~ 働き方改革×ワークフローシステム ~ ベストな時期は?ワークフローシステム導入

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)は、業務効率化できるシステムというイメージが浸透しつつありますが、実際はどのようなきっかけで導入されているシステムなのかを紹介します。

働き方改革に向けた3つの取り組み

2016年後半から「働き方改革」に向けたワークフロー導入という話を耳にするようになりました。背景に働き方改革に関する政府の動きが考えられます。

2016年9月に始まった「働き方改革実現会議」では、

  • 1番目に、同一労働同一賃金など非正規雇用の処遇改善
  • 2番目に、賃金引き上げと労働生産性の向上
  • 3番目に、時間外労働の上限規制の在り方など長時間労働の是正
  • 4番目に、雇用吸収力の高い産業への転職・再就職支援、人材育成、格差を固定化させない教育の問題
  • 5番目に、テレワーク、副業・兼業といった柔軟な働き方
  • 6番目に、働き方に中立的な社会保障制度・税制など女性・若者が活躍しやすい環境整備
  • 7番目に、高齢者の就業促進
  • 8番目に、病気の治療、そして子育て・介護と仕事の両立
  • 9番目に、外国人材の受入れの問題

出典:首相官邸ホームページ

上記の9つをテーマに検討が行われています。

労働生産性の向上や長時間労働の是正、柔軟な働き方を急に実現することは難しく、自社でも働き方改革を実現するためには、まず土台づくりが必要になります。これまでも、ワークライフバランスやテレワークといった取り組みが行われてきましたが、福利厚生の充実といった意味合いが強くありました。しかし、今回の「働き方改革」は、少子高齢化による労働者人口の減少といった、今日本が抱える問題に対する取り組みです。

システムの導入は、デジタル化・可視化・自動化などにより、従来の業務の見直しや改善・改良につながり、結果的に働き方改革に貢献します。そのためのひとつとして、ワークフローシステムの導入が選択されています。

下記の3つに分けて詳しく説明します。

  1. オフィスに縛られない業務手続きの実現
  2. 業務手続きの電子化による業務効率化
  3. 業務フローを可視化しボトルネック解消

1. オフィスに縛られない業務手続きの実現

ワークフロー導入は、サテライトオフィスや自宅で働く従業員がインターネット上で業務手続きできるための土台づくりになります。日々発生する業務手続きがテレワークでも行える環境に整っていれば、柔軟な働き方を実現しやすくなります。

また、外出などオフィス不在による業務停滞の改善にもなります。申請業務のほかに、承認・決裁業務がオフィス外でも可能になるため、会議や打合せで自席を外しがちな管理職の方の業務効率化にも繋がります。

2. 業務手続きの電子化による業務効率化

ワークフローはペーパーレス化だけではない

これまでの紙帳票を電子化することで、印刷や送付にかかっていた作業および完了までの期間が短縮され業務効率化します。ワークフロー導入のメリットとしてよく言われている、ペーパーレス化・決裁完了のスピードアップ・検索性向上・保管スペースの削減…といった類の効果は、紙帳票の電子化によるものです。しかし、ワークフローはペーパーレス化を行うためだけのツールではありません。業務手続き自体を電子化します。

ワークフローは手続き自体を電子化。メリットは?

メールやチャットを使った業務手続きは、承認者が返信しない限り進捗状況を把握できません。そのため、進捗確認は別途メールや直接確認するといった新たな作業が発生します。承認フローの人数に比例して負担は増え、承認側も申請ごとの進捗確認に応えなければなりません。このような課題は業務手続きの電子化によって解消されます。

ワークフローはシステム上で申請がどこまで進んでいるか確認でき、承認時や決裁完了時に自動で通知されます。そのため申請者に連絡する必要はありません。完了をきっかけに新たな業務が発生する場合、完了後に実務者へ通知され、自動で業務フローが次のステップに進みます。

例)物品購入など支払いが発生する稟議

申請 → 承認 → 決裁 → 経理

起案時に回付先の対象者に対して回付予定を通知するワークフローもあります。申請者から直接依頼が来るまでは把握しようがなかった業務が可視化され、承認業務に充てる時間をあらかじめ確保できます。突発的に対応する必要もなくなります。

3.業務フローを可視化しボトルネック解消

生産性向上のためには、日々発生する業務を効率化し利益に直結する業務に充てられるかが鍵となります。上記で説明したようにワークフロー導入は業務効率化につながります。それだけではなく、業務を可視化することでボトルネックが把握でき、問題解決も可能になります。ログが残るワークフローはBPMとしても活用されることが増えてきました。

申請ごとに、起案日時・承認日時・滞留時間といった情報が記録されていきます。また、各申請のデータを集計することで、以下のような分析も可能になるため、日々の業務手続きを飛躍的に改善できます。

  • 会社全体で申請業務にどれくらい時間がかかっているか?
  • 改善前と比較してどれくらい別業務に充てられる時間を創出できたか?
  • 対象者に承認業務の負荷がどれくらいかかっているか?

ワークフローが働き方改革に貢献できること

日々発生する業務手続きを変えることになり、以下のような効果につながり働き方改革の実現を支えます。

  • オフィスに縛られない業務手続きの実現 → 労働生産性の向上、長時間労働の是正
  • 業務手続きの電子化による業務効率化 → 長時間労働の是正、柔軟な働き方の実現
  • 業務フローを可視化しボトルネック解消 → 長時間労働の是正、労働生産性の向上

ワークフローの導入は働き方改革実現の土台づくりとなります。

働き方改革のためのワークフロー導入。ベストな時期は?

以上のことから、働き方改革の取り組みにあたり、以下のような課題が顕在化した時にワークフロー導入することで働き方改革の実現に貢献します。

  • 柔軟な働き方を実現するためにテレワークを実施したい
  • 長時間労働の是正のために日々の業務手続きを効率化させたい
  • 生産性向上のために業務改善を図りたい

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