株式会社明光商会は、昭和34年にシュレッダーを日本で初めて世に送り出しました。それから半世紀以上にわたり「MSシュレッダー」の名称で、日本におけるシュレッダーのトップブランドとして常に業界をリードし続けています。

同社では、国内に多くの営業拠点を持ち、各地を回っている経営トップの承認や意思決定にかかる時間を短縮するために、X-pointを導入。導入の経緯と効果について詳しく聞いた。

X-pointの導入に至る経緯について、株式会社明光商会の情報システム部の増田達哉部長は、次のように振り返ります。

「以前からグループウェアは利用していましたが、ワークフローを構築するまでには至っていませんでした。そのため、稟議書や決裁申請書・個人の経費精算などは、複写式の専用用紙に手書きしていました。この方法では、決裁までに時間がかかるだけではなく、書類の紛失やどの承認者で書類が止まっているのか把握するのが困難等の問題がありました。さらに過去の決裁済み書類を探すのも手間でした。」

同社では、約300名の社員が全国37箇所の拠点に勤務し、北海道から沖縄までの全国を網羅しています。地域によっては、数名の社員で業務を行っている地域もあり、業務負荷を軽減するため、全社的にワークフローシステムを導入する事が急務でした。

「紙の稟議書は、各拠点からFAXなどで送られ、その多くは経営トップの承認を待つことになります。結果として、決裁者は帰社すると、膨大な書類の承認作業に追われていました。」と増田氏は書類による承認プロセスの課題について説明します。

この問題を解決するために、情報システム部では自社の業務に最適なワークフロー製品の選定を開始しました。

同部がワークフロー製品の選定で注目したポイントは、社内の専用用紙に近い画面デザインやきめの細かいワークフロー設定などでした。選定にあたっては、稟議書や決裁申請書・交通費精算書の紙面をどれだけ忠実に再現して、現場で混乱なく使えるかどうかを検証しました。その経緯について、情報システム部の小林貴峰氏は話します。

「ワークフローの選定においては、当社の事業規模に合う4つの製品を選定し比較、検討しました。中でもX-pointのユーザーインターフェイスは非常に優れており、詳細なマニュアルを用意しなくても直感的に使用できるのではないかと感じました。
また、申請フォームを作成するうえで入力コンポーネントの豊富さ、組織改正時に苦慮する承認フロー設定の柔軟さも魅力の一つと考えます。」

ワークフローの導入と並行して、同部ではもう一つの課題に直面していました。それは、グループウェアの処理性能の問題でした。

「以前に利用していたグループウェアは、朝と夕方に社員のアクセスが集中し、処理能力が限界に達することも多く、現場からクレームもあがっていました。この問題を解決するため、Office365へのリプレースを決定しました。そのため、X-pointの採用においては、Office365との親和性も考慮しました。」と小林氏は説明します。

具体的には、Office365の提供するポータル画面からX-pointを呼び出せるように、独自の仕組みを開発して、社員が手早く利用できるようにしました。

2012年10月からX-pointを稼働させ、稟議書、決裁申請書のワークフローを電子化した同社の情報システム部では、続いて交通費精算書も開始しました。その成果について、増田氏は社内での評価を以下のように話します。

「決裁のスピードが非常に早くなりました。全社員の中で、もっとも喜んでいるのは経営トップかもしれません。これまで、東京の本社に戻らないと決裁できなかった書類が、すべてモバイルで承認できるようになったことで、移動時間や出張先でも事務処理ができるようになりました。

X-pointの導入によって、申請者は稟議書の流れをリアルタイムで確認できる様になり、決裁の迅速化に加えて、正確性や透明性も増しました。」

「導入当初、多くの部署からX-point導入による感謝の声をたくさんもらいました。また意外だったのは、監査部門からの高い評価です。

ワークフローの電子化は、過去の決裁案件のデータベース化にもつながり、監査業務の効率化と正確性が増して、会社全体としての内部統制のレベルも上がりました。」と増田氏は導入の効果を語ります。

こうした目に見える成果を踏まえて、X-pointを導入してから数ヶ月後には、経営トップから情報システム部に対して、帳票フォームとワークフロー設計の内製化という指示が出されました。

「X-pointの効果を実感した経営トップが、さらに本格的にワークフローの電子化を推進するために、追加フォームを情報システム部で開発できるようにと要請したのです。その目的はコスト面だけではなく、社内の業務改革に迅速に対応できる体制への強化にありました。」と小林氏は内製化の背景について補足します。

「まだ、導入から一年ほどですが、すでにX-pointがないと、業務がまわらない位になっています。
この一年で、稟議書だけでも約3000件が処理されて、交通費精算書は約5000件に達しています。先日、X-pointによるワークフローの機動性を高めるために、スマートフォンからも利用できる環境を整備しました。これで、緊急性の高い申請書の承認も、外出先の隙間時間で決裁する事が可能となりました。

「情報システム部としても、社内からの機器申請などをX-pointで電子化できないか検討しています。また多くの部署から、X-pointを業務に活用したいという要望も来ています。ただ、あまり安易にフォームやワークフローを増やしてしまうと、メンテナンスに負担がかかるので、運用とのバランスを考えながら、業務改革を更に進めていきたいと思います。」と増田氏は今後に向けた抱負を話しました。

＊ 取材日時 ２０１３年１１月 ＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。