これからの働き方を考える

生産性とは?生産性向上のポイントや役立つツールをご紹介!

生産性とは?生産性向上のポイントや役立つツールをご紹介!

デジタル化や働き方改革が進む昨今、今まで以上に「生産性」という言葉を耳にする機会が増えました。

そして、生産性の向上は業界や業種を問わずあらゆる企業で重要な課題となっています。

しかし一方で、
「生産性って具体的に何を指すの?」
「なぜ生産性の向上が重要視されているの?」
「生産性を高めるにはどうすればよいの?」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、生産性の意味や重要性、そして生産性を高めるためのポイントや役立つツールをご紹介します。

生産性向上を実現した企業の事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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生産性とは?

生産性とは、『「投入した生産要素(インプット)」に対して「得られた成果(アウトプット)」の割合』を指します。

「生産要素」と「成果」の例として、以下を挙げることができます。

生産要素と成果の例

  • 生産要素(インプット):労働力・設備・原材料など
  • 成果(アウトプット):生産数量・販売金額・付加価値額など

計算式にすると以下のように表すことができます。

生産性=成果(アウトプット)÷生産要素(インプット)

つまり、生産性が高い状態とは、「少ない生産要素(インプット)から、多くの成果(アウトプット)を生み出せる状態」と言い表すことができ、より少ない(インプット)から、より多くの成果(アウトプット)を生み出せる状態になることを「生産性の向上」と言い表すことができます

生産性の種類と測定方法

生産性の種類と測定方法

生産性は、何を生産要素(インプット)あるいは成果(アウトプット)とするかによって、いくつかの種類に分けることができます。

主な生産性の種類と測定方法について確認していきましょう。

成果(アウトプット)の対象による生産性の種類

まずは、成果(アウトプット)の視点から見た生産性の種類と測定方法を確認していきましょう。

物的生産性

物的生産性とは、物理的に計測可能な物を成果として計算する生産性です。

投入した生産要素1つに対して、どれだけの生産数や生産量を生み出せたのかを測定することができます。

物的生産性=生産した量や大きさ(インプット)÷投入した生産要素(アウトプット)

付加価値生産性

付加価値生産性とは、生産額から原材料費などを差し引いた付加価値を成果として計算する生産性です。

生み出した付加価値を、投入した生産要素で割ることで測定することができます。

付加価値生産性=生み出した付加価値(インプット)÷投入した生産要素(アウトプット)

生産要素(インプット)の対象による生産性の種類

次に、生産要素(インプット)の視点から見た生産性の種類と測定方法を確認していきましょう。

労働生産性

労働生産性とは、「労働者数(もしくは総労働時間)に対して生産された成果物の割合」を示す指標です。

労働生産性を測定することで、「労働者1人あたり(もしくは労働1時間あたり)、どれだけの成果を生み出しているのか」を把握することができます。

労働生産性=生産量や生産額(アウトプット)÷労働者数や総労働時間(インプット)

資本生産性

資本生産性とは、「資本(土地や施設、設備など)1単位に対して生み出された付加価値の割合」を示す指標です。

資本生産性を求めることで、「保有している資本がどれだけ効率的に稼働しているか」を把握することができます。

資本生産性=生産量や生産額(アウトプット)÷有形固定資産(インプット)

生産性の向上と業務効率化の違い

「生産性の向上」とよく混同される言葉に「業務効率化」があります。

業務効率化とは、仕事のプロセスから「ムリ・ムダ」・ムラ」をなくすことで業務改善を行うことを指し、業務効率化を進めることで、結果的に生産性向上につながります。

企業にとって生産性向上が重要な理由

企業にとって生産性向上が重要な理由

ここまでは、生産性の意味や種類、計算方法についてご紹介しましたが、
「なぜ生産性向上が重要なの?」
という疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

次は、企業にとって生産性向上が重要である理由を確認していきましょう。

人材不足への対応

生産性向上が重要視される背景には、少子高齢化による人材不足があります。

1995年以降、国内の生産年齢人口(15歳以上65歳未満の人口)は年々減少しており、国全体の生産力の低下が懸念されています。

多くの企業が人材確保に苦戦を強いられているなかで、生産力を維持・向上していくためには、生産性を高める取り組みが非常に重要になるでしょう。

競争力の強化

IT技術の発展によるグローバル化が急速に進むなか、国際的な市場競争は激化しています。

しかし、日本の労働生産性は先進各国と比較して低水準であり、公益財団法人 日本生産性本部が2021年12月に公表した「労働生産性の国際比較 2021」によると、日本の時間あたりの労働生産性はOECD加盟38か国中23位、一人あたりの労働生産性は38か国中28位であると示されています。

今後、国際社会のなかで日本の企業が生き残っていくためには、生産性向上の取り組みが不可欠だと言えるでしょう。

※参照:労働生産性の国際比較2021 | 調査研究・提言活動 | 公益財団法人日本生産性本部

働き方改革の促進

人材不足の深刻化や国際社会における競争力の低下といった課題への対応策として、日本は働き方改革を促進しています。

そして、働き方改革には「長時間労働の是正」や「柔軟な働き方がしやすい環境整備」など、生産性向上と深く関係する要素が含まれています。

しかし、働き方改革に取り組む企業は増加しつつあるものの、従業員規模が小さくなるほど取り組みが進んでいないことが指摘されています。

※参照:働き方改革2021 with コロナ ~働き方改革に取り組んでいる企業は過去最多の56.0%となる一方、つながらない権利の侵害が進展。在宅勤務のボトルネックは「ハンコ文化の弊害」よりも「社内の状況がわからない」不安~ | NTTデータ経営研究所

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生産性が低下する主な原因

生産性が低下する主な原因

次は、生産性が低下してしまう原因について見ていきましょう。

生産性低下の主な原因として、以下の4つを挙げることができます。

  • 長時間労働
  • マルチタスク
  • アナログ業務
  • 業務の属人化

長時間労働

生産性を低下させる原因のひとつに、長時間労働が挙げられます。

日本の年間総労働時間は減少傾向にあるものの、欧米諸国と比較すると長いことが指摘されています。

長時間労働は従業員の心身に悪影響をもたらす要因であり、長時間労働が慢性化することによって仕事のパフォーマンスが悪化し、生産性の低下にもつながります。

マルチタスク

マルチタスクとは一人の従業員が複数の業務を同時並行で行うことを指します。

一見、効率がよく生産性向上につながりそうですが、身体的負担やストレス負荷が多く、判断力を低下させるため、生産性を低下させる原因となります。

アナログ業務

紙書類とハンコに代表されるアナログ業務も、生産性を低下させる要因のひとつです。

たとえば、ハンコによる押印は意思表示のための手段であり、それ自体は企業に利益や成果をもたらす作業ではありません。

このようなアナログ業務が多く残る職場では、本来注力すべき生産的な業務に充てる時間が圧迫されてしまい、生産性の低下につながってしまいます。

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業務の属人化

業務の属人化もまた、生産性が低下する原因になりかねません。

属人化した業務は、手順や方法について客観的に評価することができないため、作業効率が低下してしまいがちです。

また、業務負担を分散することができないため長時間労働に陥りやすく、生産性低下のリスクが高まってしまいます。

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生産性向上のためのポイントとは?

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生産性を高めるためには、いくつかのポイントを意識する必要があります。

次は、生産性向上に取り組む際に押さえておきたいポイントを解説していきます。

ITシステム・ツールの活用

生産性向上のための重要なポイントとして、ITシステムやツールの活用し業務を自動化することが不可欠だと言えます。

先述の通り、アナログな業務には無駄や非効率な作業が少なくありません。そして近年では、DX(デジタルトランスフォーメーション)の重要性が高まっていることもあり、DX推進の一環としてITシステム・ツールを導入し、生産性向上に取り組む企業が増えています。

ITシステム・ツールを活用して業務のデジタル化を進めることで、アナログ業務特有の無駄を削減したり、定型作業の効率化を図ることができ、生産性を大幅に向上させることができるでしょう。

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柔軟な働き方への対応

生産性を高めるためのポイントとして、テレワークをはじめとした柔軟な働き方への対応も挙げることができます。

柔軟な働き方を選択できる環境を整備することで、従業員はプライベートの時間を確保しやすくなり、ワークライフバランスが改善します。その結果、仕事に対するモチベーションが高まり、生産性の向上にも効果が期待できるでしょう。

また、育児や介護、療病などの事情を抱える人材を受け入れやすくなるため、人手不足に起因する長時間労働の軽減にもつながります。

適切な情報共有

適切な情報共有を行うこともまた生産性の向上につながります。

例えば、トラブル発生時の対応や業務のやり方などについてマニュアルにまとめておくことで、担当部署への問い合わせを軽減したり属人化を回避することができるため業務が効率化され生産性が向上します。

逆に、情報共有が不十分な場合は、業務が属人化したり、同じ業務を複数人で行ってしまうなど業務非効率になったり、最悪の場合は取引先とトラブルの火種にもなりかねません。

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ワークフローの見直し

生産性を高める際に重要になるポイントが、ワークフローの見直しです。

企業で行われている多くの業務には、「申請(起案)⇒承認(確認)⇒決裁(意思決定)」という一連の流れが存在します。

このような業務の流れ(ワークフロー)が最適化されていない場合、無駄な業務が発生したり、業務の停滞を招いてしまいます。

生産性を高めていくためには、既存のワークフローを客観的に評価し、継続的な改善に取り組むことが大切です。

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ワークフローシステムが生産性向上に貢献!

ワークフローシステムが生産性向上に貢献!

ここまでは、生産性を高めるためのポイントについてご紹介しましたが、何から手を付けるべきか分からないという企業も少なくないことでしょう。

そのような場合、生産性向上の第一歩としてワークフローシステムを導入するのもひとつの方法です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる稟議や申請などの各種手続きを電子化するツールのことで、先述した「ワークフローの見直し」という点でも非常に有用です。

次は、ワークフローシステムが生産性向上に役立つ理由について解説していきます。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入することで、社内で行われていた業務の流れ(ワークフロー)がシステム上で可視化されます。

これにより、業務が停滞しやすい工程や、属人化している作業を特定することができ、生産性低下の要因に対してアプローチすることができます。

また、ワークフローの評価・改善を行う基盤が整うことで、生産性の継続的な向上が見込めます。

電子化による業務効率の改善

先述の通り、従来の紙とハンコによる業務手続きでは、多くの無駄な作業が発生してしまいます。

ワークフローシステムで業務手続きを電子化することで、アナログ業務特有の無駄や非効率が解消されます。

業務手続きは組織内のあらゆる部署・部門に関係するため、全社的な業務効率改善、ひいては生産性向上につなげることができるでしょう。

テレワークの導入・定着

ワークフローシステムの導入は、テレワークをはじめとした柔軟な働き方の促進・定着にも効果的です。

ワークフローシステム導入により、ノートPCやスマートフォンなどから申請や回覧、承認・決裁といった作業を行うことが可能になります。

紙書類の確認や印刷、押印のためだけの出社が不要になるため、テレワークが社内に定着しやすくなるでしょう。

ワークフローシステムで生産性向上を実現した事例

次は、ワークフローシステム導入によって生産性向上を実現した事例をご紹介します。

ブックオフコーポレーション株式会社 様 のワークフローシステム導入事例

中古本販売チェーン「BOOKOFF(ブックオフ)」を展開するブックオフコーポレーション株式会社 様は、内部統制の強化と生産性向上を目的にワークフローシステムを導入。

導入以前、店舗・本部間のやり取りにFAXが用いられており、申請や決裁業務の負担やスピード感に課題を感じていました。

ワークフローシステムの導入により、現場および承認・決裁者の業務負担が軽減され、生産性の向上を実現。業務の確実性やガバナンス強化にも効果を実感されています。

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ブックオフコーポレーション株式会社 様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

東急プロパティマネジメント株式会社 様 のワークフローシステム導入事例

不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社は、生産性低下の要因となっていた紙による業務手続きを電子化するためにワークフローシステムを導入。

導入以前、決裁まで1~2週間を要していた業務手続きが、ワークフローシステムの導入によって1~2日ほどに短縮されています。

申請・承認業務の迅速化に成功!

東急プロパティマネジメント株式会社 様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

まとめ

今回は生産性に焦点を当て、その意味や重要性、生産性向上のポイントなどをご紹介しました。

業種・業界問わず、生産性の向上はあらゆる企業にとって避けて通れない課題です。

今回ご紹介した情報も参考に、生産性向上の第一歩としてワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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