期的に見直し、必要に応じて更新していくことが大切です。

しかし、大規模な組織改編が定期的に行われる場合などは、職務権限規程を更新する負担が大きくなってしまいがちです。組織改編に伴う各種システムの設定変更なども行わなければならないため、業務負荷が高まりやすい点も課題と言えるでしょう。

職務権限の管理・運用を効率化するならワークフローシステム

職務権限は健全かつ効率的な組織運営に欠かせない一方で、陥りやすいいくつかの課題が存在するとお伝えしました。

次は、職務権限の管理と運用を効率化するソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議などの手続きを電子化するシステムのこと。では、ワークフローシステムが職務権限の管理・運用に役立つ理由を見ていきましょう。

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職務権限を一元管理・徹底できる

ワークフローシステムのメリットとして、職務権限をシステム上で一元管理・徹底できる点が挙げられます。

ワークフローシステムを導入する際は、組織図や職務権限規程をシステム上に再現し、適切な承認ルートを設定していきます。つまり、ワークフローシステム導入の過程で、組織図および職務権限規程が整理・可視化されます。

また、実際の運用においては、申請の種類や内容に応じて適切な承認ルートが自動判別されるため、ユーザーが意識することなく職務権限規程に沿った手続きを徹底することが可能です。

組織改編や人事異動にもスムーズに対応

組織改編や人事異動にもスムーズに対応できる点も、ワークフローシステムの利点と言えます。

組織改編や人事異動など組織図の変更が生じる際、とくに大きな影響を受ける業務が各種申請や稟議といった手続き業務です。なぜなら、これらの手続きは職務権限規程に基づき適切に処理される必要があるだけでなく、日々途切れることなく発生するため、組織図の変更と同時に職務権限規程を更新する必要があるためです。

ワークフローシステムによっては、変更予定の組織図を事前に設定できる「先付けメンテナンス機能」や、変更後の設定が正常に機能するかどうかを検証するための「ステージング環境」が用意されている製品があります。

そのような機能を搭載したワークフローシステムであれば、組織改編や人事異動の際にもスムーズに職務権限規程を更新することができるでしょう。

システム連携で業務効率化を加速

ワークフローシステムは、他システムとの連携により業務効率化の範囲を拡張していける点もメリットだと言えます。

たとえば、職務権限と密接に関係する業務システムのひとつに、人事システムを挙げることができます。ワークフローシステムと人事システムを連携していれば、人事関連のマスタデータの受け渡しが可能になり、組織改編・人事異動時の設定変更に関わる入力・転記作業を自動化することができるでしょう。ほかにも、会計システムや給与管理システム、入館システム、契約管理システム、グループウェアなど、さまざまなシステム・ツールと連携することで、分散していた手続きをワークフローシステム上に集約することができ、マスタ管理の一元化や定型作業の自動化などにつなげることができます。

ワークフローシステムで職務権限の管理・運用を効率化した事例

最後に、ワークフローシステムで職務権限の管理・運用を効率化した事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の導入事例から一部をご紹介します。

申請業務の適正化や内部統制の強化を推進（日進製作所）

自動車部品・工作機械メーカーの株式会社 日進製作所は、「X-point Cloud」の導入により申請業務の適正化や内部統制の強化を推進しています。

京都に3カ所、兵庫に1カ所ある生産拠点に加え、東京・大阪・名古屋に営業所を展開する同社では以前、拠点をまたがる申請業務が数多くの非効率を生む原因となっていました。

拠点間の申請書のやり取りは紙ベースで行われ、社内便で郵送しなければならないため承認まで多くの時間を要するなど、業務の停滞につながっていました。

また、紙ベースの申請業務は厳密な統制が難しく、とくに遠隔拠点においては社内規程と乖離した独自の運用となってしまうリスクがあり、申請業務の適正化が必要な状況でした。

そこで同社は、申請業務の課題解消を目指し、ワークフローシステムの導入を検討開始。

製品選定では、システムの柔軟性と操作性の高さを評価し、「X-point Cloud」の導入を決めました。とくに同社においては、申請書作成などの運用権限を各部署に委譲して申請業務運用を効率化していく狙いがあったため、誰でも使える操作性は大きな決め手となりました。

導入プロジェクトでは、システムの定着や円滑な展開を図ったほか、既存の申請業務の見直しも実施。社内規程と実際の運用に乖離が生じているなどいくつかの不備を発見し、適正な形へと改善しました。また、情シス課以外の一部部門で申請書作成を行うなど運用権限の委譲も進み、効率的なシステム運用も実現。

同社の試算によれば、申請・承認業務の効率化による経費削減効果は約540万円／年、申請業務に付随していた承認の進捗確認や承認者への催促などの削減効果を加えると経費削減は約650万円／年にのぼるなど、大きな成果を実感されています。

組織状況を可視化し効率的な業務体制を構築（いえらぶGROUP）

「“住”領域のワンストップマーケティング事業」を展開する株式会社いえらぶGROUPは、「X-point Cloud」の導入により急拡大する組織における申請業務の体制を整備しました。

2008年の設立以来、次々とサービスをリリースし組織規模を拡大してきた同社ですが、順調な成長の一方で申請に関する課題が表面化していました。組織の拡大に伴い、取締役のもとに膨大な数の申請が集中し、決裁までの期間は長期化。さらに申請書の書式が整備されていないために情報の抜け漏れが多く、決裁を行えない状況も珍しくありませんでした。

こうした非効率は各拠点で生じており、組織全体の生産性を下げていることから、同社は決裁業務の整備を目的に「X-poont Cloud」の導入を決定。従来は口頭やメールで申請・承認していた業務をワークフローとして体系化し、各種申請書の書式に落とし込んでいきました。導入を進めた結果、申請書の目的や回付先などが明確に定義できるようになり、業務の混乱を大幅に削減することに成功。

さらに、以前はすべての申請を取締役が決裁していましたが、申請書とその優先度が整理されたことで、承認権限の切り分けが可能に。決裁権限の一部を部門長に委譲するなど承認権限の階層化を進め、経営層の負担になっていた承認作業の効率化を実現しました。

導入から約10年が経過した現在、「X-poont Cloud」で扱う申請書の種類も、同社が抱える拠点や社員数も増加していますが、申請業務や意思決定は以前よりも円滑化しており、業務体制を支える基盤として「X-poont Cloud」が重要な役割を担っています。

システム導入をきっかけに承認フローを適正化（コロナ）

暖房機器、空調・家電機器のメーカーとして知られる株式会社コロナは、2017年に「X-point Cloud」を導入、その後「AgileWorks」へとリプレイスし、業務プロセスのデジタル化を推進しました。

以前、同社では申請業務に紙の帳票を用いており、意思決定の遅延や管理業務の煩雑化を招く要因となっていました。そこで同社は、間接部門におけるペーパーレス化の推進を図り、「X-point Cloud」の導入を決定。スモールスタートに適したユーザー課金型の料金体系である点や、すでに導入していたグループウェア「desknet’s NEO」との連携機能を備えている点が導入の決め手となりました。

導入にあたって既存の申請業務を棚卸しした結果、各部署で承認フローが変化し、不要な承認作業が増えていることが発覚。承認フローを見直し、社内規定に基づいた形に改善しつつ「X-point Cloud」の導入を進めていきました。導入開始から2年後には41種類の申請書を電子化し、年間50,000枚の紙帳票を削減することに成功しました。

間接部門における「X-point Cloud」導入で大きな成果を得た同社は、ワークフローシステムの全社展開を構想開始。複数製品を比較検討した結果、「AgileWorks」への移行を決定しました。ノーコードで申請書や回付ルールを作成できるため導入作業は順調に進み、導入開始から翌年にはシステムの全社展開を達成。

「X-point Cloud」の利用時に比べて利用者数が8倍近くに増え、紙帳票の削減効果も約80,000枚／年まで増大するなど、大きな成果を得ています。

まとめ

今回は、職務権限の基礎知識から職務権限規程の作り方、よくある課題について解説してきました。

職務権限を明確化し、適切に管理・運用することは、組織活動の健全性や効率性を担保する上で非常に重要です。そして、職務権限の可視化・最適化に役立つソリューションが、記事内でもご紹介したワークフローシステムです。

職務権限に関する課題を抱えている方は、今回ご紹介した「X-point Cloud」や「AgileWorks」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。