株式会社えがお　のワークフローシステム導入事例

熊本県熊本市を本拠に、サプリメントや青汁などの健康食品を提供する株式会社えがおは、拡大期に伴い頻繁に発生する組織改編によって、ワークフローシステムの保守に多大なコストを費やしていた。
こうした状況を脱却するため、同社はワークフローシステムの刷新を決意。
AgileWorks（アジャイルワークス）を導入し、ペーパーレス化の範囲拡大や保守作業の内製化、関連する他システムとの自動連携などに取り組んだ。

これにより、同社は申請業務やシステムの保守運用に費やすコストを大幅に減らし、約2,000万円のコスト削減を実現した。

課題・背景

• 頻繁に発生する組織改編への対応に多大な手間を浪費
• 既存システムの外部委託に年間約900万円のコストが発生
• 紙の帳票が数多く残存し、業務効率低下の要因に

業務効果

• システムの内製化により組織改編への対応が迅速化
• 外部委託が不要になり、約2,000万円のコスト削減を実現
• 大幅なペーパーレス化が実現し、業務効率化が加速

1989年に創業したえがおは、熊本県熊本市を本拠に、健康食品の販売を中心とした総合健康関連事業を手がけている。2000年に初のオリジナル健康食品を発売して以降、数多くのヒット商品を生み出し、世の人々の健康な生活を支えてきた。なかでも、2005年に発売を開始した「えがおの黒酢シリーズ」は累計販売数1億袋を突破し（※2024年1月時点。同社調べ）、黒酢健康食品通販市場で16年連続売上1位の記録を誇っている（※東京商工リサーチ調べ）。

これに伴って組織全体の売上高も急成長。2009年には年間売上高100億円を超え、2011年には200億円を突破した。さらに、教育事業を手がける「ミライキッズ de えがお」などのグループ会社も設立している。しかし、急速な組織拡大はいくつかの課題を生んでいた。当時の課題として、システム部ITソリューションチームの米田氏は「組織改編への対応」を挙げる。

「2010年代の初めごろから当社は急速な拡大期に入り、採用や新組織の設置、既存組織の再編、分社化による新会社の設立を活発に行っていました。そのため、組織改編が頻繁に発生し、その対応にかかる手間は多大なものでした。その一つが申請業務における対応です。以前、当社では経費精算などの金銭が絡む申請はワークフローシステムで行い、その他の申請は紙の帳票で実施していました。しかし、組織改編が活発化するなかで、システムの改修などに多大な手間を要するようになったのです。既存システムの保守運用は、外部パートナーに委託していたため、組織改編のたびに改修依頼が必要でした。外部パートナーが対応するので、ほんの少しの改修でも3日以上の期間を要しましたし、月毎に委託できる作業量にも上限があったことから、改修依頼を断念することもたびたびありました。組織改編に対応するためにシステムの保守運用費を支払っているような状況になっていました」（米田氏）。

実際に、既存システムには年間約900万円の外注費が割かれていた。さらに、機能面にも乏しく、組織構造や承認経路の設定に不満を感じることが多かった。えがおでは、新組織の設置などに伴い、一人の人物が部長と課長を兼ねるなど異なる階層の役職を兼任することが珍しくなかった。また、ある階層の役職を空位とし、その上位者が職務権限などを担うケースも少なくない。既存システムでは、こうした組織構造を再現できなかった。

さらに、外部委託による工数の増大や機能面の不足は、ペーパーレス化の妨げでもあった。事実、米田氏も「当時は組織改編に対応するのに精一杯で、ペーパーレス化には手が回らなかったのが正直なところです」と振り返る。既存システムと併用していた紙の帳票を削減し、申請業務を効率化するためにも、従来の体制の刷新が求められていた。

こうしたなかで、えがおに変革の機会が訪れる。2016年ころから全社でペーパーレス化の機運が高まり、既存システムのリプレイスに焦点が当たったのだ。申請業務におけるペーパーレス化を妨げていたのは、保守運用の外部委託と既存システムの機能の不足だ。そこで、同社は保守運用を内製化しやすく、充実した機能を有する新たなシステムを求めた。

複数製品の比較検討を経て、導入が決まったのがAgileWorksだった。AgileWorksの評価ポイントとして最も大きかったのが、充実した各種機能。AgileWorksには、役職の兼任や空位などに対応できるフロー設定機能が備わっており、従来からの課題の解決が期待できた。さらに、メンテナンス性への評価も高かった。AgileWorksはGUIで申請書や承認経路を作成できるなど、ノーコードでシステムの構築が可能なため、高度なスキルや知見を持たずとも
保守運用を行える。システムの内製化を目指していたえがおにとって、こうしたメンテナンス性の高さはまさに理想的だった。

AgileWorksを選定したえがおは、米田氏を含めた5名のメンバーでプロジェクトチームを組成し、導入に向けて動き出す。プロジェクトにおいて特に注力したポイントとして、米田氏は「社内規定の変更」を挙げる。
「先ほども述べたように、当社は当時拡大期にあり、それ以前とは組織の規模や構造などが大きく変化しつつありました。しかし、社内規定は以前の組織を想定した内容であり、多くの申請の最終承認を社長が担うなど、非効率な部分が多数残存している状況でした。そこで、システム導入に併せて、社内規定の変更を実施。『20万円以下の経費申請は担当部長が承認できる』などの承認権限の切り分けを行い、円滑に意思決定できる体制を目指しました。申請業務を効率化するうえで承認権限の切り分けは不可欠ですし、それを実現するうえでAgileWorksの導入はよいきっかけだったと思います」（米田氏）。

また、プロジェクト時には他システムとの連携も積極的に行った。従来、えがおでは外部パートナーに委託して人事マスタや取引先マスタを既存システムに手動で反映させていた。加えて、申請の決裁後にはデータを会計システムなどに手作業で入力していたため、作業負担が大きかった。このような負担を軽減するため、えがおは人事マスタや取引先マスタが月次で自動で連携される仕組みを自社で構築した。さらに、決裁後のデータが会計システムや予実管理システムに自動的に連携されるほか、予実管理システムの事業計画情報がAgileWorksに自動的に反映される体制も築いた。こうして、えがおは拡大中の組織にふさわしい、効率的かつ保守運用の手間の少ない申請業務を作り上げていった。

2017年にAgileWorksの導入を完了したえがおは、その後の運用を通じて、課題が多かった従来の申請業務を大きく変えていった。外部パートナーに委託していたシステムの
保守運用は、段階的に社内への移管を進め、運用開始から数年で完全内製化を実現。現在は、パート社員が中心になって申請書や承認経路の設定・改修などを行っている。これにより、同社では組織改編へのスピーディな対応が可能となり、従来は3日以上を要していたシステムの改修を、最短で即日完了できる体制を構築した。

さらに、ペーパーレス化も大幅に進んだ。システムの内製化により、従来は紙の帳票で行っていた申請業務の電子化が容易になり、現在は30種類以上の申請業務がAgileWorksで運用されている。

例えば、その一つが「発売決定事項シート」だ。この申請書は新商品を発売する際に開発部門が起案し、購買や品質管理などの7以上の部門が記入・承認するもの。以前は紙の申請書で回付していたため、決裁までには長期間を要していた。しかし、AgileWorksで電子化されて以降は、各部門が並列に申請書を閲覧・承認できるため、決裁までの期間は大幅に短縮した。AgileWorksによるペーパーレス化は、こうした業務効率化の効果をもたらしており、意思決定の迅速化にも貢献している。

AgileWorksの導入効果は具体的な成果としても現れている。米田氏は導入後の経費について説明する。
「運用開始から約5年で約4,500万円の経費が削減されました。これほどの経費を抑えられたのは、やはり外部委託を取り止め、システムを内製化できたことの影響です。もちろんAgileWorksの導入費用などがあるので、それを差し引くと、現実的な削減額は約1,700万円程度。ペーパーレス化に伴う申請業務の効率化の効果などを含めると、実質的な削減効果は2,000万円以上にのぼると試算しています」（米田氏）。

AgileWorksの導入を振り返って、米田氏は大きな手応えを感じていると話す。特に、内製化を通じて、組織改編にスピーディに対応できる体制を築けたのは大きな成果だったという。「AgileWorksの強みは保守運用がしやすく、新組織の設置や既存組織の再編に速やかに対応できることです。なかでも、未来の組織図を事前に作成できる『先付けメンテナンス』の機能は、組織改編への対応に大きく貢献してくれています。こうした細やかな機能の充実が、導入を成功に導いてくれたのだと思います」（米田氏）。

中小規模の組織から大企業へ。その成長の過程ではさまざまな変化が訪れる。この関門をいかに乗り越えるかが、その企業がさらに成長できるかを占う分水嶺になるはずだ。えがおでは、その飛躍を支えるキーツールとしてAgileWorksが重要な役割を果たしていた。