ワークフローシステムのリプレイス 適した時期・タイミング

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)は日々の業務手続きに使用されています。そのためリプレイスとなれば契約満了時や減価償却終了時の問題だけではなく、リプレイスにかかる業務負担を考慮しなければならず、なかなか踏み切りにくいというのが実情です。ワークフローのリプレイスに関して、実際はどのような時期やタイミングに実施されているかケース別でまとめました。

ケース1・課題の解決/問題の解消

一番多いリプレイスの理由は、既存ワークフローが抱える問題を解消するためです。リプレイスしない限り解決が難しい一例としてはこのような状況が挙げられます。

  • 一部の業務でしか使用できず、利用者が限定されている
  • 「ワークフロー機能」といった簡易的なもの
  • 利用ワークフローのサポート終了によりバージョンアップできない
  • 蓄積データの影響で動作が重い

社内から「使いづらい」といった声が挙がっている場合、無理に使用させることで業務効率を下げる恐れがあります。また、ワークフロー使用を避けた業務フローが発生する可能性も考えられます。このような場合、そのままにしておくと状況は悪化する一方です。支障が出ている場合は、できるだけ早くリプレイスの検討を始めることが望ましいでしょう。

ケース2・システム管理コストの削減

既存ワークフローの使用に関する問題は発生していなくても、管理面での課題を解決するためにリプレイスするケースもあります。管理面で抱える問題のひとつがシステム管理コストです。

  • スクラッチ開発で運用が困難
  • 特定の従業員しか対応できないといった属人的な管理
  • メンテナンスごとの外注費、サポート費用など管理コストが高額
  • 人事異動や組織変更時の設定にかなり工数がかかる、頻度が高い

たとえスムーズに運用ができていても、管理コストに莫大な費用が発生している場合は、まず他ワークフローを使用した場合の支出予測と比較してみましょう。管理コストを抑えるためには、自社でメンテナンスが可能、カスタマイズやバージョンアップが容易といったワークフローへリプレイスすることが望ましいでしょう。

ケース3・ワークフロー活用拡大

ワークフローの用途を拡大しようと考えた際に、既存のワークフローでは対応できないというケースがあります。導入前に導入後の用途をすべて予測して選定することは難しく、用途を拡大するためにリプレイスすることはよくあるケースです。

  • 全社共通で使用できるようにしたいが統合できない
  • 新たに始めたい業務は複雑なフローで再現できない
  • 経費精算システムと連携してワークフローを使用したいが外部連携できない
  • 蓄積したデータを活用したいが、閲覧に関する設定が実務と沿った形にならない

利用用途の範囲を広げる場合や利用者を増やす際に、業務と一致した承認フローが既存のワークフローでは設定できないことに気付くことがあります。また、最近ではワークフローで蓄積したデータをBPMや社内のナレッジとして活用する取り組みを始める企業も増えているため、前向きな理由でのリプレイスも増えています。

リプレイスにあたり確認したいこと

既存ワークフローの解決したい課題を洗い出し、優先度を決めてリプレイスの製品選定に入りましょう。昨今では単なるワークフローだけでなく、連携・データ活用といった新たな活用方法へ発展させている企業が増えています。必要な機能やサポートがそろっているかはもちろん、今まで以上に活用できるか合わせて確認しましょう。

ワークフローリプレイス導入事例

ワークフローのリプレイスといっても企業によって状況や理由は様々。リプレイスに関するワークフロー導入事例です。

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