東京エレクトロン デバイス株式会社 様 ワークフローシステム導入事例

プログラムレスでIT部門の負担が軽減。各部署が自由に管理できるようになり、運用負荷を大幅に軽減。
システム連携リプレイス業務効率化

最先端の半導体やネットワークやストレージなどのソリューションを、高度な技術サポートと徹底した検証による品質保証とともに提供している技術商社「東京エレクトロンデバイス」。同社では、ワークフローシステムをリプレースするにあたりAgileWorks(アジャイルワークス)を選択した。導入の経緯と効果について詳しく話を聞いた。

東京エレクトロン デバイス株式会社 導入事例PDF資料

信頼度、顧客満足度においてNo.1の技術商社を目指す
東京エレクトロンデバイス

―東京エレクトロンデバイスについてご紹介ください。

東京エレクトロンデバイスは、世界的な半導体製造装置メーカーである東京エレクトロンから、半導体を中心とした電子部品やコンピュータ・ネットワーク機器の販売を行う商社部門が分離・独立した会社です。
商社の技術力とマーケティング力をベースに、自社商品の開発やお客様の設計・量産支援を行うメーカー機能をあわせ持っており、商社機能だけでは実現できない東京エレクトロンデバイスならではのソリューションを提案することで、信頼度、顧客満足度ともにNo.1の技術商社になることを目指しています。

契約書の審査や稟議書の承認・決裁などそれぞれの管理部門が主体となり活用

契約書の審査や稟議書の承認・決裁など、それぞれの管理部門が主体となり活用

―AgileWorksをどのような業務で利用しているのか教えてください。

契約書の社内審査や稟議書の承認・決裁、IT機器の利用申請などのワークフローをAgileWorksで構築しています。総務部、物流管理部、経営管理部、広報・IR室、IT企画部など管理部門が主体となって利用しています。

─フォームの種類と処理件数はどのくらいになりますか。

現在利用しているフォームは70種類ほどになります。処理件数は2011年6月の導入以来、1年ほどで5000件ほどになりました。

―各管理部門が主体となって利用しているという話ですが、ワークフローの管理や帳票の作成はIT企画部で集中管理しているのですか。

全社的に利用するものや特に複雑なフローはIT企画部で管理・運用していますが、基本は各部署がフローや帳票を作成・管理・運用しており、IT企画部は必要に応じてそれをサポートしています。

ワークフローシステムを見直すに至った3つの課題

ワークフローシステムを見直すに至った3つの課題

─AgileWorksを導入する以前は、どのように稟議・申請業務を処理していたのでしょうか。

当社で初めて本格的なワークフローシステムを導入したのは、2006年になります。それまでは、紙を回覧する形で決裁や申請業務を処理していました。

ワークフローシステムの導入が初めてだったこともあり、実際に使い始めてみると、機能面、運用面、拡張性といった点で課題が見られるようになってきました。そのため、リプレースを検討しました。

―それではまず、機能面の課題について教えてください。

以前利用していたワークフローシステムは文書管理機能がベースとなっていたので、フローの分岐や並列といった処理があまり得意ではありませんでした。複雑な承認プロセスへ対応するフローを構築することが難しく、フローの設計や構築に手間と時間がかかっていました。

─運用面での課題とは。

機能面の課題とも重なる部分があるのですが、同じ業務に関する申請フローでも、ちょっとした申請ルートや決裁ルールの違いがあると、その分、複数のフローを用意しなければなりませんでした。適用業務が増えるにつれて運用・管理の負担が増大し、今後、利用範囲を拡大していくためには、効率的かつ柔軟にフローを開発・運用・管理するための仕組みが必要でした。

―拡張性についても教えてください。

拡張性に関しては、2つの課題がありました。1つは、人事管理システムとの連携に関する問題です。どこの企業でも同様だと思いますが、当社でも人事異動や組織の変更がひんぱんに行われます。その都度、決裁権限やルートの変更をしなければならないので、人事管理システムの情報とワークフローシステムのユーザー情報を連携させる仕組みを取り入れ、一元的に管理できればと考えました。

2番目の課題は、会計業務や販売管理といった基幹業務システムとの連携です。現在導入を進めている基幹業務システムとワークフローの連携を実現することで、業務をさらに効率化するとともに導入効果を高めたいと考えました。

使いやすさ、メンテナンス性、拡張性、多言語対応、スマートフォン対応を要件に選定

─新しくワークフローシステムは、どのように検討したのでしょうか。

以前利用していたワークフローを含め、4つの製品を比較検討しました。既存のシステムより優れているものが見つからなければ、そのまま利用するつもりでした。比較検討の際、デモで実際の画面操作や使い勝手を確認して導入する製品を見定めました。

─各製品を比較した際の機能要件を教えてください。

(1) 帳票画面の操作性

帳票画面が使いにくいと業務効率が落ち、使われないシステムになってしまいます。帳票画面の使いやすさは重要な選定ポイントであり、デモでも重点的に確認をしました。

(2) ワークフロー構築とメンテナンスのしやすさ

複雑なワークフローも簡単かつ短期間に構築でき、フローや帳票の追加・修正が発生した場合でも、迅速かつ手間をかけずに対応できるようメンテナンス性も重視しました。

(3)システムの拡張性

基幹業務システム(ERP)や人事システムと連携するための拡張性は必須条件でした。

(4) 多言語対応

将来的には、中国やシンガポールの海外拠点(子会社)でもワークフローを利用したいと考えています。承認プロセスの中で、日本語や英語だけに限らず利用者の言語に合わせて、さまざまな言語で画面やメッセージ表示できることも要件となりました。

(5) スマートフォン対応

PCが利用できない場所にいるときや出張先などでも、承認状況の確認や決裁ができるようスマートフォンやタブレット端末に対応したシステムを導入したいと考えました。

プログラムレスでワークフローや帳票フォームの構築・運用ができるAgileWorksを選択

プログラムレスでワークフローや帳票フォームの構築・運用ができるAgileWorksを選択

―AgileWorksを選定した理由を教えてください。

ほかのベンダーからの提案には専任の担当SEが必要な提案もありましたが、AgileWorksはワークフローを構築する際、GUIツール「FlowEditor」を使って申請者、承認者、報告者といった経路設定をドラッグ&ドロップで配置でき、フローの分岐や並列といった複雑な設定も簡単に設定・確認できます。

帳票画面についても、紙の帳票と同じイメージの使いやすい画面をGUIツール「X-WebForm」で直感的に作成できるので、ワークフローの構築はもちろん運用管理の負荷も軽減できると判断しました。

また、ほかのシステムと連携する仕組み(ASB:AgileWorks Service Bus)があらかじめ提供されているので、基幹業務システムや人事システムとの連携が容易で、多言語対応、スマートフォン対応といった要件もカバーしていることも評価し、導入を決めました。

―各管理部門が主体となって利用しているという話ですが、ワークフローの管理や帳票の作成はIT企画部で集中管理しているのですか。

全社的に利用するものや特に複雑なフローはIT企画部で管理・運用していますが、基本は各部署がフローや帳票を作成・管理・運用しており、IT企画部は必要に応じてそれをサポートしています。

現場で自由にフローや帳票画面の設計やメンテナンスができるようになり、IT部門の負担が軽減

―導入後の評価および効果について教えてください。

起案や承認が簡単にできるようになり、承認期間も確実に短縮されています。さらに、 案件の申請・承認状況の確認や案件・期間で項目を絞った検索・集計も簡単にできるようになったので、申請・承認に関連する業務全体が効率化されました。

現場で迅速かつ自由にフローや帳票画面の設計やメンテナンスができるようになり、IT部門の負担が軽減

─利用者の反応はいかがですか。

使い勝手が良く、利用方法に関する講習会などは開催しなくても、使い方がわからないという声はほとんどありませんでした。 笑い話なのですが、帳票画面もほとんど紙の帳票と変わらないので、AgileWorksの導入当初、項目を入力して印刷して持ってきた者がいたほどです。

また、さまざまな部署からこれまでワークフロー化していなかった業務を、AgileWorks上で構築してほしいという声が数多く上がってくるようになりました。それだけ使いやすく、導入メリットを現場が感じているからだと思います。

─システムの運用面に関してはどうでしょうか。

これまではIT企画部で帳票やフローの作成・修正・管理を行っていましたが、全社的に導入するものや大規模なものを除き、各部署で帳票の作成からフローの運用を管理してもらえるようになりました。IT企画部の負担が軽減されただけなく、現場で迅速かつ自由にフローの設計やメンテナンスができるようになり、業務の質が向上したと考えています。
また閲覧権限の管理など、ワークフローの運用に関わる各種設定や状況把握などを簡単に設定・確認でき、効率的にシステムが運用管理できるので助かっています。

今後、1日2000件を処理する見積承認・管理システムを構築予定

プログラムレスでワークフローや帳票フォームの構築・運用ができるAgileWorksを選択

─今後の拡張予定などはありますか。

各部署で随時、適用業務を拡大していく予定ですが、大きなものでは見積承認・管理システムを構築予定で、1日の処理数は2千件ほどになる予定です。
また、基幹業務システムの導入に合わせて、ワークフローと連携する仕組みも開発する予定となっています。

─エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

ワークフロー製品に特化したベンダーならではの、適切なサポートやアドバイスをもらうことができ感謝しています。今後、AgileWorksをさらに使いこなしていくために、これまでと同様、質の高いサポートをお願いできればと思います。引き続きよろしくお願いします。

─東京エレクトロンデバイス様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2012年5月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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