ワークフローシステムの導入を検討しているものの、「費用対効果の算出が難しく、導入に踏み切れない」あるいは「導入効果をシミュレーションできず、社内決裁を通せない」といった企業も多いのではないでしょうか。

このページでは、ワークフローシステムの費用対効果に焦点を当て、よくある課題と算出のポイント、導入企業の事例をご紹介します。

導入のネックになりやすい「費用対効果」

冒頭でも触れたとおり、ワークフローシステムを導入する際のネックになりやすいのが「費用対効果」です。

じつは、ワークフロー総研がワークフローシステム未導入企業を対象に行った調査でも、「ワークフローシステム導入を検討したものの導入に至らなかった理由」として「費用対効果が合わない」という回答が34.4%に上ることが示されています。

（出典元：ワークフローシステム未導入企業「稟議申請・承認業務における課題がある」と回答した人は62.2% | ワークフロー総研）

ワークフローシステム導入による影響は広範にわたり、なかには定量的に効果を測るのが難しいものもあります。そのため、導入費用やランニングコストといった投資に対するリターンを算出しづらく、導入に踏み切れないというケースが珍しくないのです。

とは言え、ワークフローシステムの導入を検討する上では、費用対効果が重要な判断材料のひとつとなります。

では、ワークフローシステムの費用対効果を算出するにはどうすればよいのでしょうか。

費用対効果を算出するポイント

ワークフローシステムの費用対効果を算出する際は、導入による影響を定量的な要素と定性的な要素に分けて考えることが大切です。

定量的な要素についてはしっかりと試算を行いつつ、定性的な要素についても副次的な効果として整理することができれば、導入を検討する上での有効な判断材料となることでしょう。

ここでは、定量的な要素と定性的な要素について主なものをご紹介します。

定量的な要素

ワークフローシステムの導入効果に関わる定量的な要素としては、「申請に関わる人件費」と「申請に関わる経費」の2つに大別できます。

申請に関わる人件費

申請に関わる人件費は以下の要素に細分化することができ、これらを掛け合わせることでおおよその金額を算出することが可能です。

• 年間の申請件数
• 申請1件にかかる対応時間
• 対応する人の時給

「年間の申請件数」は、ワークフローシステムによる電子化の対象となる申請が、年間に何件ほど発生しているかを意味します。

「申請1件にかかる対応時間」とは、申請作業に着手するところから処理が完了するまでの一連のプロセスにかかる総工数を指します。

「対応する人の時給」は、一連のプロセスにおける各工程に対応する人の給与（時給）を指します。

申請に関わる経費

申請に関わる経費の例としては、以下を挙げることができます。

• 印刷コスト：用紙代・インク代など
• 輸送コスト：郵送費・社内便の運行費・FAX代など
• 保管コスト：ファイルや段ボールなどの備品代・書類保管サービスの利用料など

また、ワークフローシステムを導入すると、基本的に上記のようなコストが不要になる一方、システムの利用料金や運用・保守対応などのランニングコストが発生します。

定性的な要素

次に、ワークフローシステム導入による定性的な効果についても見ていきましょう。

たとえば、紙ベースの申請手続きでは意思決定までに多くの時間を要してしまい、ビジネス上の機会損失が生じてしまうケースは珍しくありません。一方、ワークフローシステムで申請手続きを電子化することで意思決定スピードが上昇し、市場や消費者ニーズの変化に対して迅速かつ臨機応変に対応することが可能になるでしょう。

また、申請手続きを紙ベースで行っている場合、過去の申請に関する情報をデータとして活用することが困難です。ワークフローシステムを導入することで、過去の申請データを特定の条件で検索・参照したり集計したりすることが可能になります。これにより、ナレッジマネジメントの強化やデータ活用の促進といった効果も期待できるでしょう。

定性的な効果の例

• 柔軟かつスピード感のある組織運営の実現
• 強固なガバナンス体制の構築
• ナレッジマネジメントの強化
• データ活用・DXの促進
• 多様な働き方による従業員満足度の向上
  など

費用対効果を算出するステップ

次に、費用対効果の算出方法について、具体例も交えつつ以下のステップでご紹介します。

1. 業務フローの棚卸し
2. 各工程の所要時間の精査
3. 申請に関わる人件費の計算
4. 申請に関わる経費の洗い出し
5. 費用対効果の算出

では、各ステップについて詳しく見ていきましょう。

（1）業務フローの棚卸し

まず、既存の業務フローの棚卸しを行い、申請・承認の一連のプロセスでどのような工程が発生するのかを明確にします。

• 申請書のひな形を探す
• 書類に必要事項を記入し押印する
• 承認経路を確認して回付する
  （中略）
• 最終決裁者が確認して押印する
• 決裁済みの申請書を回収する
• 封入封緘して本社に郵送する
• 届いた申請書をファイリングして保管する

さらに、各工程に対応する作業者とその時給を確認します。

時給について、精緻にシミュレーションするには各工程の作業者ごとに給与を区別するのが理想ですが、難しい場合には平均給与（平均時給）を一律で適用する方法もあります。

（2）各工程の所要時間の精査

次に、各工程の所要時間を精査します。

• 申請書のひな形を探す：5分
• 書類に必要事項を記入し押印する：10分
• 承認経路を確認して回付する：5分
  （後略）

実際の申請業務をモニタリングして所要時間を計測したり、各工程の作業者にヒアリングしたりして、各工程の平均的な所要時間を確認しましょう。

現状の所要時間がわかったら、ワークフローシステムで電子化した場合の所要時間を設定していきます。

たとえば、ワークフローシステムを導入することで、「申請書への入力作業や押印」のような作業は工数を大きく短縮することができます。承認ルートの自動判別が可能な製品なら、「承認経路を確認して回付する」のような作業を完全に削減できる場合もあります。

ワークフローシステム導入後の削減効果を「100%（作業時間がゼロ）」「50%（作業時間が半減）」「0%（変化なし）」のように数段階に分けて各工程に設定し、所要時間を割り出しましょう。

（3）申請に関わる人件費の計算

次に、現状およびワークフローシステム導入後の申請に関わる人件費を計算していきましょう。

先述したように、申請に関わる人件費は以下の計算式で算出することができます。

ワークフローシステム導入前と導入後、それぞれ申請に関わる人件費を計算してみましょう。

（4）申請に関わる経費の洗い出し

次に、申請に関わる経費を洗い出します。

用紙代やインク代といった印刷コスト、郵送費・社内便の運行費・FAX代といった輸送コスト、ファイルなどの備品代や書類保管サービスの利用料といった保管コストなど、申請に関わる経費が年間でどれくらい発生しているのかを算出してみましょう。

また、ワークフローシステム導入後の経費についても整理しておく必要があります。基本的に、ワークフローシステムで申請・承認を電子化することで、先述したような紙にまつわるコストは不要になるでしょう。

一方で、ワークフローシステムを導入する場合、月額の利用料や保守・開発などのランニングコストが必要になるため、あらかじめ導入後の経費がどれくらい発生するのかを明確にしておきましょう。

（5）費用対効果の算出

ここまでのステップで、費用対効果を算出するための準備が整いました。

ワークフローシステム導入の効果を「コスト削減額」と定義した場合、導入前のコストから導入後のコストを差し引くことで、その効果を求めることができます。

上記を踏まえ、費用対効果を表す指標のひとつ「ROI（Return On Investment）」を算出してみましょう。ROIは「利益額÷投資額×100」で利益率を表します。

簡易的なシミュレーションではありますが、コスト削減分をそのまま利益額として考え、導入後の人件費と経費を投資額とした場合、ワークフローシステム導入のROIは以下のようになります。

事例から見るワークフローシステム導入の費用対効果

次は、実際にワークフローシステムを導入・利用している企業事例から費用対効果を見ていきましょう。

組織改編の課題を解決し約2,000万円のコスト削減を実現

株式会社えがおは、「AgileWorks」を導入して大幅なコスト削減を実現しました。

同社では以前よりワークフローシステムを利用していたものの、組織改編のたびに外部パートナーに改修を依頼しなければならならず、外注コストや対応スピードが課題に。さらに、旧システムでは同社の複雑な組織構造や承認経路を再現することが難しいなど、機能面でも不足が生じている状況でした。

「AgileWorks」へのリプレイス後、外部パートナーに委託していた保守運用作業や、申請書や承認経路の設定・改修作業の完全内製化を実現し、組織改編へのスピーディな対応が可能に。同社では「AgileWorks」導入によるコスト削減効果は2,000万円以上にのぼると試算しており、費用対効果の高さを実感されています。

ワークフローシステム導入事例

• 申請や保守運用に費やすコストを大幅削減｜株式会社えがお

意思決定の迅速化と年間約250万円のコスト削減を達成

株式会社学研メディカルサポートは、「X-point Cloud」を導入して年間5,000件の申請を電子化し、大幅な経費削減を達成しました。

同社では従来、申請業務に紙の帳票を利用しており、多くの非効率が生じていました。とくに稟議書に関しては回付に多くの手間がかかるほか、関連書類を印刷・添付する作業が発生するなど、大きな負担となっている状況でした。

そこで同社は「X-point Cloud」を導入し、申請業務のデジタル化を推進。年間約5,000件の申請を「X-point Cloud」で処理しており、従来は2～3日を要していた決裁期間が1日に短縮。申請書の保管や処理にかかる手間が削減されたことで、年間約250万円の経費削減効果が生まれていると同社は試算しています。

ワークフローシステム導入事例

• 年間約5,000件の申請業務をデジタル化｜株式会社学研メディカルサポート

効果が出るワークフローシステム導入ならエイトレッド

本ページでは、ワークフローシステム導入の費用対効果について解説しました。

株式会社エイトレッドが提供するシリーズ累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」「AgileWorks」は、お客様が抱える課題を解消し、業務効率化やコスト削減を後押しします。

費用対効果の出し方を含め、導入にあたっての疑問や不安などございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。