コスト削減の方法とは？注意点やポイント、成功事例をわかりやすく解説！

企業が収益性を高めていくためには、業務上の無駄や非効率を是正してコストを削減していく取り組みが重要です。

しかし一方で、
「事業活動におけるコストにはどんな種類があるの？」
「コスト削減に取り組む際の注意点やポイントは？」
「コスト削減に有効な方法や成功事例を知りたい！」
という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、コスト削減の基礎知識から取り組む際の注意点やポイントをわかりやすく解説。

コスト削減に有効なITシステムや成功事例を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

コスト削減とは？

コスト削減とは、事業活動で発生する各種コストを削減すること。

企業の利益は売上からコストを差し引いたものであることから、コスト削減は企業の収益性の改善・向上に直結する重要な取り組みだと言えます。また、コスト削減に取り組むことは、投入要素（インプット）を抑えて成果（アウトプット）を増やしていくことでもあるため、生産性向上の観点でも有効です。

たとえば、1億円の売上に対して8,000万円のコストがかかっている場合、営業利益は2,000万円となり、売上高に対する利益率は20%となります。コスト削減に取り組み、現在かかっているコストを10％（800万円）削減することができた場合、利益は2,800万円となり利益率は28%まで上昇します。仮に、利益率をそのままに同等の利益を確保するには1億4,000万円の売上が必要であり、売上を40%増加させなければなりません。

つまり、コストを10%削減することは売上を40%増加させるのと同程度の効果があると言えます。

コストの種類と削減のアイデア

企業活動で発生するコストの代表例としては、以下を挙げることができます。

人件費

事業活動で発生するコストの多くを占めるのが人件費です。

人件費には、従業員に支払う給与や残業代、賞与や通勤手当などのほか、求人広告の出稿費や研修などの採用・教育コストも含まれます。

人件費の削減アイデアとしては、採用方法の見直しや柔軟な雇用形態・勤務形態への対応などのほか、従業員満足度を高めて定着を促し採用・教育コストの削減につなげるアプローチなどもあります。

オフィス・設備コスト

企業におけるコストとして、オフィス・設備の利用・維持にかかるコストも挙げることができます。

たとえば、オフィスの賃料や水道光熱費、デスクやキャビネットといった什器、パソコンや複合機などの設備にかかる費用などが含まれます。

オフィス・設備コストの削減には、オフィスの移転・縮小、機器・設備のリース・レンタル契約の見直しといった直接的なアプローチのほかにも、テレワークやフリーアドレスを採用してオフィスの稼働効率を最適化する方法も考えられます。

その他経費

人件費やオフィス・設備コストのほか、事業を行う上で発生する経費も存在します。

たとえば、商品やサービスをアピールするための広告出稿費や、取引先との交際費、業務を行うために必要な事務用品等の購入費などが該当します。

販促・マーケティングの手法を再検討するほか、デジタルツールを活用したりペーパーレス化を推進することで、アナログな業務で発生していた事務用品費や郵送費などを削減するアプローチもあります。

金銭的なコスト以外にも

コストと聞くと先述した経費をはじめとした金銭的なコストをイメージしがちですが、それ以外にもさまざまなコストが存在します。たとえば、業務を遂行するにあたって費やす時間・工数も、事業活動で必要なコストのひとつです。業務効率が悪く必要以上に作業時間が増大化すれば、当然ながら収益性は悪化してしまうでしょう。

このほかにも、業務に必要な思考力や集中力、体力、精神的なストレスなども、事業活動で消費するコストと捉えることが可能です。

コスト削減の手順

次に、コスト削減の基本的な手順について確認していきましょう。

現状のコストを把握

コスト削減に取り組むにあたり、まずは現状発生しているコストを把握する必要があります。業務の棚卸しを行い、「何に、どれだけのコストがかかっているのか」を洗い出していきましょう。

コストの評価・分析

コストの洗い出しが終わったら、あらためて現状のコストを見直して評価・分析を行います。場合によっては、すでに利用していないサービスに料金を支払い続けていたり、必要性が少ない業務に多くのコストがかかっているケースもあります。

コスト削減目標の設定

評価・分析の結果をもとに、コスト削減の目標を設定します。具体的にどれだけの金額を削減するのか、定量的に目標を設定することが大切です。

コスト削減方法の決定

設定した目標を実現するために、具体的なコスト削減方法を検討します。その方法を採用した場合の削減効果を試算するのはもちろんですが、考えうるリスクと対処法を合わせて確認しておくことが大切です。

マニュアルの整備と社内周知

コスト削減の方法が決定したら、実行するための準備に移ります。コスト削減の取り組みには現場の協力が必要なケースも多いため、具体的なルールや手順をまとめたマニュアルを作成したうえで社内に展開し、取り組み内容を周知しておきましょう。

実行と評価・改善

社内への周知が完了したら、いよいよ施策の実行です。計画通りにコスト削減に取り組めているか、設定した目標に対して想定した効果は得られているかなどを継続的に評価し、問題がある場合には改善につなげていくことが大切です。

コスト削減の注意点とポイント

次に、コスト削減に取り組むうえで覚えておきたい注意点と、成功に導くためのポイントを確認していきましょう。

やみくもな経費削減は逆効果

先述の通り、事業活動におけるコストにはさまざまな種類が存在しますが、コスト削減に取り組むとなると金銭的なコスト、主に経費の削減にフォーカスが当たりがちです。

経費削減は短期間で効果が表れやすく、その効果も定量的に評価しやすいという利点がある一方で、やみくもな経費削減にはリスクも存在します。

たとえば、安易に人件費を削減すれば、従業員の満足度が低下し、生産性やモチベーションが低下したり、離職率の上昇を招く恐れがあります。すると、余分な採用コストや教育コストが発生してしまい、結果としてコストの増大につながる可能性が高まります。

もちろん、コスト削減において不必要な経費の見直しを行うことは大切ですが、やみくもに経費を削減することで従来よりも生産性が落ちてしまい、中長期的に見るとかえってコストが増大化してしまう可能性があるのです。

ポイントは「時間」の削減

やみくもな経費削減はリスクが高いと説明しましたが、中長期的にコスト削減を進めていくにはどのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。

ここで重要になるのが「時間」の削減。とくに注目すべきは、間接業務に割いている時間の削減です。間接業務とは、売上や業績に直結しない業務のことを指し、代表的なものとしては社内申請・承認などの事務手続きが挙げられます。

間接業務に費やされていた時間を短縮することで、人件費の無駄が解消されるだけでなく、付加価値の高い業務に充てる時間が増えてタイムパフォーマンスが向上し、結果として生産性や利益の向上など中長期的な効果をもたらします

ワークフローシステムがコスト削減に有効な理由

コスト削減を図るには経費だけでなく時間に着目することが大切だとお伝えしましたが、具体的に何から手を付けるべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

そのような場合、ワークフローシステムの導入から着手してみるのも一策です。

ワークフローシステムとは、社内で行われている各種申請や稟議といった手続きを電子化するシステムで、間接業務に充てられていた時間の削減や、紙にまつわるさまざまな経費の削減に効果が期待できます。次は、ワークフローシステムがコスト削減に有効な理由を見ていきましょう。

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間接業務の削減

ワークフローシステムを活用することで、間接業務に費やしていた時間を削減することが可能です。

ワークフローシステムを導入することで、帳票の起票から回覧、関係者による承認・決裁、決裁完了後の事務処理や保管作業など、一連のプロセスをシステム上で完結することが可能です。手渡しによる回覧や押印待ち、拠点間での文書移動といったタイムロスも削減できるだけでなく、各種業務システムと連携することで申請書の起票や決裁完了後の転記作業を自動化することもできるでしょう。

また、ワークフローシステムの導入により業務プロセスがシステム上に可視化されるため、ボトルネックの特定と改善を行う基盤が整います。さらに、過去の申請・決裁に関するデータはワークフローシステム上に蓄積され、検索機能によって速やかに参照することが可能です。従業員が蓄積されたナレッジに自由にアクセスできるようになることで、業務スピードの向上にもつなげることができるでしょう。

紙にまつわるコスト削減

間接業務に費やしていた時間を短縮できるだけでなく、紙にまつわるさまざまな経費を削減することが可能です。

たとえば、紙代・インク代といった印刷コストや、社内便や郵便といった配送コスト、処理後の文書を保管しておくためのファイルやキャビネット、保管スペースといった備品・設備コストなども不要になります。

また、ワークフローシステムによって時間や場所の制約が解消されれば、テレワークをはじめとした柔軟な働き方を実践しやすくなります。テレワークやフリーアドレスといった勤務形態を推進すれば、いままでよりもコンパクトなオフィススペースでも業務を行うことが可能になり、固定費の削減にもつなげることができるでしょう。

ワークフローシステムでコスト削減を達成した事例

最後に、ワークフローシステムを活用したコスト削減事例を見ていきましょう。

ここでは、累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の導入企業のなかからコスト削減に成功した事例をご紹介します。

多大なコストを費やしていた社内便を1/4以下に縮小（グリーンズ）

全国でホテル・レストラン事業を展開する株式会社グリーンズは、「X-point」の導入により多大なコストを費やしていた社内便の運用本数を従来の4分の1以下まで縮小しました。

同社では、ビジネスホテルを中心としたオリジナルブランドの運営、そしてグローバルホテルブランドのフランチャイズ運営という2つの事業のシナジーを強みとしています。しかし、これら2つの事業はそれぞれ各種申請の承認経路が異なり、事業ごとに申請書を使い分けていたため紙帳票の増大を招いていました。また、紙ベースの申請業務には多くのコストを費やしており、なかでも社内便の運用にかかるコストは大きな課題に。紙帳票の回収・返送のために社内便を週3回運用しており、多大な人件費・配送費が発生していただけでなく、意思決定の遅れと組織運営スピードの停滞にもつながっている状況でした。

そこで同社は、紙帳票に起因する課題解消を目指し、まずは当時利用していたイントラネットのワークフロー機能で一部申請書を電子化。これに一定の成果を得た同社は、本格的なワークフローシステムの導入に向けて動き出しました。

システム選定では、同社の複雑な承認経路に対応できる柔軟性を評価し「X-point」の導入を決定。利用頻度の高い申請書から順に電子化を進め、プロジェクト開始から約半年で「X-point」の運用を開始しました。また、運用開始後も継続的に電子化を進め、関連書類機能を活用することで膨大な申請書を効率的に利用できる体制を構築。

現在、同社では約180種類の申請書を「X-point」で運用しており、年間の申請数は約80,000件にものぼります。従来、週3回運用していた社内便も月3回に縮小され、人件費や配送費の大幅削減につながっています。また、従来は1週間以上を要していた遠隔拠点からの申請も最短即日での承認が可能になるなど、スピーディーな意思決定と組織運営を支える基盤として「X-point」を活用しています。

年間800万円相当の業務時間を削減（石垣）

上下水道向けの環境機械やポンプで国内トップクラスのシェアを誇る株式会社石垣は、「X-point Cloud」の導入により稟議書を電子化し、年間800万円相当の業務時間削減を達成しました。

同社では従来、社内で行われる各種申請が紙帳票・e-mail・SharePoint・Notesという4つの手段に分散しており、業務効率および開発効率の低下を招く原因となっていました。申請の際にどの手段で起業すればよいかわからず無駄な時間を費やしてしまうことが多く、開発の面でもSharePointとNotesで開発手法が異なるため効率が悪く、開発スキルの属人化も生じている状況でした。また、紙帳票による申請に関しても、決裁までに2週間程度を要するなど意思決定スピードの停滞を招く要因に。とくにコロナ禍では出社制限による承認者不在が多くなり組織運営が停滞。こうした状況を打破するため、同社はワークフローシステムの導入を検討開始しました。

システム選定では、GUIベースで効率的な開発が可能な点、スムーズな導入が可能なクラウドサービスである点などを評価し、「X-point Cloud」の導入を決定。2020年6月から導入プロジェクトに着手し、2020年9月にはグループ会社も含む全部署での本番運用を開始しました。

導入後、組織運営の足枷となっていた稟議書を完全に電子化し、そのほかの帳票に関しても電子化を推進。4つの手段に分散していた申請業務が一元化され、社内の幅広い範囲で業務効率化を実現しました。年間800万円相当の業務時間削減を達成したほか、決裁までに要する基幹が平均11日から4日まで短縮され、開発効率に関しても従来の2～3倍まで向上しています。

約2,000時間／年間の工数削減を達成（日鉄ソリューションズ）

東証プライム上場のSIerである日鉄ソリューションズ株式会社は、働き方改革の推進を目指し「AgileWorks」を導入しました。

同社では2020年5月、東京都港区に虎ノ門オフィスを開設し、既存の新川オフィスから本社機能を移転。一部部門でのフリーアドレス化を実施するなど、働き方改革を推し進めていました。しかし、本社移転に伴い拠点が分散したことで、従来の紙帳票による申請業務の課題が顕在化。

同社ではかねてより受発注や経費精算などの申請業務の一部を電子化していたものの、契約締結時の稟議申請などは紙の帳票で手続きを行っていました。拠点の分散やフリーアドレスの実施により、紙帳票を回付する手間は大幅に増加し、「申請業務のために出社」のようにリモートワークを阻害する可能性が懸念材料に。

このような課題を解消するため、同社は稟議申請の電子化を決定し、ワークフローシステムの選定を開始。紙帳票のデザインをそのまま電子化することができ、スムーズな導入・運用開始が期待できる「AgileWorks」の導入を決めました。

GUIベースで直感的にシステム構築を行うことができるため、担当者約1名、約1ヶ月という短期間で導入作業を完了。現在では年間1,400件の稟議申請を「AgileWorks」で処理しており、年間約2,000時間を業務時間削減につながっています。また、拠点分散による課題も解消されており、営業本部の従業員は本社移転後も従来通りリモートワークを継続することが可能に。さらに、2021年4月には在宅勤務制度の対象を全社員に拡大、2022年5月には原則出社を求めない遠隔地在宅勤務を開始するなど、働き方改革の推進にも「AgileWorks」は効果を発揮しています。

処理業務の自動化により1,000時間超の業務削減（ヤンマー建機）

ミニショベルやホイルローダーなどの建設機械を製造・販売しているヤンマー建機株式会社は、「AgileWorks」を導入して申請業務の電子化を実現しました。

社内に情報システム部門を持たない同社では、ITに関する業務はグループ内の情シス会社に委託するのが通例となっていました。社内にはデジタルに苦手意識を持つ従業員も多く、さまざまな業務がアナログな形で残されている状況でした。この状況を問題視した同社は、現場メンバー主導によるDX活動「草の根DX」を提唱し、DX推進グループを発足。この「草の根DX」の取り組みのひとつが、「AgileWorks」導入による申請業務の電子化でした。

同社では従来、数多くの申請業務を紙帳票で運用しており、広大な敷地内での持ち回りによる決裁には多くの無駄や手間が生じていました。この状況を改善するため、DX推進グループはワークフローシステムの導入を提言し、経営層の承認を受けて導入に向けて動き出すこととなりました。

システム選定では、すでに導入していたウイングアーク１ｓｔのデータ分析基盤「Dr. Sum」やBIダッシュボード「MotionBoard」といった他システムとの連携性を評価し、「AgileWorks」の導入を決定。DX推進グループだけでなく、各部門の実務に関わる従業員を巻き込み導入プロジェクトを進め、2022年10月に「AgileWorks」の運用を開始しました。運用開始後も継続的に申請フォームを追加し、半年後には約10種類の申請を「AgileWorks」に移行するなど幅広い業務のデジタル化を実現。

他システムとの連携により間接業務を自動化した結果、年間1,000時間蝶の業務削減を達成しています。さらに、従業員のデジタル化への意識醸成にもつながるなど、「草の根DX」を加速させる土壌が整いました。

まとめ

今回は、事業活動を続けるうえで重要な取り組みであるコスト削減について開設してきました。コスト削減の取り組みと言うと経費削減をイメージしがちですが、やみくもな経費削減は中長期的な視点ではかえってコストの増大を招いてしまう恐れがあります。

コスト削減において重要なポイントは、不必要な経費を見直すとともに、事業活動におけるさまざまな「時間」を短縮していくことです。コスト削減に取り組んでいるものの思うような成果を得られていないという企業や、これからコスト削減を推進していきたいと考えている企業は、今回ご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。