ワークフローシステム未導入企業「稟議申請・承認業務における課題がある」と回答した人は62.2%

　ワークフロー総研では、東京にあるワークフローシステム未導入企業で働く総務・人事・経営企画・経営管理・IT事業部90名を対象に「ワークフローシステム未導入企業の利用者実態把握」に関するアンケート調査を実施いたしました。

　本記事では、調査結果を公開するとともに、浮き彫りになったワークフローシステム未導入企業の課題や実態をお伝えします。

調査結果サマリー

• ワークフローシステムの導入に至らなかった理由として最も多かったものは「立ち上げが難しそう」で35.6%
• 現場社員がワークフローシステム導入の検討を考えたことのある企業は54.5%
• 稟議申請・承認業務における課題があると回答した人は62.2%
• 55.3%の人が稟議申請・承認業務における課題はワークフローシステム導入で解決できると回答

調査概要

調査期間：2020年6月26日〜6月30日
調査方法：インターネット調査
調査目的：ワークフローシステム未導入企業の利用者実態把握
有効回答：ワークフローシステムを現在導入していないが導入の検討はしたことがあり、従業員数100名以上500名以下の東京所在企業総務・人事・経営企画・経営管理・IT事業部90名

ワークフローシステムの導入に至らなかった理由として最も多かったものは「立ち上げが難しそう」で35.6%

　「Q1. あなたの勤める会社で、ワークフローシステムの導入を検討したが、導入に至らなかった理由を教えてください。」（n=90)　と質問したところ、「立ち上げが難しそう」が35.6%、「費用対効果が合わない」が34.4%という回答となりました。

• 立ち上げが難しそう：35.6%
• 費用対効果が合わない：34.4%
• システムの管理構築をできる人材がいない：27.8%
• 現状でワークフローシステムがなくても困っていない：21.1%
• 以前導入した際に運用がうまくいかなかった：13.3%
• ワークフローシステム以外のシステム導入の優先度が高い：12.2%
• 特に導入する理由がない：12.2%
• ワークフローシステムでは自社の問題が解決できない：7.8%
• わからない：1.1%
• その他：2.2%

現場社員がワークフローシステム導入の検討を考えたことのある企業は54.5%

　「Q2. あなたの勤める会社では、現場社員からワークフローシステム導入の提案をしたもしくはされたことはありますか。」（n=90）と質問したところ、「3回以上にある」が8.9%、「1.2回ある」が45.6%であることがわかりました。

• 3回以上ある：8.9%
• 1.2回ある：45.6%
• 1度もない：31.1%
• わからない：14.4%

ワークフローシステム導入に至らなかった理由は「対応できる人材不足」や「設定に時間がかかる」など

　 Q2で「3回以上ある」「1.2回ある」と回答した方に「Q3. ワークフローシステム の依頼がされたが、導入に至らなかった理由を教えてください。」（n=39）と質問したところ、「対応できる人の人材不足」や「設定に時間がかかる」という回答が挙がりました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 52歳：対応できる人の人材不足
• 59歳：設定に時間がかかる
• 60歳：社長が　理解を示していない
• 65歳：スタッフ不足と時間切れ
• 37歳：予算とセキュリティの問題
• 59歳：費用対効果が望めない
• 40歳：管理できる人間がいなかったから
• 54歳：効果対費用でメリットをあまり感じなかったから

稟議申請・承認業務における課題があると回答した人は62.2%

　「Q4. あなたの勤める会社では、稟議の申請・承認業務における課題はありますか。」（n=90)と質問したところ、「かなりある」が17.8%、「多少ある」が44.4%、という回答となりました。

• かなりある：17.8%
• 多少ある：44.4%
• あまりない：24.4%
• 一切ない：5.6%
• わからない/稟議申請しない：7.8%

課題として最も多かったものは「承認までのスピードが遅い」で71.4%

　Q4で「かなりある」「多少ある」と回答した方に「Q5. その課題を教えてください。」（n=56）と質問したところ、「承認までのスピードが遅い」が71.4%、「プリントアウト作業が煩雑」28.6%という回答となりました。

• 承認までのスピードが遅い：71.4%
• プリントアウト作業が煩雑：28.6%
• どこで承認がストップしているかがわからない：21.4%
• 紛失する可能性がある：21.4%
• 資料が間違っている場合、改めて紙を出力し、最初からやり直しになる：12.5%
• コピーして配布したり、コミュニケーションに気を使う：8.9%
• 修正が全て赤字なので、更新履歴が分からない：5.4%
• わからない：0.0%
• その他：0.0%

55.3%の人が稟議申請・承認業務における課題はワークフローシステムで解決できると回答

　Q4で「かなりある」「多少ある」と回答した方に「Q6. Q5で回答した課題はワークフローのシステム化で解決することができると思いますか。」(n=56)と質問したところ、「かなりできる」が10.7%、「できる」が44.6%という回答があがりました。

• かなりできる：10.7%
• できる：44.6%
• あまりできない：30.4%
• できない：10.7%
• わからない：3.6%

ワークフローのシステム化で解決できない課題、「社長が承認するのが遅いだけだから」や「会社の切り替わっていく速度が遅い」などの声

　Q6で「あまりできない」「できない」と回答した方に「Q7. その理由を教えてください。」（n=20）と質問したところ、「社長が承認するのが遅いだけだから」や「会社の切り替わっていく速度が遅い」という回答が挙がりました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 37歳：社長が承認するのが遅いだけだから
• 59歳：会社の切り替わっていく速度が遅い
• 51歳：今までのやり方を変えるのを役員が嫌う
• 58歳：業務内容。
• 60歳：承認できる対応時間は不定期、又がトラブルがあった場合の責任判断することは難しい。
• 31歳：社長自身がワークフローシステムをあまり好まないから。

ワークフローシステムについてのイメージ、「物品購入の稟議が速く進む」や「デジタル化による印鑑の省略」などの声

　「Q8 . あなたのワークフローシステム導入に関してのイメージを自由に教えてください。」（n=74）と質問したところ、「物品購入の稟議が早く進む」や「デジタル化による印鑑の省略」という回答が挙がりました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 25歳：社長が理解があって積極的な企業であれば有用であると思う
• 37歳：便利になる
• 60歳：書類の保管がしっかりする
• 58歳：得意先と仕入先で統一したフォーマットが必要。
• 25歳：知的
• 51歳：効率的
• 42歳：円滑に社内の仕事が進む。
• 64歳：事務の簡素化
• 64歳：物品購入の稟議が早く進む。
• 31歳：紙やファイリングや決済が全てデジタル
• 52歳：デジタル化による印鑑の省略。

まとめ

　今回の調査では、DX化に伴い導入が進んでいる「ワークフローシステム」を導入していない企業の経営企画・総務担当を対象に、「ワークフローシステムを導入しない理由」の調査を行いました。結果としては、3割以上の回答者が「立ち上げが難しそう」や「費用対効果が合わない」ことを理由にワークフローシステムの導入をしていないということがわかりました。しかしながら、ワークフローシステムの導入を提案した・された経験があると54.5%の方が回答し、未導入企業内でも62.2%の方が稟議の申請・承認業務における課題があると感じていることが明らかになったことからも、ワークフローシステム自体の必要性は強くあります。稟議に関する課題を持つ人の7割以上が回答した「承認までのスピード」を解決するためにも各企業のワークフローシステム導入は必須であると言えるでしょう。

　ワークフローシステム導入に至らなかった理由に、「対応できる人材不足」や「設定に時間がかかる」などの声が多数あることから、導入への障壁はシステム自体の難しさや使用感にあるとも考えられます。一昔前は高度な知識が必要だったワークフローシステムですが、部門単位の利用や導入が進むにつれて、ITサービスに明るくない現場でも管理ができるシステムが増えてきました。導入前にトライアル環境などで実際に管理できるかどうか、今の人材で評価してみるのも一つと言えます。複数の申請フォームに対して一つのルートを共有するなど、設定を容易にして時間がかからなくできる方法も増えています。