フロー設定

AgileWorks(アジャイルワークス)では、アイコンを使用した視覚的に分かりやすい操作画面でフロー設定を行うことができます。シンプルなフローはもちろん、ひとつの申請に対して複数名が同時に別業務に対応する並列での設定や、申請内容によって特定箇所に対しフローを変える条件分岐なども作成可能です。

視覚的で分かりやすい「FlowEditor」

「FlowEditor」と呼ばれる画面操作ツール(GUI)によって、ドラッグ&ドロップによる視覚的な操作で社内決裁ルールの設定することができます。プログラム開発することなく、標準機能のみで複合条件での分岐や、並列で複数の部門をまたがる承認フローなども設定可能です。

ステップ処理者設定

「作成・申請ステップ」「報告ステップ」「保管ステップ」「閲覧ステップ」「条件分岐フロー」「並列合議フロー」など、複雑な承認フローにも対応可能なステップの処理者設定が行えます。各ステップ処理者の指定には、役職や部署による相対指定のほか、起案者の上位組織・下位組織、書類オーナー、ユニバーサルロールなど様々な設定が用意されています。相対上位の設定を行うことによって、ひとつの承認フローを複数の部門で利用する場合でも適切な承認者へ書類を回すことができます。

作成ステップ・申請ステップ

稟議系の書類は部署を代表して起票するものなので、作成者が記載、部署代表者(起票者・申請者)へ申請依頼を出すことが可能です。

自動申請ステップ

書類の回付ルールに自動申請ステップを配置することで、設定した書類を自動で作成・申請することが可能です。また、自動申請ステップは回付状況に表示されないので、証跡にも影響ありません。

一度入力した内容はそのまま転記され、関連する複数の書類を自動申請できます。

たとえば、出張申請書の回付ルールに「自動申請ステップ」を配置することで、旅費精算書を自動申請することができるようになります。自動申請時の申請者は、自動申請ステップで個別設定が可能です。起点となる書類の申請者と同じユーザーを申請者として設定も可能です。

閲覧ステップ

閲覧が可能になり、このステップに書類は滞留しません。処理者は、当該ステップを通過することで閲覧可能となります。

報告ステップ

報告ステップ通過のタイミングで該当者に通知(メール)が行われます。早い段階での根回しにも利用可能です。

承認ステップ

承認者を指定します。書類の回付中に承認者を追加することや、除外設定で申請と承認者が同一となる自己承認を防ぐことも可能です。

保管ステップ

書類回付ルールの最後に配置するステップで、承認完了後の書類の閲覧権限を指定することができます。

閲覧権限のコントロール
保管ステップでは、書類の閲覧権限の組織単位での指定や、対象者へ閲覧権限を期間の制限なく付与することが可能です。

配属された部署が保管ステップで指定されていると、対象となる書類全てに閲覧権限が付与され、過去書類の引継ぎが容易に行えます。 また、部署異動した際は閲覧権限が自動的に削除されます。

申請や承認など回付ルールに存在するユーザーは一定期間の閲覧権限を持ちます。 期間の定めなく閲覧権限を付与したい場合は、保管ステップでの指定が必要です。

自動出力機能

書類の回付ルールに自動出力ステップを配置し、自動出力ステップを書類が通過すると通過した書類の下記いずれかのデータを出力できます。

形式:CSVファイル、添付ファイル、書類PDF、DBへの書き込み

・ファイル名称の指定(PDF、CSV)※添付ファイルは対象外
・出力先の指定
・レイアウトの定義(DB書き込み、CSV)
このような設定をすることができます。承認後の出力に加え、任意のタイミングで必要なデータを出力できます。周辺連携を自動で実施します。

細かな権限設定にも対応

AgileWorksでは、回付ルール上の各ステップ別にさまざまな権限設定ができます。

・起案者のPDF出力、承認者の編集を不可とする
・既存書類の使い回し(コピー)は承認完了後のみとする
・購買受付ステップでのみ「発注先」「納期予定日」を編集可能とし、必須とすることが可能

閲覧権限付与のタイミングもステップで指定

たとえば、稟議書申請のタイミングで起案者と同じ部署の社員に閲覧権限を付与することができます。また、購買申請は起案と同時に経理課へ閲覧権限を付与できます。通知(メール)が必要な場合は、閲覧ステップの代わりに報告ステップを使用します。

その他のステップ設定

印影の押印タイミング、自動採番の採番タイミング、共同編集権限の付与、自動採番の採番タイミングなど、任意のステップごとでのルール設定も可能になります。

ステップごとの自動採番例
・起案No. : 2016SYS00099 … 年度 + 部署コード + 連番5桁
・決裁番号: 2016-0099    … 年度 + “-” + 連番4桁
・依頼番号: 情201611-099  … “情” + 年月 + “-” + 連番3桁

細かく行き届いた機能を実装

AgileWorksは、承認・却下、代理機能、回付期限設定、自動申請など、細かく行き届いた機能を実装しています。承認者の書類操作も分かりやすく、申請書類の承認・差し戻し・却下はもとより、担当者や上長が不在の際は、設定されたユーザーによる代理申請や承認が可能です。

書類が「自動申請ステップ」に入った際は、他の申請フォームでも同時に自動申請を行う機能や、一定時間滞留した書類を自動処理する回付期限(時限承認)設定も備えています。

フローメンテナンスの効率化と履歴管理

フローメンテナンスの効率化

ひとつのフローを複数のフォームで共通利用できます。フローのメンテナンス省力化を考えた構造です。

履歴管理

履歴モードを有効にすると、組織、フォーム、承認フローが履歴管理(版管理)されます。

・申請日時点の組織、フォームレイアウト、承認フローで回付される
・バックデート申請(過去日の申請)ができるようになる
・組織、フォームレイアウト、承認フローが未来日で先付けメンテナンスできる

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