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会社で使う印鑑・判子の種類と管理方法を解説

会社で使う印鑑・判子の種類と管理方法を解説

「この書類に印鑑を押して」と指示されたとき、どの判子を使うのか迷ったことはありませんか。

会社では日常的に、契約書、見積書、有給届などさまざまな書類に判子をつきますが、みなさんは判子の種類や用途、法律的な効力についてはご存じですか?

今回は、会社で使用する判子について詳しく見ていきましょう。

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判子とは?

そもそも判子とは何をいうのでしょう。判子には、印、判、印章、印影、印鑑などのいろいろな呼び方があり、同じ意味で用いられることがありますが、次の通り区別されます。

  • 判子:「印」、「判」ともいう。「印章」のこと。
  • 印章:個人や組織の権威や承認などを表す文字・文様が刻まれた「」のこと。
  • 印影:「印章」に朱肉などをつけ、紙などに押した「」のこと。
  • 印鑑:官公署や銀行などに届け出た「印影」のこと。

通常、契約書などの書面には当事者の署名とあわせて捺印・押印を行います。法的には当事者の直筆の署名(サイン)があれば捺印がなくとも法的証拠力を有しますが、記名(印字された名前やゴム印で押された名前など)には押印が必要とされます。

押印の判子は、公的機関に届け出た「印鑑」はより高い証拠力を有しますが、法的にはどの判子(印章)の「印影」であっても効力は同じです。三文判だからと雑に扱わず、その取り扱いには注意しましょう。

押印と捺印の違い

ちなみにですが、「押印」と「捺印」の違いについてはご存じでしょうか。この2つも混同されやすいので簡単に説明しておきます。

まず、捺印についてですが、正式には「署名捺印」となることからも分かるように、自筆の署名に判子を押すことを指します。

一方、押印はというと、「記名押印」の略称であり、記名、つまり自署以外で名前を記したものに判子を押すことを指します。例えば、ゴム印、印刷されたもの、代筆、パソコンで入力されたものなどが記名にあたります。

電子印鑑や電子署名は判子の代わりになるか?

昨今のビジネスにおける書面は、手作業で最初から作成するよりも、WordやExcelから作成することや、専用のシステムから出力することがほとんどです。そのなかには紙の書面に判子を押印する手間を省くため、電子ファイル上に社印や担当印などの電子印鑑を押印したいというケースがあります。

ところで、電子印鑑や電子署名は判子の印影の代わりになるのでしょうか?

2001年4月に施行された「電子署名法」により、電子署名が手書きによる署名や印鑑の押印と同様に通用することが法的に認められました。

では、電子印鑑や電子署名の法的効力について確認していきましょう

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電子印鑑

電子印鑑とは、データ化された印鑑のことを指し、電子ファイル上に押印することができます。

電子印鑑には大きく2種類あり、それぞれ法的効力が異なるため違いを理解しておく必要があります。

(1)印影を画像データ化したもの

ひとつめは、印影を画像データ化して背景を透過したタイプです。

紙に押印した印影をスキャナーで取り込む方法のほか、電子印鑑作成ソフトやツールでも無料で作成できるため、手軽に利用可能です。

ただし、画像データ化しただけの印影は、複製が容易で本人であることを証明する効力が弱いため、電子署名法の要件を満たしません。法的には印鑑として認められないため、社内文書の確認など、あくまでも社内用の認印としての利用に留める必要があります

(2)印影に識別情報が保存されるもの

もうひとつが、印影に識別情報が保存されるタイプの電子印鑑です。

このタイプは、印影にタイムスタンプ情報などが組み込まれており、「いつ」・「誰が」押印したのかが記録されます。

主に有料の電子契約システムなどで作成するためコストはかかるものの、電子署名法の要件を満たしているおり、契約書や請求書、納品書など、社外文書にも使用することが可能です。

電子署名

電子署名とは電子文書上で用いられる仕組みで、紙文書における署名や印鑑と同等の法的効力を持ちます

第三者機関である認証局によって発行される電子証明書とタイムスタンプのセットで用いられることで、電子文書が「いつ」「誰」によって作成されたのか、そして後から改ざんされていないということを証明することができます。

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社判とは?会社で使われる印鑑の種類をチェック

社判(しゃばん)とは、会社で用いる判子のことです。この言葉は広い意味で使われることが多く、会社によってどの判子を指すのか違う場合もあります。押印するときは、どの種類の判子を使うのか、しっかり確認しましょう

社判は、用途や文書に応じて次のように使い分けられます。

会社の実印(代表者印、丸印)

実印

登記所に届け出た会社の実印のこと。契約書や官公庁への届け出など、正式文書に使用します。重要なものなので、使用や保管には注意が必要です。通常、二重の同心円になっていて小円の中に「代表取締役之印」、大円と小円間の環状の部分に社名が彫られています。

銀行印

銀行印

金融機関に届け出たもので、銀行と取引をする際に必要となります。預金の払戻し、手形や小切手の振り出しなどに使用します。この印がないと取引ができないので、会社の実印同様、管理に注意が必要です。代表者印を銀行印として届け出て兼用している会社も多いです。

角印(社印)

角印

会社実印よりやや大きめの、法人名だけを彫った四角い判子です。ビジネス文書や注文書、納品書など、社外文書に使用します。大きいので立派に見えますが、認印の一種なので法律上の根拠はありません。日常取引の際に会社の意思を示すものとして使用します。社印や角判と呼ばれることもあります。

ゴム印

ゴム印

ゴム印は、各種契約書の署名欄などに自筆でサインする代わりに使用する判子です。通常、本社所在地、電話番号、FAX番号、会社名、代表者名が彫られています。項目ごとにセパレート式の組み替えタイプもあります。

代表的な会社の判子は上記4つですが、そのほかにも次のような判子があります。

  • 訂正印:小さい名前入りの判子で帳簿や伝票などの誤りを訂正するのに使用
  • 社会保険印:健康保険、雇用保険、労災保険などの社会保険の手続きに使用
  • 認印・シャチハタ・三文判:既製の安価な判子で、郵便物の受領、伝票、稟議書などの確認に使用

印鑑管理の重要性

印鑑の管理が適切に行われていない場合、思わぬトラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。

たとえば、従業員が印鑑を勝手に持ち出し、小切手や支払手形に押印してしまうケースや、未承認の契約書に押印してしまうケースが考えられます。

こうしたトラブルを回避するためにも、会社で扱う印鑑の運用ルールを定め、適切に管理する必要があるのです。

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社判の運用ルールを決めよう

一般的な会社では、実印や社印などの社判の管理は、管理職が権限を持つことが多いです。職務において権限者が委任した者が、社判を押すこともあります。その際は、委任した権限者が責任を持つことになりますので、注意が必要です。

あらかじめ、「印章管理規程」などで社判の運用ルールを文書化しましょう。
次のような事項を定めます。

  • 定義
  • 印章の種類
  • 使用範囲
  • 保管場所
  • 管理責任者
  • 押印手続き
  • 印章の作成・改印・廃止
  • 印章の紛失・盗難の処置

押印履歴を管理しよう

社判が適正に利用されているか管理しましょう。「押印管理台帳」などで次のような使用履歴も管理します。

  • だれが
  • いつ
  • どの印章を
  • 何の目的で使用したか

ワークフローシステムを使うと、「押印申請書」を社員に申請させることで上長の承認、印章主管部門への依頼、履歴管理までの一連の流れを管理することもできます。

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押印申請書

印章の紛失・盗難時の対処

印章を紛失、あるいは盗難被害に遭ってしまった場合、速やかに印鑑の効力を失効させる必要があります。迅速かつ適切に対処しないと、甚大な被害につながりかねません。

代表者印の紛失・盗難時の対処

代表者印を紛失したり盗難に遭ったりした場合、速やかに届出法務局に通知し、印鑑証明書の交付を受けられないようにすると同時に、改印届を提出して紛失・盗難に遭った印鑑の効力を失効させましょう。

届出法務局での手続きが完了したら、所轄の警察署に紛失届・盗難届を提出し、紛失届出証明書・盗難届出証明書を入手します。

また、会社名義の注文書や領収書の偽造を防止するために、関係先・取引先に改印した旨を連絡しておきましょう。

銀行印の紛失・盗難時の対処

銀行印の紛失・盗難被害が発生した際は、速やかに銀行へと事故届および改印届を提出し、なくなった印章による銀行取引・手形取引などが行われないようにしましょう。

銀行での手続き後は、代表者印の流れと同様です。警察署で紛失届出証明書・盗難届出証明書を入手し、関係先・取引先に改印した旨を通知します。

その他印章の紛失・盗難時の対処

代表者印や銀行印以外の印章が紛失・盗難被害にあった場合、警察署に紛失届・盗難届を提出し、紛失届出証明書・盗難届出証明書を入手します。また、関係先・取引先に改印した旨を通知し、トラブル防止に努めましょう。

まとめ

今回は、会社で使われる印鑑の種類や、適切な管理方法についてご紹介しました。

会社には、社内文書などの確認用に用いられる認印から、社外文書に用いられる実印まで、さまざまな判子があります。

今回ご紹介した情報も参考に、社判の適切な管理・運用を心掛けましょう。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

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