東京エレクトロンデバイス株式会社のワークフローシステム導入事例

最先端の半導体やネットワークやストレージなどのソリューションを、高度な技術サポートと徹底した検証による品質保証とともに提供している技術商社「東京エレクトロンデバイス株式会社」では、2006年からワークフローシステムを利用していましたが、文書管理機能をベースとしたシステムであったため、複雑な経路設定やメンテナンス性に課題を抱えていました。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「アジャイルワークス」を導入。直感的なGUIによる開発環境が整ったことで、各部署が自律的にフローを作成・管理できる体制を実現し、IT企画部の運用負荷を大幅に軽減することに成功しました。

課題・背景

・以前のシステムは文書管理機能がベースだったため、条件分岐や並列といった複雑な承認プロセスの構築が困難
・都度承認プロセスを構築する必要があり、適用業務が増えるにつれて運用管理の負担が増大
・人事システムや基幹システム（ERP）との連携、および海外拠点を見据えた多言語対応やスマートデバイス対応が必要に

業務効果

・承認期間が短縮され、検索・集計機能により業務全体の効率化が実現
・現場での迅速なフロー設計・メンテナンスが可能になり、IT部門の負担が大幅に軽減
・拡張性向上により、見積承認・管理システムの構築や基幹業務システムとの連携などさらなる適用業務の拡大が可能に

同社では、2006年に初めて本格的なワークフローを導入しましたが、文書管理機能がベースであったため、利用が進むにつれ機能面や運用面での課題が浮き彫りになっていました。
特に大きな課題だったのは、フローの分岐や並列処理が困難だった点です。同じ業務でも申請ルートやルールに微細な違いがあるだけで、別のフローとして作成しなければならず、運用管理の負担が肥大化していました。また、同時に人事・基幹システムとの連携による業務効率化と利用範囲の拡大を進めることも検討していました。

そこで、機能が充実しており、効率的かつ柔軟な仕組みを実現できるワークフローへの入替検討を開始されました。検討を進める際に特に重視したのは「既存システムより操作性、拡張性が優れていること」でした。これを評価するため、承認ルート設計やシステム連携などの機能面について5つの要件を定義されました。

・構築とメンテナンスのしやすさ
・システムの拡張性
・多言語対応
・スマートフォン対応
・帳票画面の操作性

まず、課題として挙がっていた承認ルートの構築については、業務に合わせた柔軟な設計ができ、かつ運用後の修正にも迅速に対応できるメンテナンス性が求められていました。複雑なフローであっても、短期間で構築し継続的に改善できることが重要視されていました。

同様に課題となっていたシステムの拡張性に関しては、人事システムや基幹業務システム（ERP）との連携が必須要件とされ、将来的な運用拡大にも対応できる基盤が求められていました。

さらに、利用範囲の拡大に向けて、海外拠点や外出先でも使えるよう、英語・中国語などの多言語対応やスマートフォンでの利用も必要とされていました。
最後に、旧システムからスムーズに移行するため、ユーザーにとって直感的に扱える帳票画面であることも重要な要素となっていました。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の5つのポイントが決め手となり、アジャイルワークスの導入を決定しました。

アジャイルワークスはノーコード操作で承認ルート設定が可能です。「Flow Editor」というGUIツールを使うことで、ドラッグアンドドロップ操作で承認ルートの設定ができます。書類の内容と申請者の属性（部署、役職など）を対象とした条件分岐設定も可能なため、複雑なフローにも対応することができます。

アジャイルワークスでは、システム連携用にWeb APIを公開しております。書類の作成や削除、組織情報の変更などを行うことができるため、他システムと連携して業務を効率化することが可能です。
また、オンプレミス版では、拡張用のSDKも提供しております。アドオン開発によって、マスタデータや、基幹システムなど既存の各種システムとの連携も実現できます。

アジャイルワークスでは、日本語のほかに英語と中国語へ対応可能です。利用ユーザーごとに画面やメッセージの表示言語を切り替えることができます。書類内の言語を変更することも可能ですので、外国の方でもご利用いただくことができます。

アジャイルワークスは、スマートフォンからでも申請承認をすることが可能です。ブラウザ上とアプリの両方から操作をすることができます。アプリの場合はプッシュ通知を飛ばすこともできるため、承認漏れや確認漏れ防止にもつながります。

アジャイルワークスでは、紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことが可能です。直感的に操作をすることができるため、システムに不慣れな方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。
また、現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能なため、運用を変更せずに申請承認業務を行うことができます。

アジャイルワークスの導入後、現在（2012年時点）では約70種類のフォームが稼働し、年間数千件の処理が行われています。また、ノーコードで運用ができるため、現場が自律的に運用をするようになり、IT部門の負荷軽減につながっています。

開発・メンテナンスが容易になったことで、全社的なものを除き、各部署が主体となって帳票作成やフロー管理を行えるようになりました。これにより、IT企画部の負担が大幅に軽減されただけでなく、現場のニーズに合わせて迅速かつ自由にフローを改善できる環境が整い、業務の質そのものが向上しています。

起案や承認操作が容易になったことで、承認期間が短縮されました。また、案件の申請・承認状況の確認に加え、特定の案件や期間で項目を絞った検索・集計も容易に行えるようになり、申請・承認に関連する業務全体の効率化が実現しています。

基幹システムとの連携など拡張性が向上したことで、今後は1日約2,000件を処理する見積承認・管理システムの構築や、基幹業務システムとの連携などさらなる適用業務の拡大が計画されています。

※ 取材日時 2012年5月
※ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。