東急グループにおいて、不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社は、紙の稟議書や申請書に起因する承認申請業務の長期化を解決するため、AgileWorksを導入。

従来であれば、1～2週間ほどを要していた稟議や申請が、1～2日ほどで承認されるようになるなど、承認申請業務の短期化に成功しました。

また、2021年4月には商号変更に伴う、大規模な組織改編を実施しましたが、各種機能を有効的に活用し、一週間でAgileWorksの設定変更を完了。組織改編へのスムーズな対応を実現しています。

【導入の背景・課題】

• 紙の稟議書や申請書により、承認申請業務が長期化
• 承認後は書類が倉庫に保管されるため、稟議書の参照が困難
• 商号変更に伴う大規模な組織改編を控えている

【導入後の効果】

• 紙の稟議書や申請書を全廃し、承認申請業務を大幅に短縮
• システム上での一元管理により、承認後も容易に稟議書を参照可能に
• AgileWorksの各種機能を活用し、約一週間で組織改編に対応

同社では従来、稟議書や申請書を紙で運用していましたが、それが業務生産性低下の要因になっていました。とくに地方の拠点の場合、稟議書や申請書を東京の本社に郵送して承認を受け、返送を待つといった手順を踏まねばならず、承認を受けるまで1～2週間もかかっていました。

また、紙による承認申請業務には、承認後の稟議書や申請書を参照しにくいというデメリットも存在。承認を受けた稟議書や申請書は各拠点の倉庫などで保管されていたので、契約内容を確認するには倉庫から該当する稟議書を探し出す必要があり、それが業務上の負担となっていました。こうした課題を解決するため、同社はワークフローシステムの導入を決定しました。

AgileWorksが選定された理由として同社の担当者は「独特な承認申請業務の仕組みを再現できるシステムだったこと」を挙げています。

同社では、最終的な承認者が承認を終えた後に複数の従業員に稟議書や申請書を回覧して、その内容を通知する運用を行っています。回覧される従業員には、押印が求められる人と求められない人が存在しているため、この仕組みをシステム上で再現するためには、回付ルートなどが柔軟に設定できなければいけませんでした。

複数製品を比較した結果、回付ルートを柔軟に設定できる点が評価され、AgileWorksの導入に至りました。

AgileWorksのリリース当初は適用範囲が限られていましたが、同社の経営企画課が中心となり、社内に啓蒙活動を展開。その結果、約10年後の2020年ごろには、ユーザーライセンス数約700、年間申請数約15,000件にまでシステムの活用が定着しました。社内のほぼすべての承認申請業務が集約され、紙の稟議書や申請書の廃止に成功しています。

以前は1～2週間ほど要していた申請も、現在では1～2日で承認がおりるようになり、業務の生産性向上にも貢献。過去の稟議書や申請書は、AgileWorks上で閲覧できるため、倉庫から書類を探すという業務上の負担も解消されました。

さらに、2021年には商号変更に伴う大規模な組織改編がありましたが「先付けメンテナンス機能や、ユーザー情報をCSVで一括変更できる機能が備わっているため、設定変更の作業は、それほど手間がかからず一週間ほどで完了できた」と同社の担当者は話しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 申請から承認まで1～2週間もかかり、業務の生産性低下を招いている
• 倉庫から承認後の書類を探すのが業務上の負担になっている
• 組織改編があることも考えられるので設定変更がしやすいシステムを導入したい