回覧の効率化ならワークフローシステム！役立つ機能や改善に成功した事例を紹介！

企業や自治体などの組織では、承認作業を伴う稟議書・申請書や、通知事項を共有するための資料や議事録などの書類を回覧する場面が多々あります。

組織の意思決定や情報共有に関わる回覧業務ですが、ワークフローシステムを導入することで大幅な効率化を実現可能です。

この記事では、ワークフローシステムが回覧の効率化に有効な理由や役立つ機能、ワークフローシステムで回覧の効率化を実現した事例をご紹介します。

回覧の効率に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムが社内回覧を効率化！

一般的に回覧と言うと、以下のような文書を順々に回して閲覧することをイメージするかもしれません。

しかし実際には、上記のような文書で回覧する以外にも、企業や自治体などの組織ではさまざまな方法で回覧が行われています。

これらの回覧業務は、組織全体や特定の関係者に対して効率的かつ確実に情報を伝達・共有することが目的です。

しかし、以下のような課題が生じやすく、結果として効率的な情報伝達・共有から遠ざかってしまうケースが多々あります。

そして、このような回覧業務の課題解消に役立つソリューションが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、組織内で行われる申請や稟議といった業務手続きを電子化するITツール・システムのこと。

文書で行っていた回覧はもちろん、さまざまな方法で行われていた回覧をワークフローシステムで一元化することが可能です。

回覧業務に役立つワークフローシステムの機能

次は、回覧業務の効率化を図るうえで役立つワークフローシステムの機能について確認していきましょう。

ここでは、クラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」の画面も交えつつ機能を紹介していきます。

回覧文書の作成を効率化する機能

ワークフローシステムには、回覧文書の作成を効率化する機能が備わっています。

たとえば、自由入力形式の代わりに選択入力形式に設定することで入力の手間や表記ゆれを軽減することができたり、必須記入項目を設定して抜け漏れを防止することが可能です。

上の画像は、「X-point Cloud」の入力画面例です。

マスタデータから選択して入力することができたり、日付を自動入力あるいはカレンダーから選択入力したり、入力した金額の自動計算を行えたりと、効率的に文書を作成するための入力支援機能が備わっています。

フィールドごとに入力方法を指示するコメントを表示することもでき、文書作成で迷わないようサポートすることも可能です。

また、定期的に発生する備品の購入申請や、毎年行われる社内行事の案内など、同じ内容の回覧文書を繰り返し作成するケースもあるでしょう。

ワークフローシステムを導入していれば、過去の回覧文書のデータを再利用して、新たに一から回覧文書を作成する手間を軽減することも可能です。

回覧スピードを速める機能

ワークフローシステムには、回覧スピードを速める機能が備わっています。

関係者による承認が必要な稟議書・申請書や、特定の役職者を対象とした回覧文書の場合、「誰に書類を回せばよいのか」を迷ってしまうこともあるでしょう。

ワークフローシステムであれば、事前に設定したルールに基づき回覧ルートを自動判別することができるので、スピーディーに回覧を実行することができます。

また、回覧の対象者を個別に指定したり、部署やプロジェクト単位で指定したり、役職で指定したりすることも可能です。

さらに、ワークフローシステムを活用することで回覧状況が可視化され、情報伝達や承認・決裁の停滞を防ぐことができます。

上の画像は「X-point Cloud」のトップ画面です。

画面上で承認待ちの件数などを確認できるので、書類の確認漏れを防ぐことができます。

根回しのための事前通知や確認が停滞している人への督促通知も送ることができるので、スムーズに回覧を進めることができるでしょう。

過去の回覧データを速やかに参照できる検索機能

ワークフローシステムには、過去の回覧データを検索する機能が備わっています。

紙ベースで回覧文書を運用している場合、過去の回覧文書を確認する際に、大量の書類のなかから当該の回覧文書を探し出すのに大きな手間が発生します。

ワークフローシステムであれば、過去の回覧内容がデータとして蓄積され、検索機能で速やかに参照・出力することができます。

上の画像は、「X-point Cloud」の検索画面です。

回覧文書のフォーム上のすべての項目を検索条件として指定でき、複数条件の組み合わせによる検索も行えます。

また、過去の回覧文書の情報を集計することも可能です。

集計結果を一覧化したりグラフ化したりすることもできるので、社内資産として有効活用することができるでしょう。

時間や場所に縛られず回覧を行えるモバイル機能

紙の文書による回覧では、回覧対象の関係者がオフィスにいない場合、そこで回覧が止まってしまいます。

モバイル対応のワークフローシステムなら、時間や場所の制約を解消することができます。

ノートPCやタブレット、スマートフォンから回覧文書の作成や回付、確認を行うことができ、承認や決裁まで完結することができます。

そのため、出張や取引先への訪問、テレワークなどで関係者がオフィスにいない場合でも、スムーズに回覧を行うことができるでしょう。

上の画像は、「X-point Cloud」のモバイルアプリ画面です。

いつでもどこにいても、承認待ちや保留書類の件数を確認することができ、承認依頼があるとプッシュ通知でお知らせします。

自社に合った回覧文書を利用できる！

書類のテンプレートが豊富に用意されているワークフローシステムであれば、フォーム設計の手間を掛けずに運用を開始することができます。

また、ノーコードで操作可能なフォーム設計ツールが搭載されていれば、専門的な知識がなくても簡単に自社に合った回覧文書を作成することができます。

上の画像は、「X-point Cloud」のWebフォーム作成ソフト「eFormMaker」の画面です。

ドラッグ＆ドロップでフィールドを配置したり、アイコンメニューからツールを選択して設定したり、マウス操作中心でフォームを設計できるので、使いなれた紙の申請書をシステム上で再現することが可能です。

ワークフローシステムで回覧業務を効率化した事例

次は、ワークフローシステムで回覧の効率化に成功した事例を見ていきましょう。

本社・店舗間の回覧を効率化することに成功

西日本を中心に100店舗以上のショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミは、ワークフローシステム「X-point」の導入により店舗・本社間で発生する回覧を効率化することに成功しました。

同社では、店舗と本社間で稟議・申請といった回覧が日常的に行われており、稟議書の処理件数は1日に100件、年間で36,000件にものぼります。

しかし、紙媒体での回覧は多くの時間を要し、店舗運営のボトルネックとなりかねない状況でした。

そこで同社は、「X-point」で稟議・申請などの回覧業務を電子化することを決断しました。

大量の書類も連続承認ですぐに処理できるようになったことや、入力漏れなどのミスが減少したことで、回覧業務が大幅に効率化。

これまで1週間ほどかかっていた回覧・決裁が1日～2日ほどに短縮され、店舗運営の強化と迅速化を実現しました。

稟議の電子化で業務効率化と意思決定の迅速化を実現

学校法人日通学園 流通経済大学は、2つのキャンパスの事務組織統合を機にワークフローシステム「X-point」を導入しました。

同大学には2つのキャンパスが存在し、キャンパスをまたぐ稟議ではシャトル便を利用して稟議書の回覧を行っていました。

稟議の回付先は多いもので30に上り、立案者の部署内および供覧先での回覧を経て、事務局長や学長、理事長による決裁という流れで行われます。

そのため、起案から回覧、決裁までに2週間程度かかることも珍しくなく、多くの職員が紙による回覧業務に限界を感じていました。

そうしたなか、2つのキャンパスの事務組織の運営を統合することになり、これを機に稟議の電子化を図るため「X-point」の導入に至りました。

「X-point」導入後、キャンパスをまたぐ稟議であっても1～2日で決裁が完了するようになり、業務の効率化と意思決定の迅速化に大きな成果を得ています。

稟議書などの回覧・決裁スピードの向上を実現

業務パッケージソフト「PCAシリーズ」で知られるピー・シー・エー株式会社は、稟議書などの回覧・決裁の効率化を図り、ワークフローシステム「X-point」を導入しました。

同社では従来、紙の稟議書や申請書に承認者が捺印をして回覧するスタイルで決裁業務を行っていました。

しかし、紙ベースの回覧は非効率な部分が多く、決裁までに時間がかかる点や、正しいルートで回覧されない点、書類検索の手間が大きい点などが課題となっていました。

そこで、適用できる業務の範囲が広く、紙のイメージをできるだけ踏襲できるワークフローシステムである「X-point」を導入することになりました。

全国13拠点で400名の社員が「X-point」を利用し、年間5,800件の回覧文書を処理するなど、ペーパーレス化を推進。

決裁までにかかる期間を大幅に短縮するなど、紙ベースの回覧で感じていた課題の解消につながっています。

意思決定の迅速化など大きな効果を実感

SCSK株式会社（※当時は住商情報システム株式会社）は、ワークフローシステム「AgileWorks」の導入により意思決定の迅速化を実現しました。

「基幹情報システム（ERP）の刷新」に取り組んできた同社では、「事業基盤の強化」と「内部統制への対応」、そして「はたらきやすい職場づくり」などを目的としてワークフローシステムの導入を検討していました。

システム選定においては、複雑な回覧経路であっても対応することができ、どの認証者まで閲覧されているのかという回覧状況を把握できることがポイントとなり、「AgileWorks」の導入に至りました。

導入から半年で16,500件の起案を「AgileWorks」で処理するなど全社規模での活用が進められ、「意思決定の迅速化」、「意思決定プロセスの一元化」、「内部統制の強化」といった効果を実感されています。

まとめ

今回は、回覧の効率化にワークフローシステムが役立つ理由を、具体的な機能例も交えて解説してきました。

回覧の効率についてお困りの方は、今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、記事内で登場したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」について興味がある方は、無料でダウンロードできる製品カタログをご用意しておりますので、ぜひお役立てください。

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