オフィス移転×ワークフロー ペーパーレスでワークスタイル多様化に対応

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)は、業務効率化できるシステムというイメージが浸透しつつありますが、実際はどのようなきっかけで導入されているシステムなのか紹介します。また、ペーパーレス化についても触れます。

なぜオフィス移転をきっかけにワークフロー導入するのか?

オフィス移転で気づく「紙文書の問題」

オフィス移転にあたって新オフィスの選定や配置を考える際、書類の多さに気付くことになります。オフィス移転の理由は、事業拡大や縮小、営業活動や採用に有利な立地への移転など企業によってさまざまで、優先すべき事項に合った条件のもとオフィスが選定されます。想定される増員分のワークスペースは確保して選定することはあっても、会社全体で増えていく書類の量まで考慮してオフィス選定をすることは難しいでしょう。そのため、増え続ける書類は限られたスペースで対応するしかなく、保管場所が複数に分かれたり、場合によってはコストをかけて外部の書類保管サービスを使ったりする必要も出てきます。

オフィス移転で変わる「働き方」

オフィス移転に伴い、働き方に関する社内ルールの変更を同時に行うケースがあります。レイアウトの変更によってフリーアドレスを導入する企業もあるでしょう。フリーアドレスといった固定席ではない働き方の場合、離席している際に書類をデスクに置いておくというフローを廃止しなければなりません。そのため、書類のやりとり自体を見直す必要もあります。 また、最近では働き方改革の推進により、在宅やサテライトオフィスで業務をするケースも増えてきました。オフィスに出勤しない従業員でもスムーズに業務が進められるような仕組みをあらかじめ用意しておくことで柔軟な働き方が実現できます。

参考:~ 働き方改革×ワークフローシステム ~ ベストな時期は?ワークフローシステム導入

ワークフローでペーパーレス化&働き方の多様化に対応

解決「紙文書の問題」

ワークフロー導入で、業務手続きで発生する書類をペーパーレス化することが可能です。紙文書をスキャンして電子化する“電子化文書”とは異なり、発生から保管まで電子データで行われるため“電子文書”と呼ばれます。電子文書であれば紙文書原本の保管について検討する必要もありません。また、処理数が多くても保管スペースへ影響が出ません。必要なデータがすべて一括して管理され、検索・活用が容易になるというメリットもあります。

解決「働き方」

ワークフロー導入することは「業務手続きの電子化」です。オフィスがフリーアドレスになっても、Web上で業務手続きが可能なので固定席でなくても問題ありません。また、外出先やテレワークでもスムーズに業務手続きが進められます。在宅勤務の従業員と紙文書でやりとりする場合、個人宅の住所へ送付することになるため、従業員の個人情報の取り扱いに関する問題もありますが、ワークフローであれば郵送の必要もなく、適切な回付先へ自動的に手続きが流れていきます。

未来の紙を増やさないのがワークフローシステム

ここで注意したいのが、既存の紙文書の管理です。紙文書を電子化するためには文書管理システムが必要となります。法改正もあり、紙文書原本の必要がなく電子データで保管が可能になった書類も増えました。しかし、これまでの書類をすべて電子化・適切な形で保管となると、作業やコストがどれくらいかかるのかを考えなければなりません。処理後、保管期間満了まで一度も閲覧されないような文書がどれくらいあるか、本当に保管が必要な書類はどれくらいあるかを検討して、既存書類の電子化を行うのが望ましいでしょう。

ペーパーレス化≠すべての紙をなくすこと

オフィスからすべての紙文書をなくすというのはとても大変なことです。日頃、紙で行っていた業務を突然すべて電子化してしまうと業務自体に影響が出てしまいます。すべての紙文書をなくそうとするのではなく、過度なペーパーレス化でリバウンドするよりも、以下のように段階を踏んで範囲を広げていくか、あえて紙運用を残すと決めてしまうのも良いでしょう。

  • 発生頻度や件数が多い業務手続き(稟議・経費精算)をワークフローで運用することから始める
  • ワークフロー上で運用し、説明などに必要な際は印刷をして使用する
  • 紙運用の方が効率的な場合は、無理にワークフローで運用しない

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