清水建設株式会社のワークフローシステム導入事例

1804年の創業以来、210年以上にわたり大型オフィスビルをはじめ、工場、商業施設、医療・教育施設、伝統的建造物に至るまで、幅広い分野の建築物を手がけてきた、建設業界を代表するリーディングカンパニーである清水建設株式会社では、会社として掲げているホワイトカラーイノベーション活動（ホワイトカラーの働き方を革新すること）の一環として、ペーパーレスによる業務効率化を進めることとなりました。

そこで、申請・決済業務のシステム化のためワークフローシステム「アジャイルワークス」を導入。
「ペーパーレスによる業務効率化」「ペーパーコスト削減および保管スペース削減」「蓄積された申請情報の活用」をキーワードにワークフローの活用に取り組まれています。

【導入の背景・課題】

• 本社移転を機に紙資料の削減が求められる
• 働き方改革促進のためにペーパーレスによる業務効率化を目指すことに
• 申請書により異なるシステムを使用していたため、運用負荷が高かった

【導入後の効果】

• 起案者の書類作成においては月平均1,200時間の削減効果
• ワークフローシステムの導入により決裁までの期間を短縮
• 客観的な視点から業務・ワークフローの改善案を策定できるようになった

同社では、本社移転の際に会社の方針として新本社に持ち込める紙書類を制限されたため、紙資料の削減が求められていました。また、新本社での働き方を革新すべく発足したホワイトカラーイノベーション活動の一環で、ペーパーレスによる業務効率化を目指し、これまで紙で行っていた決裁・申請業務をワークフロー化（電子化）することになりました。

これまでは勤務表や経費精算等の管理は異なる専用のワークフロー製品やグループウェアの機能を利用していましたが、それらは汎用的ではなく、個々に運用負荷が高いという課題を抱えていました。

そこで、多種多様な業務に適用できるワークフローの導入検討を開始しました。実際の運用を想定した評価版による比較検討を行い、以下の6つの要件を重視して製品を選定しました。

・フォーム（帳票）の作成の容易さ
・外部システムとの連携
・操作性
・データ集計機能
・導入、運用コスト
・サポート体制

運用面では、申請者と管理者の双方が快適に利用できることを重視し、直感的な操作性と、IT知識がなくても対応できるフォーム作成の容易さを要件としました。
機能面では、特定の業務に限らず多種多様な業務基盤として活用するため、外部システムとの連携のしやすさや、データ集計機能を重視しました。
コスト・体制面では、サーバライセンスによるコストパフォーマンスの高さに加え、安心して運用を継続できる充実したサポート体制を選定のポイントとしました。

同社は要件を満たす複数のワークフロー製品の評価版を使用して比較を行い、アジャイルワークスの導入を決定しました。

日常の申請・承認業務や管理者のメンテナンス作業がいかにスムーズに行えるかを重視し、以下の3点を評価しました。

・ユーザビリティ
・柔軟なワークフロー設定
・決裁履歴管理

AgileWorksは紙イメージのフォーマットで運用するワークフローシステムです。ユーザにとっては申請・承認時に操作がしやすく、管理者にとってはフォーム作成が簡単になっており、利用者・管理者双方にとって使いやすい点を評価しました。
また、標準機能だけで複雑な組織構造や承認ルートに対応でき、柔軟な設定が可能である点や、システム上で承認履歴が証跡として厳格に管理されるため、印鑑（印座欄）の表示にこだわらずとも運用可能である点も、管理者のメンテナンスがスムーズになる要因になっています。

システムを単なる決裁ツールとしてだけでなく、業務基盤として拡張・活用できるかを重視し、以下の2点を評価しました。

・外部連携機能
・ログ集計・分析

アジャイルワークスはSDK（開発キット）を提供しており、外部システムやデータベースとの連携が容易にできるよう工夫がされています。
また、利用ログではユーザの利用状況や申請承認状況を集計・分析することができるようになっているため、利用状況の把握や今後の業務改善につなげやすくなっています。

長期的な運用を見据え、コストの納得感と安心して任せられるサポート体制を重視し、以下の2点を評価しました。

・導入・運用コスト
・サポート体制

アジャイルワークスは、ユーザ数によるライセンス課金ではなく、同時接続ライセンスという方式をとっております。同時接続数さえ守れば、ユーザ自体は大量に登録することができるため、導入・運用コストを一定に抑えられるようになっています。
また、販売代理店が製品に精通しており、豊富なノウハウと高い技術力を持っているため、安心して導入・運用ができると判断いただきました。

同社ではアジャイルワークスを活用して、さまざまな申請業務をワークフロー化。3年間で約74,000件分の申請が処理されています。起案者の作業効率もアップしたことにより、書類作成にかかる時間についても月平均1,200時間削減されています。

導入後の効果として、申請者と決裁者双方の作業負担が減り、意思決定の速度が向上しました。拠点間での書類搬送を廃止し、場所を選ばず承認できる環境を整えたことで、決裁までの期間が短縮され、決裁の滞留も解消されました。

また、起案作業においても、過去データの検索・コピー機能や入力必須チェック機能を活用することで、書類作成の時間を大幅に短縮し、記入漏れや手戻りを削減することに成功しています。

紙の管理に伴う物理的な作業や、煩雑な進捗管理もシステム化により大幅に改善されました。決裁済み書類を自動的にPDF化して保存する仕組みにより、紙のファイリング作業や電子化の手間がなくなり、3年間で段ボール30箱分もの保管スペース削減につながりました。

さらに、外部データに基づく一括自動申請機能により、所管部署側から申請を流せるようになったため、未提出者の確認（母数管理）などの管理業務が非常に効率化されています。

単に電子化するだけでなく、蓄積されたデータを次の改善につなげるサイクルも生まれています。「誰が、いつ、どの業務を行ったか」をログから容易に把握・分析できるようになったことで、客観的な視点に基づいて業務フローやプロセスの改善案を策定できるようになり、継続的な業務改善が可能となりました。

＊ 取材日時 2015年4月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。