東急建設株式会社　のワークフローシステム導入事例

東証プライム市場上場の総合建設会社である東急建設株式会社は、15年以上利用し、サポート期限終了が目前に迫っていた既存の決裁システムをAgileWorksにリプレイス。

全部門・全社員へのシステム展開を実現したほか、以前はシステム上での運用が困難だった紙の申請書の電子化を実現するなど、全社的なペーパーレス化を推進しています。さらに、AgileWorksの機能を活用し、基幹システムを始めとした複数のシステムとの連携も実施。幅広い範囲での業務効率化を実現しています。

【導入の背景・課題】

• 電子決裁システムを導入しているが、一部の業務は紙で運用されていた
• 既存のシステムが老朽化しており、サポート期限終了も迫っていた
• 既存のシステムが各種システムとの連携を阻害していた

【導入後の効果】

• 300以上の部署、200ヶ所以上の作業所にAgileWorksを展開
• 紙で運用されていた41種類の申請書の電子化を実現
• 各種システムとの連携によりDXを推進

かねてよりDXの基盤となるデジタル環境の整備に力を入れていた同社ですが、その実現に苦戦していました。電子決裁システムを利用して申請業務を行っていたものの、受注決裁など一部の業務は紙で運用されていました。受注決裁は件数が非常に多く、本社と同じビル内に入居する首都圏支店では紙の申請書で回付するほうが早かったことから、電子決裁システムが定着していませんでした。

また、システムの老朽化も懸念事項として存在。導入から15年ほど利用されている旧来型のシステムだったため、メンテナンスには多くの工数が割かれており、他システムとの連携にも多大な手間がかかっていました。数年先にはサポート期限の終了も控えていたことから、新たなシステムの導入が求められていました。

同社は、新システムの導入に向けて製品選定を開始。3つの製品が抽出され、機能やコストを基準に比較検討が行われました。

その結果、「拡張性」と「組織や回付ルートの設定しやすさ」が決め手となり、AgileWorksの採用を決定。AgileWorksは人事システムや会計システム、電子契約システムなど、多種多様なシステムとの連携が可能で、同社の既存のシステムでは実現できなかったデータ連携や業務効率化が期待されました。

2020年4月、同社の300以上の部署、200ヶ所以上の作業所にAgileWorksが展開され、従来は紙で運用されていた41種類の申請書の電子化も実現。

この電子化を後押ししたのが、同社が独自で開発した「Web申請」だった。Web申請は申請書の様式を問わずあらゆる回付ルートに対応できる汎用的な申請書で、フォーム上には必要最低限の共通項目のみを配置し、申請書自体は既存のファイルを添付して回付するといった運用上の工夫を凝らすことで、個別でフォームを開発する工数を大幅に削減した。

また、導入当初の狙いとされていた他システムとの連携も数多く達成し、入力作業やメンテナンス工数の削減などに活用されています。

このほかにも、営業支援システムとの連携では内製による開発が行われ、旧システムから導入済みの受注決裁申請に加え、見積書回議箋の申請データが自動的にAgileWorksに連携される仕組みを構築。各種業務がシームレスにつながり、DXの実現に向けたデータ基盤づくりや業務効率化が進められています。

【こんな企業におすすめです！】

• 既存のシステムが老朽化し、メンテナンスに多くの工数が割かれている
• 拡張性の高いシステムを使用し、データ連携や業務効率化を実現したい
• 紙で運用されている申請書のペーパーレス化を進めたい