清水建設株式会社 様 ワークフローシステム導入事例

パッケージ型ワークフローの活用でスピーディーな帳票作成と大幅なコスト圧縮を実現
コスト削減ペーパーレス業務効率化申請書業務電子化

清水建設株式会社では、ホワイトカラーイノベーション活動(ホワイトカラーの働き方を革新すること)の一環としてAgileWorks(アジャイルワークス)を導入。「ペーパーレスによる業務効率化」「ペーパーコスト削減および保管スペース削減」「蓄積された申請情報の活用」をキーワードにワークフローの活用に取り組んでいる。

清水建設株式会社 導入事例PDF資料

「子どもたちに誇れるしごとを。」をめざす、建設業界のリーディングカンパニー「清水建設」

―清水建設について教えてください。

清水建設は、1804年の開業から210年以上、大型オフィスから工場、商業施設、医療・教育施設、伝統施設にいたるまで、多種多様な建造物をつくり続けてきた総合建設会社です。
「 子どもたちに誇れるしごとを。」をコーポレートメッセージとして掲げ、ひとつひとつの仕事に情熱を注ぎ、子どもたち、さらにその先の子どもたちの時代に財産となるべき建造物を築いていくことをめざして活動しています。

2010年には、10年後のめざすべき方向を示した長期ビジョン「SmartVision2010」を策定し、“ものづくり”としての コアビジネスである建設事業の競争力強化をはじめ、ストックマネジメント事業、 グローバル事業、サステナビリティ事業により一層の強化にも取り組んでいます。

申請・決裁業務および意思決定の迅速化をめざし、ワークフローの本格活用を検討

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

―清水建設において、ワークフローを導入した経緯を教えてください。

2012年に芝浦から京橋に本社を移転したのですが、会社の方針として新本社に持ち込める紙書類を制限されたため、紙資料の削減が求められました。また新本社での働き方を革新すべく発足したホワイトカラーイノベーション活動の一環でペーパーレスによる業務効率化を目指し、これまで紙で行っていた決裁・申請業務をワークフロー化(電子化)することになりました。

―導入する以前は、どのように申請・決裁業務を行っていたのでしょうか。

これまでは、表計算ソフトで作成した帳票を印刷し、押印をして申請をまわしていました。
また、勤務表や経費精算等の管理は異なる専用のワークフロー製品や、グループウェアの機能を利用していました。それらは汎用的ではなく、個々に運用負荷が高かったため、多種多様な業務に適用できるワークフローインフラを導入しようと考えました。

3年間で約200の業務をワークフロー化し、約74,000件分の帳票を処理

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

―清水建設におけるAgileWorksの利用状況について教えてください。

2012年よりAgileWorksを活用して、さまざまな申請業務をワークフロー化してきました。現時点で帳票の種類は約200種類。3年間で約74,000件分の申請が処理されています。

主な適用業務は次の通りです。
 ・出張申請
 ・社内システムなどの利用申請
 ・案件依頼
 ・特許管理の自動申請

―申請系業務以外でワークフロー化したものはありますか?

多様な業務に適用できるAgileWorksの特性を生かし、申請業務だけに限らず、これまでスクラッチ開発した専用システムを使った業務もワークフロー化しています。
スクラッチ開発のシステムは運用負荷が高かったので、導入効果がありました。

―いくつかの帳票を見ると右側半分に記入例が記載されていますが。

左半分が帳票、右半分が記入例というのを基本フォーマットとしています。
初めて使用する帳票でも、記入例を簡単に確認できるため利用者から好評です。なお、最終的にPDFとして保管される際は、記入例の部分は出力されません。
また、細かい所ですが、申請者情報欄は入力することなく、申請者の属性情報を自動的にセットすることで入力を省略化する、といった工夫も取り入れています。

導入前から行っている「バケツリレー方式」のフロー

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

―ワークフローの運用体制について教えてください。

AgileWorksサーバの保守・運用はもちろんですが、帳票の新規作成やメンテナンスなどもすべて私たち情報システム部情報管理グループで担当しています。帳票の作成をインターンシップのカリキュラムとして取り入れたこともあります。

―ITの知識を持たない初心者でも簡単に作れるものなのでしょうか。

帳票の作成自体は簡単なのでPCを普通に操作できれば問題はありません。
単なる帳票作成だけを体験してもらうのではなく、帳票を設計する上での部署とのヒアリングの場に参加してもらい、実際の業務に近い体験もしてもらっています。

―社員数も多く組織構造も複雑ですが、人事異動などによる決裁フローの設定は面倒ではないですか。

人事システムの情報は、1日1回、バッチ処理でインポートされるようにしているので、作業負荷はかかりません。
決裁ルートに関しては、あらかじめすべてのルートを設定している帳票もあれば、決裁フローの中間に決裁ルートを振り分ける担当者を設けて、いわば「バケツリレー方式」で処理するようにしている帳票もあります。また、各承認者に対して個人を割り当てることもあれば、組織+役職で割り当てることで、人事異動があっても即座に対応することができ、運用負荷も抑えられています。

3年間で段ボール箱約30箱分の保管スペースと月1,200時間のコスト削減を実現

―ワークフローの導入効果について教えてください。

あくまでも内部における試算ですが、3年間で段ボール箱約30箱分の管理コストの削減、さらに起案者の書類作成においては月平均1,200時間の削減効果があったと分析しています。その他の効果は以下の通りです。

【導入効果1:決裁の迅速化】

以前は複数拠点にまたがる申請の場合、書類を社内便で物理的に運搬していたため、決裁までの時間が長引いてしまうこともありましたが、ワークフローの導入により決裁までの期間が短縮されました。また、(国内外の出張などで)決裁者が不在でも、決裁が可能なため、業務を効率的に遂行できるようになりました。決裁状況もシステムで確認できるため、決裁が滞留することがなくなりました。

【導入効果2:起案者の作業効率化】

過去の書類を参考にする場合、簡単に検索でき、コピー機能で作成することも可能なため、起案にかかる作業時間が大幅に短縮されました。また、入力必須の制御もかけることができるため、洩れもなくなり、手戻りも減りました。
 

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

【導入効果3:自動申請による所管部署の管理効率UP】

外部データベースから自動申請(外部のデータを元に一括で複数の申請を行う機能)ができるようになり、所管部署の管理効率がUPしました。
所管部署から申請者に依頼して何かの提出を依頼するような業務が、所管部署側から申請を自動で流すことが出来るようになったため、母数管理(全体のうち誰が未提出かという管理)が非常に楽になりました。

【導入効果4:保管・管理負荷の軽減】

決裁後の帳票はPDF化/CSV化されて指定の場所(ストレージ)に自動で保存されるため、これまで所管部署で行ってきた、紙でまわってきた申請書を電子化して保存する手間が削減されました。

【導入効果5:業務改善効果】

だれが、いつ、どの業務を行ったかが容易に把握・分析できるようになり、客観的な視点から業務やワークフローの改善案を策定できるようになりました。

―AgileWorksに関する導入効果について教えてください。

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

AgileWorksはパッケージソフトにもかかわらず複雑な業務にも対応できるので、極端に言えばワークフローが必要のないシステムもワークフロー化し、システム運用の効率化や利用者の利便性を高めることができました。

システムの内容や機能にもよりますが、AgileWorksのほうが項目の削除や追加も簡単で、サーバやデータベースといったシステムインフラの運用も不要となります。まだワークフロー化していない他のシステムに関しても可能性を探っていきたいと考えています。

―エンドユーザーの反応について教えてください。

それが、驚くほど問い合わせがないのです。ワークフローが利用されていないわけではないので、これは悪い意味ではなく、むしろユーザー側で使い方がわからないといったことや、使いにくいといったことが少ないないからだと捉えています。また、通常はあまりないことなのですが、業務をワークフロー化したことに対して、感謝のメールも送られてきたこともありました。
所管部門からは自分たちの業務もワークフロー化してほしいという要望が数多くきています。

標準機能で柔軟なワークフローの設定ができる点を評価

―ワークフローシステム選定時の要件を教えてください。

ワークフローを実現するための基本機能が網羅されており、ノンカスタマイズで利用できる一方、必要な機能や外部システムとの連携は自由にカスタマイズできること。
さらに、比較検討にあたっては評価版を手配してもらい、一定期間、実際に運用できることを前提に、次の要件を比較検討して導入する製品を選定しました。

・フォーム(帳票)の作成の容易さ
・外部システムとの連携
・操作性
・データ集計機能
・導入、運用コスト
・サポート体制

―AgileWorksを選んだ理由を教えてください。

AgileWorksを選んだポイントは次の通りです。

清水建設株式会社 AgileWorks導入事例

【選定理由1:決裁履歴管理】

当初は、印座欄に印章が表示される機能にこだわりましたが、AgileWorks上で決裁履歴が厳密にエビデンスとして管理されているので、結果的に印座欄は排除しました。

【選定理由2:柔軟なワークフロー設定】

AgileWorksは機能が充実しており、基本機能だけで柔軟なワークフローの設定ができる点を評価しました。

【選定理由3:ユーザビリティ】

フォームの作成や承認時の操作性など、全体的にユーザビリティが優れている点を高く評価しました。

【選定理由4:ログ集計・分析】

ログをデータ分析して、利用状況を把握できることから、今後の業務改善にもつなげることが容易にできると考えました。

【選定理由5:外部連携機能】

SDKが提供されており、外部システムとの連携や帳票の項目とデータベースとの連携も容易だという点を評価しました。

【選定理由6:導入・運用コスト】

サーバライセンスで導入できるので、導入・運用コストを一定に抑えることができました。

【選定理由7:サポート体制】

導入・運用のサポートを担当してくれる販売代理店がAgileWorksに精通しており、ノウハウが豊富で、技術力も高いので、安心して導入・運用ができると判断しました。

エイトレッドへの期待

―エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

これまで話をしたようにAgileWorksを導入したことで、大きな成果を上げることができました。しかし、使い込めば使い込むほどに適用する業務の範囲も広がり、もっと便利に使いたいという欲も出てきました。今後、さらなる機能の充実に期待しています。

* 取材日時 2015年4月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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